Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. W zakresie realizacji procesów kontroli zarządczej stosuje się, w szczególności:

1) Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84);

2) Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF poz. 56).

§ 2. Użyte w wytycznych zwroty oznaczają:

1) dział - działy administracji rządowej gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa kierowane przez Ministra;

2) jednostka - jednostka w dziale, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, podległa lub nadzorowana przez Ministra³⁾;

3) kierownik jednostki - osoba kierująca jednostką lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań;

4) kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu działu I rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5) Minister - Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

6) Ministerstwo - Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;

7) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, sporządzone według wzoru, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

8) plan działalności Ministra - plan działalności Ministra, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

9) plan działalności - plan działalności sporządzony przez jednostki w dziale z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra;

10) ryzyko - możliwość wystąpienia z określonym prawdopodobieństwem zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację zaplanowanych celów i zadań;

11) samoocena - proces oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych;

12) sprawozdanie z wykonania planu działalności - sprawozdanie z wykonania planu działalności sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

§ 3. 1. Minister zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez niego działach administracji rządowej w zakresie spraw niezastrzeżonych odrębnymi przepisami do kompetencji innych organów państwowych, z uwzględnieniem ust. 2 i 3.

2. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków:

1) kierowników jednostek w działach - w jednostkach;

2) Ministra za pośrednictwem Dyrektora Generalnego - w Ministerstwie.

3. Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków członków kierownictwa Ministerstwa i dyrektorów departamentów Ministerstwa z tytułu nadzoru sprawowanego nad działalnością jednostek podległych i nadzorowanych, stosownie do przyznanych kompetencji.

§ 4. 1. Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w działach wykonuje Biuro Dyrektora Generalnego, stosownie do kompetencji przyznanych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa⁴⁾.

2. Doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego świadczy Komitet Audytu w ramach kompetencji wskazanych w Regulaminie Komitetu Audytu⁵⁾.

§ 5. 1. W ramach zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej kierownik jednostki odpowiada, w szczególności za:

1) wdrożenie na podstawie standardów kontroli zarządczej procedur adekwatnych do potrzeb jednostki, jej specyfiki i warunków funkcjonowania;

2) sporządzanie planu działalności jednostki na dany rok z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra oraz sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok ubiegły przekazywanych do Ministra;

3) sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostce;

4) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej w jednostce w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej;

5) zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań;

6) dokumentowania działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;

7) przekazywanie Ministrowi informacji i dokumentów w zakresie i terminach określonych w wytycznych.

2. W przypadku gdy jednostka, zgodnie z art. 274 ust. 1-6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jest obowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego, zaleca się aby w ramach systemu kontroli zarządczej komórka audytu wewnętrznego dokonywała systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce poprzez realizację zadań audytowych.

§ 6. 1. W celu sprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach powinny zostać przypisane następujące role:

1) koordynator kontroli zarządczej w jednostce - osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna za koordynację procesów kontroli zarządczej, w tym w szczególności: zarządzania ryzykiem w jednostce, samooceny kontroli zarządczej, przygotowania projektów planu działalności, sprawozdania z jego wykonania oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, monitorowania poziomu realizacji celów i zadań przyjętych do realizacji;

2) właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie konkretnym ryzykiem zidentyfikowanym w danym obszarze funkcjonowania jednostki, w tym za dokonywanie analizy ryzyka i stosowanych mechanizmów kontroli oraz bieżący monitoring ryzyka;

3) zespół do spraw oceny ryzyka, o ile struktura organizacyjna jednostki uzasadnia potrzebę jego powołania.

Rozdział 2

Planowanie działalności

§ 7. Określanie celów i zadań stanowi najważniejszy proces kontroli zarządczej oraz istotne kryterium dokonywania jej oceny.

§ 8. 1. Podstawę sporządzenia planu działalności Ministra stanowią Informacje o celach priorytetowych na rok następny, przygotowane przez komórki organizacyjne Ministerstwa w uzgodnieniu z właściwym członkiem kierownictwa Ministerstwa i przekazane do Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa do dnia 15 września każdego roku.

2. Na podstawie Informacji o celach, o których mowa w ust. 1, zawierających propozycje celów do poszczególnych części planu działalności Ministra wraz z określającymi je miernikami i zadaniami służącymi ich realizacji, Biuro Dyrektora Generalnego koordynuje proces przygotowywania projektu planu działalności Ministra dla działów.

3. Przygotowany przez Biuro Dyrektora Generalnego i zatwierdzony przez Ministra plan działalności Ministra dla działów jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października każdego roku.

§ 9. 1. Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Ministra, plan działalności Ministra dla działów jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa. Zamieszczenie zatwierdzonego planu działalności Ministra na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa oznacza podanie do publicznej wiadomości jego treści.

2. Kierownicy jednostek w działach, w uzgodnieniu z odpowiednimi nadzorującymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, sporządzają plany działalności dla kierowanych jednostek na rok następny na podstawie planu działalności Ministra, z uwzględnieniem systemu kaskadowania celów i zadań oraz przekazują je Ministrowi za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 30 listopada każdego roku.

3. Plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa sporządzane są w sposób zapewniający realizację na zakładanym poziomie celów, określonych w planie działalności Ministra i przekazywane do Biura Dyrektora Generalnego do dnia 15 listopada każdego roku.

§ 10. W przypadku zmiany planu działalności, o którym mowa w § 8 ust. 3, w wyniku uwzględnienia przez Ministra uwag zgłoszonych przez Prezesa Rady Ministrów, przepisy § 9 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 3

Zarządzanie ryzykiem

§ 11. Jednostki w dziale realizują proces zarządzania ryzykiem odnoszącym się, w szczególności do celów i zadań ujętych w planie działalności, z uwzględnieniem wytycznych Ministerstwa Finansów.

§ 12. 1. Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikowanie, analizę ryzyka i adekwatne do poziomu ryzyka reagowanie na nie.

2. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie, w szczególności poprzez prowadzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, zawierającego m.in.:

1) opis zidentyfikowanych ryzyk;

2) określenie akceptowanego poziomu ryzyk;

3) analizę ryzyk;

4) właścicieli ryzyk;

5) reakcje wobec ryzyk;

6) planowane mechanizmy kontroli.

§ 13. 1. Identyfikacja ryzyka jest zadaniem ciągłym, uwzględniającym zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne, mające wpływ na sytuację jednostki i tym samym realizację celów, z uwzględnieniem ust. 2.

2. Zasadniczy proces identyfikacji ryzyk powinien być zintegrowany z etapem planowania działalności.

3. W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań.

§ 14. 1. Analiza ryzyka w dziale polega na oszacowaniu poziomu istotności ryzyka, rozumianego jako iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz oceny jego skutków.

2. Kryteria analizy wskazujące sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków powinny zostać opracowane stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostek oraz analizowanego obszaru.

§ 15. 1. Sposób reakcji na ryzyko powinien zależeć od akceptowanego poziomu ryzyka i relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.

2. Opracowanie kryteriów analizy ryzyka oraz określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko, jak również nadzór nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w działach.

3. Szczegółowe wytyczne w zakresie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie określa Minister w zarządzeniu.

Rozdział 4

Monitoring realizacji celów

§ 16. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej powinno być prowadzone w sposób umożliwiający bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

§ 17. 1. Monitoring uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań z planu działalności, mających odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.

2. Ocena stopnia realizacji celów i zadań wraz z aktualizacją rejestru ryzyk powinna być przeprowadzana w sposób udokumentowany co najmniej raz w roku, nie później niż w terminie do dnia 1 lipca każdego roku.

§ 18. 1. W przypadku stwierdzenia wysokiego stopnia prawdopodobieństwa nieosiągnięcia zaplanowanego poziomu realizacji celów kaskadowanych z planu działalności Ministra, kierownik jednostki w dziale zobowiązany jest do przekazania informacji komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w zakresie nadzoru nad jednostką, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 10 lipca każdego roku.

2. Raport ze stopnia realizacji celów i zadań zaplanowanych na dany rok przez komórkę wraz z półroczną oceną ryzyka, uwzględniający informacje, o których mowa w ust. 1, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 30 lipca każdego roku.

§ 19. 1. Na podstawie raportów, o których mowa w § 18 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje raport ze stopnia realizacji celów określonych w planie działalności Ministra oraz przedkłada go Ministrowi.

2. Biuro Dyrektora Generalnego, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra może wnioskować o złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze stwierdzeniem wysokiego poziomu ryzyka niezrealizowania danego miernika, określającego stopień realizacji celu z planu działalności Ministra.

3. Raport, o którym mowa w ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje do wiadomości wszystkich członków Kierownictwa Ministerstwa, w tym do przewodniczącego Komitetu Audytu.

§ 20. 1. Kierownicy jednostek w działach sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności oraz składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie kierowanej jednostki i przekazują je do Ministra za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 10 marca każdego roku.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują Ministrowi, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, uwzględniające w zakresie właściwości sprawozdania i oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych do dnia 20 marca każdego roku.

§ 21. 1. Na podstawie otrzymanych sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w § 20 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach, z uwzględnieniem ust. 2.

2. Przed przedłożeniem Ministrowi projektów, o których mowa w ust. 1, podlegają one akceptacji pozostałych członków kierownictwa Ministerstwa, stosownie do nadzorowanego obszaru.

3. Biuro Dyrektora Generalnego z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra i innych członków kierownictwa Ministerstwa, może wnioskować o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§ 22. Plany działalności, sprawozdania z planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w działach, jak również plan działalności Ministra, sprawozdanie z planu działalności Ministra i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej odpowiednio Ministerstwa albo jednostki.

§ 23. Traci moc Komunikat Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 12 września 2017 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla jednostek podległych i nadzorowanych w działach administracji rządowej gospodarka morska, rybołówstwo i żegluga śródlądowa (Dz. Urz. MGMiŻŚ poz. 28).

§ 24 . Komunikat wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.