Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa:

1) procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami" oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych, w:

a) Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz

b) jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej ogłoszonych w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych (M. P. z 2019 r. poz. 24), zwanych dalej "jednostkami";

2) sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu kart, w szczególności:

a) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty,

b) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków,

c) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty,

d) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty,

e) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart,

f) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się obowiązujące w Ministerstwie oraz w jednostkach regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych oraz w sprawie zasad i trybu postępowania w procesie dokonywania wydatków publicznych.

§ 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o karcie, należy przez to rozumieć kartę płatniczą, o której mowa w art. 2 pkt 15a ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 659, 730 i 1495).

Rozdział 2

Przyznanie i zwrot karty, umowa o przekazanie i używanie karty oraz limit wydatków

§ 4. 1. Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej "użytkownikiem karty", z zastrzeżeniem ust. 2, może być:

1) w Ministerstwie:

a) minister,

b) sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,

c) pracownicy imiennie wskazani przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;

2) w jednostkach:

a) kierownik jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki,

c) pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.

2. Karta może być przyznana:

1) jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;

2) osobie będącej pracownikiem Ministerstwa bądź jednostki albo osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1559 oraz z 2019 r. poz. 730), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

3. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona, z zastrzeżeniem ust. 5.

4. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. c oraz w ust. 1 pkt 2 lit. c, następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

5. W przypadku, gdy użytkownikiem karty jest dyrektor generalny albo kierownik jednostki, składają oni pisemne oświadczenie o używaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 5. 1. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o przekazanie i używanie karty, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej "umową", zawartej w Ministerstwie pomiędzy dyrektorem generalnym lub osobą przez niego upoważnioną a użytkownikiem karty, a w jednostkach pomiędzy kierownikiem jednostki lub osobą przez niego upoważnioną a użytkownikiem karty, z zastrzeżeniem § 4 ust. 5. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) określenie zakresu wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub zarządzenia;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania zarządzenia oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej "regulaminem bankowym".

3. Umowa może być modyfikowana w okresie jej obowiązywania w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na rodzaj płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

4. Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 4 ust. 5 użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę, należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia) oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym zarządzeniem (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia).

§ 6. W przypadku ustania przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko służbowe, które nie jest związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą oraz wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem:

1) w Ministerstwie - do Biura Budżetowo Finansowego, zwanego dalej "BBF";

2) w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki.

§ 7. 1. Kwota wydatków dla poszczególnego użytkownika karty jest określana w umowie, przez wydającego decyzję o przyznaniu karty, o którym mowa w § 4 ust. 3, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej użytkownika, z uwzględnieniem ust. 2.

2. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty, na jednego użytkownika karty wynosi nie więcej niż 10 000 zł.

Rozdział 3

Zasady korzystania z karty, dokumentowania i rozliczania wydatków

§ 8. 1. Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji finansowej w innej formie.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

2. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

3. Wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej i wymaga uzasadnienia w formie pisemnej. Obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku karty. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi.

4. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, w tym Saloniku VIP;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

6) wydatki związane z zakupem materiałów i usług informatycznych.

§ 9. 1. Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty, mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku i akceptacji jego uzasadnienia, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

§ 10. 1. Wydatki dokonane przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo lub jednostkę oraz dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala lub wydruk komputerowy w przypadku dokonywania płatności za pomocą Internetu).

2. Dowód księgowy należy opisać w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis zawiera elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty użytkownik karty dokumentuje w sposób określony w ust. 1 i 2, dołączając potwierdzenie wypłaty gotówki z bankomatu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, należy przekazać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej:

1) w Ministerstwie - do BBF;

2) w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki.

§ 11. 1. Wykorzystanie karty niezgodnie z niniejszym zarządzeniem lub umową powoduje obowiązek zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją:

1) w Ministerstwie - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez BBF;

2) w jednostkach - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

2. Zwrotu należy dokonać nie później niż w ciągu 3 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

4. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie wydatku przy użyciu karty, użytkownik karty zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, tj.:

1) datę i miejsce dokonania wydatku;

2) kwotę wydatku;

3) przedmiot zakupu;

4) wyjaśnienie uzasadniające brak możliwości udokumentowania dokonanego wydatku;

5) opis merytoryczny.

5. Wydatek udokumentowany w sposób, o którym mowa w ust. 4, akceptuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

6. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, w terminie lub niezaakceptowania wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, a w jednostkach przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Przepisy ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 12. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub zarządzeniem może powodować odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Rozdział 4

Ewidencja kart i zestawienie wydatków

§ 13. 1. Ewidencję kart prowadzi w Ministerstwie - BBF, a w jednostkach - komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, funkcję lub stanowisko służbowe użytkownika karty, limit karty, okres, na jaki karta została wydana, numer karty.

§ 14. Kierownicy jednostek przesyłają do BBF półroczne zestawienie wydatków dokonywanych za pomocą kart, w terminie 25 dni po zakończeniu półrocza. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

Rozdział 5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 15. Do spraw dotyczących kart wydanych przed dniem wejścia w życie zarządzenia, stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego zarządzenia.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.