Załącznik do zarządzenia Nr 28 Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej
z dnia 25 lipca 2018 r. (poz. 28)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU [1]

§ 1.

Komitet audytu, zwany dalej „komitetem”, pełni funkcję doradczą na rzecz ministra właściwego do spraw gospodarki morskiej, gospodarki wodnej, rybołówstwa i żeglugi śródlądowej, zwanego dalej „Ministrem”, w celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanym dalej „Ministerstwem”, i w jednostkach w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister, zwanych dalej „jednostkami w działach”.

§ 2.

1. Do zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania rocznych planów audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach;

8) zapewnienie niezależności audytorom wewnętrznym.

2. W związku z realizacją zadania, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, Przewodniczący komitetu, zwany dalej „Przewodniczącym”, może zwrócić się do Ministra lub kierownika jednostki w dziale z wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

3.Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach dotyczące bieżących problemów wprowadzeniu audytu wewnętrznego.

4. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim Ministrowi oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 3.

1. Przewodniczący reprezentuje komitet na zewnątrz i kieruje jego pracami.

2. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) wyznaczanie terminów i miejsca oraz określanie porządku posiedzeń;

2) przewodniczenie posiedzeniom komitetu;

3) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez komitet;

4) przekazywanie Ministrowi ustaleń i stanowisk komitetu;

5) podpisywanie protokołów posiedzeń, uchwał oraz sprawozdań z realizacji zadań komitetu;

6) prowadzenie innych działań związanych z pracami komitetu.

3.W razie nieobecności Przewodniczącego, zastępuje go członek komitetu – przedstawiciel Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie, zwany dalej „przedstawicielem Biura”.

§ 4.

1. Do obowiązków członków komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie w zakresie przewidzianym ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

2. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia.

§ 5.

1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komitetu odbywają się co najmniej dwa razy w roku.

2a. Posiedzenia komitetu mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

3. Posiedzenie komitetu zwołuje Przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3a. W szczególnych przypadkach Przewodniczący może podjąć decyzję o organizacji posiedzenia lub udziale w posiedzeniu członków komitetu lub innych uczestników posiedzenia przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

4. W przypadku, gdy Przewodniczący nie może z jakiejkolwiek przyczyny zwołać posiedzenia, zwołuje je przedstawiciel Biura.

5. Zawiadomienia o terminie posiedzenia komitetu wraz z porządkiem obrad oraz niezbędnymi materiałami są przekazywane członkom komitetu pocztą tradycyjną lub elektroniczną nie później niż 5 dni przed terminem posiedzenia, a w szczególnych przypadkach co najmniej na 2 dni przed planowanym posiedzeniem.

6. W posiedzeniu komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu, niezwłocznie informuje Przewodniczącego o braku możliwości uczestnictwa w posiedzeniu, podając powód swojej nieobecności.

7. Każdemu z członków komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

8. W posiedzeniach komitetu uczestniczą pracownicy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

9. W posiedzeniach komitetu mogą uczestniczyć osoby zaproszone przez Przewodniczącego niewchodzące w skład komitetu.

10. Pracownicy komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz osoby, o których mowa w ust. 9, uczestniczą w posiedzeniach bez prawa głosu.

11. Uczestnicy posiedzenia komitetu potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.

12. Jeżeli posiedzenie komitetu zostało przeprowadzone przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, listę obecności członków komitetu oraz innych osób uczestniczących w posiedzeniu sporządza i podpisuje Przewodniczący lub członek komitetu – przedstawiciel Biura.

§ 6.

1. Z posiedzenia komitetu sporządza się protokół, który zawiera w szczególności:

1) kolejny numer posiedzenia;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) imiona i nazwiska osób uczestniczących w posiedzeniu;

5) przebieg posiedzenia, w tym podjęte ustalenia;

6) treść podjętych uchwał i wynik głosowania;

7) treść zdania odrębnego;

8) datę sporządzenia protokołu.

2. Załączniki do protokołu stanowią kopia podpisanej listy obecności uczestników posiedzenia oraz podjęte uchwały. Oryginał listy uczestników posiedzenia przekazuje się do komórki Ministerstwa właściwej do spraw finansowych.

3.Projekt protokołu z posiedzenia komitetu sporządza komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

4.Projekt protokołu jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag w wyznaczonym terminie.

5. Uzgodnioną wersję protokołu podpisuje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępujący go przedstawiciel Biura. Podpisany protokół przekazywany jest niezwłocznie wszystkim członkom komitetu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

6. Sporządzone przez komitet – w związku z wykonywaniem zadań – analizy, oceny, informacje lub wnioski z przeglądów oraz raporty są akceptowane przez Przewodniczącego.

§ 7.

1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał lub zapisów do protokołu.

2. Uchwały komitetu są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy członków komitetu uprawnionych do głosowania.

2a. W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka komitetu w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 3a, komitet może podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

3. Członek komitetu wstrzymuje się od głosu w przypadku wystąpienia okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

4. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego albo zastępującego go przedstawiciela Biura.

