Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórek wymienionych w pkt 1.

§ 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) archiwum - archiwum wyodrębnione komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

2) dyrektor archiwum - kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, właściwej w sprawach archiwum wyodrębnionego lub osoba przez niego upoważniona do wykonywania tych zadań;

3) archiwista - funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej albo pracownik Krajowej Administracji Skarbowej, realizujący zadania archiwum;

4) komórka wewnętrzna - wydział, wydział terenowy, zespół, wieloosobowe lub jednoosobowe stanowisko pracy, wchodzące w skład wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

5) komórka terenowa - komórka organizacyjna urzędu celno-skarbowego, w której funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;

6) jrwa - jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik do zarządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 1 marca 2017 r. w sprawie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w wyodrębnionych komórkach organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze (Dz. Urz. Min. Roz. i Fin. poz. 45);

7) klasyfikacja rzeczowa - system podziału i układu dokumentów według grup rzeczowych ustalonych w jrwa;

8) kwalifikacja archiwalna - przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania, na podstawie jrwa.

Rozdział 2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§ 3. 1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwum dokonuje się przez:

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sprawdzenie poprawności kwalifikacji archiwalnej i klasyfikacji rzeczowej dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z jrwa;

3) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zwanego dalej „spisem", oraz protokołu oceny tej dokumentacji, zwanego dalej „protokołem".

2. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja powołana przez dyrektora archiwum.

3. W skład komisji wchodzi archiwista oraz odpowiednio jeden albo dwóch funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej albo pracowników komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, której dokumentacja podlega brakowaniu.

4. Po sprawdzeniu przydatności dokumentacji niearchiwalnej oraz poprawności klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej, komisja może zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

5. Spis i protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach według wzorów stanowiących odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do zarządzenia.

6. Komisja przekazuje spis odpowiednio kierownikowi komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, której dokumentację wybrakowano do akceptacji, a następnie wraz z protokołem do zatwierdzenia dyrektorowi archiwum.

7. Jeden egzemplarz spisu i protokołu przechowuje się w komórce, której dokumentacja podlegała brakowaniu, drugi przekazuje się do archiwum.

§ 4. 1. W celu zbadania i oceny wartości historycznej dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE" z odpowiednią cyfrą arabską przeprowadza się ekspertyzę archiwalną.

2. Ekspertyzę archiwalną przeprowadza komisja powołana przez dyrektora archiwum.

3. W skład komisji wchodzi archiwista oraz dwóch funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej lub pracowników komórki wewnętrznej albo komórki terenowej, w której dokumentację wytworzono albo do której dokumentacja wpłynęła.

4. Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej dokumentacji oznaczonej symbolem „BE" komisja może wnieść o zakwalifikowanie dokumentacji do kategorii „A", utrzymanie albo przedłużenie dotychczasowego okresu jej przechowywania bądź jej wybrakowanie.

5. Po zakończeniu ekspertyzy archiwalnej komisja sporządza, w dwóch egzemplarzach, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kat. BE. Protokół podlega zatwierdzeniu przez dyrektora archiwum.

6. Jeden egzemplarz protokołu przechowuje się w komórce wewnętrznej albo komórce terenowej, której dokumentacja podlegała ekspertyzie archiwalnej, drugi przechowuje się w archiwum.

7. Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej kat. BE sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 6. 1. Bezpośredni nadzór nad przekazaniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia sprawuje funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej pełniący służbę albo pracownik zatrudniony w komórce organizacyjnej, której dokumentację wybrakowano upoważniony przez kierownika tej komórki.

2. Przekazanie do fizycznego zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej organizuje komórka, której akta wybrakowano albo archiwista.

3. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, niezwłocznie po otrzymaniu zgody, o której mowa w § 5. Potwierdzenie zniszczenia, z datą i czytelnym podpisem osoby nadzorującej zniszczenie, załącza się do zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

§ 7. 1. Informację o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w spisie zdawczo-odbiorczym.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

Rozdział 3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki organizacyjnej

§ 9. 1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności komórki wewnętrznej albo komórki terenowej materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego przygotowuje się do przekazania do właściwego archiwum państwowego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął podlega brakowaniu w sposób określony w zarządzeniu.

Rozdział 4

Przepis końcowy

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 marca 2017 r.