§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie – rozumie się przez to jednostkę budżetową, dysponenta części 47 budżetu państwa – „Energia” i części 48 budżetu państwa – „Gospodarka złożami kopalin”;

2) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. 1. Zakładowy plan kont obejmuje:

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w Ministerstwie – stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w Ministerstwie – stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych, jest uprawniony do uzupełniania wykazu kont, o których mowa w ust. 1 pkt 2.

3. Opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych – stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 3. 1. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.

2. Okresami sprawozdawczymi są miesiące, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

3. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do dnia 31 marca roku następnego. Przez ostateczne zamknięcie ksiąg rozumie się nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

§ 4. 1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa z wykorzystaniem systemu informatycznego.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne), a także zestawienia obrotów i sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Dokumenty księgowe akceptowane są przed sporządzeniem sprawozdań miesięcznych po dokonaniu analiz na koniec okresu sprawozdawczego. Zatwierdzanie dokumentów następuje w poszczególnych rejestrach księgowych jednorazowo dla danego miesiąca. Zatwierdzanie dokumentów w miesiącach I–XI następuje w dniu sporządzenia i przekazania miesięcznych sprawozdań budżetowych. Zatwierdzenie za miesiąc grudzień następuje po sporządzeniu sprawozdań finansowych. Zbiorczy dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne), a także zestawienia obrotów i sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych drukowane są w wersji papierowej na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Dziennik poszczególnych rejestrów księgowych tworzony jest w wersji elektronicznej na koniec roku obrotowego.

3. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.

4. W Ministerstwie funkcjonują magazyny: artykułów biurowych, artykułów czystościowych, eksploatacyjny (tonerów i akcesoriów komputerowych), eksploatacyjny techniczny (pozostałe materiały), upominków, artykułów spożywczych, artykułów samochodowych, nagród i odznaczeń oraz PO IiŚ.

5. Zapasy magazynowe wycenia się według cen nabycia.

6. Różnicę pomiędzy dowodem przyjęcia do magazynu – „Pz” a fakturą, wynikającą z ustalenia ceny jednostkowej, traktuje się jako odchylenie od cen ewidencyjnych.

7. Rozchód materiałów z magazynu dokonywany jest zgodnie z zasadą ceny najwcześniejszej – metoda FIFO, tj. pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

8. Przelewy bankowe dotyczące:

1) działalności budżetowej są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej NBP;

2) płatności ze środków europejskich sporządzane są za pośrednictwem portalu komunikacyjnego BGK-ZLECENIA;

3) płatności ze środków socjalnych oraz pozabudżetowych są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej BGK@24Biznes.

9. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje się program „Płatnik”.

10. Do systemów informatycznych, o których mowa w ust. 1 i 8 oraz do programu, o którym mowa w ust. 9, stosuje się wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w odrębnych przepisach.

§ 5. 1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez Ministerstwo. Obieg dowodów finansowo-księgowych reguluje zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie procedur planowania i realizacji budżetu, kontroli finansowej oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych w Ministerstwie.

2. Dowód księgowy zawiera:

1) kreślenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) odpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) twierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczęci „Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków ...”.

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć „Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ....”.

6. Dopuszcza się możliwość wydruku dekretacji z wykorzystaniem systemu informatycznego.

7. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

8. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Odstępstwem od tej zasady są dowody księgowe, które:

1) zostały wystawione przez Bank Gospodarstwa Krajowego, zwany dalej „BGK”, i wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów nie później niż do ósmego dnia każdego miesiąca, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem;

2) wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów po zakończeniu roku obrotowego, tj. po 31 grudnia. Dowody księgowe, które dotyczą roku poprzedniego, przyjmowane są do ewidencji księgowej poprzedniego roku do chwili sporządzenia sprawozdań budżetowych za grudzień, tj. do dnia 18 stycznia, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy – do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów.

9. Zapis księgowy zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej – datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych przedstawiony w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, określenie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

10. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

11. Na strukturę konta analitycznego składa się:

1) xxx – trzycyfrowy symbol konta;

2) xx – dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx – pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx – czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej (przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania) lub czterocyfrowy symbol poza paragrafem klasyfikacji budżetowej (w przypadku środków trwałych według Klasyfikacji Środków Trwałych).