5. Na wniosek członka komitetu, Przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne.

5a. W przypadku organizacji posiedzenia lub udziału członka komitetu w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 3a, głosowanie tajne odbywa się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

6. Uchwały podpisuje Przewodniczący albo zastępujący go przedstawiciel Biura.

7. Członek niezależny komitetu ma prawo zgłosić zdanie odrębne do uchwały, które jest odnotowywane w protokole.

8. Przewodniczący komitetu może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Projekt uchwały przesyła się członkom komitetu na wskazane adresy poczty elektronicznej.

9.W przypadku, gdy Przewodniczy nie może z jakiejkolwiek przyczyny podjąć decyzji o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, decyzję podejmuje przedstawiciel Biura.

10. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy za jej podjęciem głosowała zwykła większość członków komitetu. Nieoddanie głosu jest kwalifikowane jako nieobecność na posiedzeniu.

11. W trybie obiegowym nie mogą być rozpatrywane sprawy dotyczące wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

12. Na najbliższym posiedzeniu komitetu omawiane są wyniki uchwał podjętych w trybie obiegowym.

13. Uchwały doręczane są niezwłocznie wszystkim członkom komitetu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

14. W sprawach nie wymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, głos rozstrzygający przysługuje Przewodniczącemu albo zastępującemu go przedstawicielowi Biura.

§ 8.

1. Komitet w sprawach wynikających z realizowanych przez niego zadań współpracuje z Ministrem Finansów w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

2. Członkowie komitetu, w związku z wykonywaniem zadań określonych w § 2 ust. 1, mają prawo dostępu do planów audytu wewnętrznego, sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego oraz innych dokumentów, informacji, materiałów i danych związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych lub innych tajemnic prawnie chronionych.

3. Współpracę członków komitetu, w celu wykonywania zadań komitetu, z kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami Ministerstwa oraz kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami jednostek w działach organizuje i koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

4. Dyrektorzy komórek organizacyjnych w Ministerstwie, kierownicy jednostek w działach oraz kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach są zobowiązani przekazywać dokumenty, informacje, dane oraz inne materiały, o których mowa w ust. 2, za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale może z własnej inicjatywy przekazywać komitetowi informacje dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tej jednostce, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych lub innych tajemnic prawnie chronionych.

§ 9.

1. Komitet, na pisemny wniosek dyrektora generalnego Ministerstwa lub kierownika jednostki w dziale, wyraża zgodę na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

2.Decyzję o wyrażeniu zgody bądź niewyrażeniu zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale, komitet podejmuje w drodze uchwały.

3. W postępowaniach w sprawach, o których mowa w ust. 1, może brać udział odpowiednio dyrektor generalny Ministerstwa lub kierownik jednostki w dziale oraz kierownik komórki audytu w Ministerstwie lub w jednostce w dziale, którego sprawa dotyczy.

4. Osoby biorące udział w postępowaniu w sprawach, o których mowa w ust. 1, mają zapewnioną możliwość swobodnego wyrażania opinii oraz przedstawiania stanowiska w sprawie.

5. Członkowie niezależni komitetu przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w ust. 1, składają Przewodniczącemu oświadczenie o braku konfliktu interesów. Jeżeli uczestnictwo członka niezależnego komitetu w sprawach, o których mowa w ust. 1, powoduje konflikt interesów, Przewodniczący wyłącza go z głosowania.

6.Podejmując decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, komitet bierze pod uwagę w szczególności opinie lub stanowisko, o którym mowa w ust. 4, oraz oceny, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt. 6, a także inne dokumenty, które mogą wpłynąć na ocenę pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub w jednostce w dziale.

7. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

§ 10.

1. Obsługę organizacyjną komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie:

1) opracowuje projekty dokumentów przygotowywanych przez komitet w zakresie określonym przez Przewodniczącego;

2) prowadzi korespondencję w zakresie zleconym przez Przewodniczącego;

3) gromadzi i przechowuje dokumenty związane z pracami komitetu, w tym:

a) plany, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla komitetu informacje z jednostek w działach,

b) protokoły z posiedzeń komitetu oraz wszelkie inne materiały posiadane przez komitet;

4) przygotowuje na potrzeby komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;

5) sporządza dyspozycje związane z wypłatą wynagrodzeń niezależnych członków komitetu;

6) prowadzi inne działania mające na celu wsparcie prac komitetu.

§ 11.

1. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalonym zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz.U. z 2016 r. poz. 2049).

2. Wynagrodzenie członków niezależnych komitetu jest wypłacane na podstawie listy obecności na posiedzeniach komitetu i informacji o liczbie posiedzeń komitetu w danym kwartale, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie komitetu audytu. Wynagrodzenie jest wypłacane nie później niż 14 dni po zakończeniu danego kwartału.

3. Pozostałym członkom komitetu dodatkowe wynagrodzenie z tytułu udziału w pracach komitetu nie przysługuje.