Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) zarządza się, co następuje:

Załącznik do Zarządzenia Ministra Energii
z dnia 22 lipca 2016 r.

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W MINISTERSTWIE ENERGII.

Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Energii, zwana dalej „Kartą”, określa:

1) cel i zasady audytu wewnętrznego;

2) uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego;

3) niezależność audytora wewnętrznego;

4) zakres współpracy z Komitetem Audytu powołanym przez Ministra Energii.

I. Cel i zasady audytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Ministra Energii, kierującego działami administracji rządowej energia oraz gospodarka złożami kopalin, zwanego dalej „Ministrem”, w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym.

3. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane o ile ich cele i zakres nie narusza zasad obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego i ze względu na swój charakter, wykonywane są w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie Ministra.

4. Audyt wewnętrzny w Ministerstwie Energii, zwanym dalej „Ministerstwem”, wykonuje audytor wewnętrzny zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku do Spraw Audytu Wewnętrznego.

II. Zakres audytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny obejmuje:

1) analizę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, gromadzenie dokumentacji i informacji dotyczących tego systemu;

2) ocenę ryzyka w systemie, o którym mowa w pkt 1;

3) planowanie zadań zapewniających i dokonywanie wstępnego przeglądu systemu, o którym mowa w pkt 1;

4) monitorowanie realizacji zaleceń oraz czynności sprawdzające;

5) planowanie i przeprowadzanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.

2. Czynności doradcze, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszą zasady niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego.

3. W ramach czynności doradczych mogą być realizowane w szczególności następujące działania:

1) analiza mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy (np. doradczy udział w pracach przy opracowaniu procedur);

2) przegląd zarządzania kluczowymi ryzykami oraz procesu raportowania o nich na wniosek Ministra lub Dyrektora Generalnego;

3) opiniowanie procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem;

4) uczestnictwo z głosem doradczym w zespołach zadaniowych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej.

4. Jeżeli cel i zakres czynności doradczych wskazują, że czynności te powinny być przeprowadzone w ramach zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny uzgadnia z Ministrem formę ich przeprowadzenia.

5. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego.

6. Zadania zapewniające i czynności doradcze audytor wewnętrzny przeprowadza na podstawie upoważnienia Ministra.

III. Niezależność audytora wewnętrznego

1. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Audytor wewnętrzny powinien niezwłocznie powiadamiać Ministra i Dyrektora Generalnego o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w dokonywaniu identyfikacji i oceny obszarów ryzyka.

3. Audytor wewnętrzny merytorycznie podlega bezpośrednio Ministrowi, natomiast organizacyjnie Dyrektorowi Generalnemu.

4. Dyrektor Generalny zapewnia warunki niezbędne dla niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewnia organizacyjną odrębność audytora wewnętrznego oraz ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań audytu wewnętrznego i postępuje zgodnie z przepisami prawa, Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem etyki zawodowej.

6. Zakres współpracy i współdziałania z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi i wewnętrznymi nie może stać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego.

7. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Ministerstwem.

IV. Uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego

1. Audytor wewnętrzny ma prawo:

1) przeprowadzać audyt wewnętrzny we wszystkich obszarach działalności Ministerstwa;

2) wglądu do wszelkich dokumentów, danych i materiałów oraz wszelkich innych informacji związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa;

3) dostępu do pracowników, pomieszczeń i innych składników majątkowych Ministerstwa w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu wewnętrznego z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych;

4) uzyskiwania od pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa informacji oraz wyjaśnień mających na celu zapewnienie właściwego przygotowania i efektywnego przeprowadzania audytu wewnętrznego.

2. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny w uzgodnieniu z Ministrem lub osobą przez niego upoważnioną, może powołać eksperta zarówno z wewnątrz, jaki i z zewnątrz Ministerstwa, na zasadach obowiązujących w Ministerstwie.

3. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za system kontroli zarządczej w Ministerstwie, ale poprzez swoje działania wspiera Ministra we właściwej realizacji tego systemu.

4. Audytor wewnętrzny współpracuje z Komitetem Audytu powołanym przez Ministra w zakresie określonym w obowiązujących przepisach.

5. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za:

1) opracowanie rocznego planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka i przedstawienie go Ministrowi;

2) rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych;

3) określenie zasad i sposobu działania audytu wewnętrznego;

4) przedstawianie okresowych informacji Ministrowi, Komitetowi Audytu oraz Dyrektorowi Generalnemu o wynikach działalności audytu wewnętrznego.

6. Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki audytu wewnętrznego, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.

7. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe, a Dyrektor Generalny zapewnia możliwość realizacji tego obowiązku.

V. Zakres współpracy z komitetem audytu

Audytor wewnętrzny wspiera Komitet audytu w realizacji jego ustawowych zadań poprzez:

1) gromadzenie planów audytu, sprawozdań z wykonania planów oraz innych informacji z jednostek w działach energia oraz gospodarka złożami kopalin;

2) przygotowywanie zbiorczych informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;

3) zapewnienie obsługi organizacyjnej.