12. Strukturę kont analitycznych rozszerza się w zależności od potrzeb.

13. Analityka do budżetu zadaniowego jest zawarta w słowniku w systemie finansowo-księgowym Quorum.

14. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci kont analitycznych (pomocniczych) wbudowanych w system finansowo-księgowy, odrębny system kartotek, księgę inwentarzową oraz komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie księgi głównej, kont analitycznych (pomocniczych) w formie papierowej.

15. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest dokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.

16. Wykorzystywany w Ministerstwie system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i z zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

17. Zapisom w księgach rachunkowych automatycznie nadaje się kolejne numery pozycji.

18. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz umożliwiający ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów.

19. Obroty są liczone w księgach rachunkowych w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są przenoszone na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji nie później niż na koniec roku obrotowego (art.13 pkt.6 uor) i są przechowywane w wydziale księgowym. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

20. Zapisy w księgach rachunkowych wydatków unijnych realizowanych przez BGK, są dokonywane w szczególności na podstawie udostępnionych za pośrednictwem portalu komunikacyjnego BGK-ZLECENIA informacji dotyczących:

1) otrzymanych od instytucji zbiorczych informacji o zleceniach płatności przekazanych do realizacji do BGK z datą złożenia zlecenia płatności oraz zbiorczych informacji o zrealizowanych zleceniach płatności, z datą realizacji płatności;

2) dokonanych zwrotów pod datą wyjaśnienia zwrotu przez BGK;

3) korekt zleceń płatności i zwrotów pod datą ostatniego dnia miesiąca;

4) składanych przez Instytucję Pośredniczącą IP zleceń płatności, z datą złożenia zlecenia płatności oraz zrealizowanych zleceń płatności, z datą realizacji płatności.

21. Każdemu zapisowi w księgach rachunkowych przypisuje się symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami wymienionymi w załączniku nr 4 do zarządzenia. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych jest uprawniony do uzupełniania wykazu symboli rodzaju dokumentów w rejestrach księgowych.

22. Każda grupa dokumentów, jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok, miesiąc i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.

§ 6. 1. W Ministerstwie dokonuje się wyceny aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego, według ich wartości wynikającej z prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej, według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa z uwzględnieniem następujących zasad:

1) środki trwałe w budowie (inwestycje rozpoczęte) – w wysokości ogółu kosztów poniesionych na ich budowę, montaż, przystosowanie i ulepszenie środka trwałego;

2) środki trwałe – w przypadku nabycia – według cen nabycia, a w przypadku wytworzenia – według kosztów wytworzenia lub wartości po aktualizacji wyceny, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe; koszty pośrednie związane z zakupem lub wytworzeniem środka trwałego rozlicza się proporcjonalnie w stosunku do ogółu poniesionych kosztów;

3) środki trwałe, towary, materiały otrzymane od innych jednostek nieodpłatnie lub w formie darowizny – według wartości rynkowej na dzień nabycia lub w wartości określonej na podstawie decyzji właściwego organu; wartość rynkowa określona jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia (tzw. wartość godziwa); w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika majątku ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

4) ujawnione środki trwałe – według wartości godziwej z dnia ujawnienia; w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

5) rzeczowe składniki majątku obrotowego – według cen nabycia lub kosztu wytworzenia;

6) akcje i udziały oraz inne papiery wartościowe – na dzień bilansowy według następujących zasad: notowane według wartości z ostatniej sesji ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego; nienotowane nie podlegają aktualizacji i ujmowane są w wartości nominalnej;

7) do bilansu wartość środków trwałych przyjmowana jest w wysokości netto, tj. po pomniejszeniu o wartość umorzenia obliczonego za cały okres od początku użytkowania środka trwałego;

8) krajowe środki pieniężne (złote polskie) – w wartości nominalnej;

9) operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych wykazuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej przeliczonej przez bank na złote polskie według kursu kupna lub sprzedaży stosowanego w tym dniu przez bank, z którego usług korzysta jednostka, tj. przez Narodowy Bank Polski (NBP) i BGK; na koniec kwartału (według zasad obowiązujących na dzień bilansowy), środki pieniężne w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP; jeżeli na dzień bilansowy średni kurs walut obcych ustalony przez Prezesa NBP różni się od kursu przyjętego do ustalenia zaewidencjonowanych wartości środków pieniężnych, przed sporządzeniem bilansu wartość środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych aktualizuje się, przyjmując średni kurs walut ustalony przez Prezesa NBP na dzień bilansowy, a powstałe z tego tytułu różnice wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów operacji finansowych;

10) należności i zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty;

2. Ministerstwo przyjmuje w zasadach wyceny aktywów i pasywów następujące uproszczenia: opłacane z góry składki, opłaty, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów; wydatki te księguje się w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.

3. Za nieistotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności.

4. Próg istotności ustala się na poziomie 0,1%.

§ 7. 1. Środki trwałe ministerstwa finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji; środki te ewidencjonuje się na koncie 011 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia

2. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu, wartość początkową tych środków powiększa się sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku obrotowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

3. Do środków trwałych zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł i przewidywanym okresie ich używania dłuższym niż rok. Środki trwałe są umarzane stopniowo według metody liniowej począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto je do ewidencji według stawek amortyzacyjnych, o których mowa w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.⁴⁾). Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego.

4. Odpisów umorzeniowych od ujawnionych środków trwałych dokonuje się począwszy od miesiąca następnego, w którym składniki te zostały wprowadzone do ewidencji.

5. Odpisów umorzeniowych od środków trwałych dokonuje się do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe.

6. Komputer, drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarkę albo notebook, jeżeli wartość początkowa tego sprzętu albo urządzenia przekracza 3.500 zł i okres używania jest dłuższy niż rok, zalicza się do środków trwałych.

7. Naliczone odpisy umorzeniowe środków trwałych ujmuje się w księgach rachunkowych ministerstwa na koniec roku obrotowego; są one ewidencjonowane na koncie 071.

8. Odpisy umorzeniowe od środków trwałych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, bądź zlikwidowanych lub sprzedanych ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych na podstawie naliczonego umorzenia wynikającego z dowodów księgowych.

9. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury stanowiących rzeczy ruchome, będących dziełem człowieka, stanowiących świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową.

§ 8. 1. Pozostałe środki trwałe ministerstwa o wartości początkowej nie wyższej niż 3.500 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące; są one ewidencjonowane na koncie 013 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia (ewidencja ilościowo-wartościowa), z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Jednorazowej amortyzacji (umorzeniu) podlegają pozostałe środki trwałe w dniu ich przyjęcia do używania; są one ewidencjonowane na koncie 072.

3. Pozostałe środki trwałe ministerstwa, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Poszczególne środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika w zależności od ich przeznaczenia bądź przypisuje się do danego pomieszczenia.

4. Telefony komórkowe, bez względu na ich wartość, ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

§ 9. 1. Wartości niematerialne i prawne ministerstwa, w szczególności licencje na programy komputerowe i autorskie prawa majątkowe, finansuje się ze środków:

1) przeznaczonych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 3.500 zł, a okres używania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według cen nabycia lub kosztu wytworzenia;

a) wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej przekraczającej 3,500 zł umarza się począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały wprowadzone do ewidencji, według następujących stawek:

– licencje (sublicencje ) na programy komputerowe 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

– prawa autorskie 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów nie krótszy niż 24 miesiące, licencje na emisję programów radiowych i telewizyjnych 30% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

– pozostałe wartości niematerialne i prawne 20% – roczna stawka amortyzacji – okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych 60 miesięcy;

b) jeżeli wynikający z umowy okres korzystania z praw majątkowych tych składników jest dłuższy niż 12 miesięcy, ale krótszy niż 24 miesiące to amortyzacja może być dokonywana zgodnie z okresem trwania umowy;

c) naliczone odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych ujmuje się w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego, są ewidencjonowane na koncie 071. Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego.,

2) przeznaczonych na wydatki bieżące, gdy ich wartość:

a) przekracza 3.500 zł, a okres użytkowania wynosi rok lub jest krótszy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 021 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia,

b) nie przekracza 3.500 zł; są one ewidencjonowane na koncie 021 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia.

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, które zalicza się do pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, umarza się jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania. Umorzenie ewidencjonuje się na koncie 072.

3. Odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, bądź zlikwidowanych lub sprzedanych ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych na podstawie naliczonego umorzenia wynikającego z dowodów księgowych.

4. Odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z wartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe.

5. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej; wartości tych nie ujmuje się na koncie 021.

6. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowią koszt Ministerstwa w dacie ich poniesienia.

7. Ulepszenie programu komputerowego nie zwiększa jego wartości początkowej, jest finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowi koszt Ministerstwa w dacie jego poniesienia.

§ 10. 1. Krajowe i zagraniczne środki pieniężne przechowywane w kasie w postaci gotówki oraz krajowe środki pieniężne lokowane na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na kontach zespołu 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe”.

2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ujmuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”.

3. Operacje gospodarcze związane z materiałami i towarami są ewidencjonowane na kontach zespołu 3 „Materiały i towary”.

4. Koszty działalności Ministerstwa ujmuje się na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”.

5. Przychody i koszty finansowe są ewidencjonowane na kontach zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”.

6. Fundusz Ministerstwa równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 „Fundusze, rezerwy i wynik finansowy”.

Operacje gospodarcze są klasyfikowane do ujęcia w księgach rachunkowych według zasad wymienionych w załączniku nr 5 do zarządzenia.

7. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

§ 11. 1. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

2. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

3. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

– zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy – w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego (umowa, porozumienie itp.),

– zgodnie z art. 58 ust. 3 ustawy – w formie pisemnego, jednostronnego oświadczenia woli dysponenta części budżetowej,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych – w formie prawomocnej decyzji o umorzeniu należności wydanej na wniosek zobowiązanego;

2) w przypadku należności przedawnionych – protokołem podpisanym przez właściwego głównego księgowego i radcę prawnego wskazującym dzień przedawnienia, a ponadto zawierającym wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem, sporządzonym przez komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjęcia przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku, lub

d) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty,

– z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, po wydaniu postanowienia należy przeprowadzić postępowanie o wyjawienie majątku dłużnika, a ponadto ustalić, że za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

4. Należności, o których mowa w ust. 2, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

5. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według podanego w ust. 6 algorytmu.

6. Podział na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności i przypisane im wartości odpisów aktualizujących są następujące:

1) do 1 miesiąca – bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 miesiąca do 3 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 30% należności;

3) powyżej 3 miesiąca do 6 miesięcy – odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

4) powyżej 6 miesięcy do roku – odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

5) powyżej roku – odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

7. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień bilansowy.

8. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do ostatniego dnia lutego roku następnego.

9. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

10. Nie nalicza się odsetek za zwłokę, których wysokość łącznie w ciągu roku kalendarzowego nie przekraczałaby wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.

§ 12. 1. Sprawozdania finansowe obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu Ministerstwa dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego są sporządzane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289).

Szczegółowy sposób sporządzania sprawozdań finansowych określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa jest prowadzona zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z:

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 oraz z 2015 r. poz. 459 i 1511);

2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej, obowiązującym w danym roku;

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298, poz. 1766);

4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773).

3. Sprawozdania budżetowe są przekazywane Ministrowi Finansów za pośrednictwem Internetowego Systemu Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor). W celu zachowania zgodności danych z ewidencją księgową dane do sprawozdań budżetowych są eksportowane do ISOBP Trezor z systemu informatycznego FK.

4. Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne podpisuje Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów i właściwy Główny Księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

5. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.⁵⁾).

§ 13. 1. W ewidencji pozabilansowej jest ujmowane zaangażowanie środków budżetowych, środków europejskich, a także wydatki strukturalne oraz ewidencja gwarancji bankowych i weksli.

2. Zaangażowanie:

1) środków budżetowych i środków europejskich jest wprowadzane do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi;

2) wynagrodzeń jest wprowadzane do ewidencji na podstawie kwartalnych informacji zawartych umów o pracę z Biura Dyrektora Generalnego;

3) zobowiązań innych, niż wymienione w pkt 1 i 2, jest na bieżąco wprowadzane do ewidencji.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2016 r.