Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 15
Ministra Infrastruktury i Budownictwa
z dnia 19 kwietnia 2016 r.

REGULAMIN PRZYZNAWANIA I KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH ORAZ ROZLICZANIA DOKONYWANYCH PRZY ICH UŻYCIU OPERACJI FINANSOWYCH W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY I BUDOWNICTWA ORAZ W JEDNOSTKACH BUDŻETOWYCH FUNKCJONUJĄCYCH W CZĘŚCIACH BUDŻETU PAŃSTWA 18, 26 I 39

§ 1.

Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej zwanej dalej „kartą”;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2.

Uprawnionym do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanym dalej „użytkownikiem karty” jest:

1) w Ministerstwie Infrastruktury i Budownictwa zwanym dalej „Ministerstwem”:

a) minister, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwany dalej „dyrektorem generalnym” łącznie zwanych dalej Członkami Kierownictwa Ministerstwa – w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy, zgodnie z odrębnymi procedurami,

b) dyrektor lub zastępca dyrektora w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego danej komórki organizacyjnej,

c) pracownik imiennie wskazany przez dyrektora generalnego jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;

2) w jednostkach budżetowych funkcjonujących w częściach budżetowych 18, 26 i 39 zwanych dalej „jednostką”:

a) kierownik jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki,

c) pracownik imiennie wskazany przez kierownika jednostki jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności kartą w związku z realizacją obowiązków służbowych, wynikających z regulaminu organizacyjnego w jednostce.

§ 3.

1. Karta może być przyznana osobie będącej pracownikiem odpowiednio Ministerstwa bądź jednostki albo osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111, z późn. zm.), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy. Departament Kontroli koordynuje sprawy związane z nadzorem Ministra nad instytutami.

2. Karta może być przyznana jeżeli zakres obowiązków służbowych użytkownika karty uzasadnia przyznanie karty, w szczególności: w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych.

3. Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w innej formie. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

4. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

5. Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty.

§ 4.

1. Limity miesięcznych wydatków przy wykorzystaniu karty realizowanych przez pracowników Ministerstwa nie może przekroczyć kwoty:

1) 10.000 PLN dla Członka Kierownictwa Ministerstwa,

2) 10.000 PLN dla dyrektora/zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa, kierownika jednostki/zastępcy kierownika jednostki,

3) 5.000 PLN dla pozostałych pracowników.

2. Limity wydatków, o których mowa w ust. 1, nie dotyczą rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, w tym saloniku VIP, usług meet&assist oraz usług transportowych.

3. Miesięczny limit służbowej karty płatniczej, stanowiący dopuszczalną w okresie rozliczeniowym łączną kwotę wydatków dokonanych kartą płatniczą, ustalany jest indywidualnie, na podstawie analizy dotychczas ponoszonych wydatków określonego rodzaju oraz przewidywanych potrzeb użytkownika karty.

§ 5.

1. Decyzje o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa § 2 pkt 1 lit. c, i pkt 2 lit. c podejmuje odpowiednio dyrektor generalny bądź kierownik jednostki na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku o przyznanie służbowej karty płatniczej jest określony w załączniku nr 1.

2. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o wydanie i użytkowanie karty, zwanej dalej „umową”, zawartej w Ministerstwie pomiędzy użytkownikiem karty a dyrektorem generalnym lub osobą upoważnioną do reprezentowania Ministerstwa, a w jednostkach pomiędzy użytkownikiem karty a kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną do reprezentowania jednostki.

3. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika karty, a w szczególności:

1) okres, na jaki jest przyznawana karta;

2) miesięczny limit wydatków;

3) zakres wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzaj dozwolonych operacji finansowych;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia umowy lub regulaminu;

5) odpowiedzialność za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą szkodę z tego tytułu.

4. Wzór umowy o wydanie i użytkowanie karty jest określony w załączniku nr 2 do regulaminu.

5. Umowa, o której mowa w ust. 2 nie dotyczy użytkowników karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a, pkt 2 lit. a i pkt 2 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 6.

6. Użytkownicy karty, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a, pkt 2 lit. a i pkt 2 lit. b składają pisemne oświadczenia o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia Członków Kierownictwa Ministerstwa o użytkowaniu służbowej karty jest określony w załączniku nr 3 do regulaminu. Wzór oświadczenia kierownika i zastępcy kierownika jednostki o użytkowaniu służbowej karty jest określony w załączniku nr 4 do regulaminu.

7. Wraz z zawarciem umowy lub złożeniem oświadczenia, o których mowa w ust. 2 i 6, użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę, należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę jest określony w załączniku nr 5 do regulaminu. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem jest określony w załączniku nr 6 do regulaminu.

§ 6.

1. Służbową kartą płatniczą są dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granica oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa m.in. w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą.

2. Wydatki dokonane w Ministerstwie lub w jednostkach przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo lub jednostkę. Do faktury należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji Kartą (wydruk z terminala) lub wydruk z Internetu potwierdzający dokonanie operacji, a w przypadku usługi gastronomicznej, także specyfikację usługi.

3. Faktury VAT oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 2, należy przekazać: w Ministerstwie do BAF, a w jednostkach do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki podległej – niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.

4. Użytkownik karty jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

5. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty, w szczególności:

1) braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu,

2) braku pełnego opisu merytorycznego faktury,

3) dokonaniu wydatku o charakterze prywatnym

jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją na podstawie noty obciążeniowej wystawionej

1) w Ministerstwie przez Biuro Administracyjno-Finansowe,

2) w jednostkach przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

6. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 1 i 2, odpowiednio dyrektor generalny lub kierownik jednostki może zatwierdzić wydatek, na umotywowany wniosek użytkownika karty.

§ 7.

1. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. W przypadku ustania przyczyny uzasadniającej przyznanie karty, w szczególności:

1) odwołania z pełnionej funkcji,

2) przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty,

3) wypowiedzenia stosunku pracy

– użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem.

3. Kartę zwraca się:

1) w Ministerstwie do Biura Administracyjno-Finansowego;

2) w jednostkach do komórki organizacyjnej wskazanej w umowie.

§ 8.

1. Ewidencję kart w Ministerstwie prowadzi Biuro Administracyjno-Finansowe, a w jednostkach komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, limit karty, okres na który karta została przyznana, numer karty.

3. Biuro Administracyjno-Finansowe oraz komórki organizacyjne jednostek, o których mowa w ust. 1, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia oraz w terminie 7 dni od dnia każdorazowej aktualizacji ewidencji przesyłają kopię prowadzonej ewidencji kart do Departamentu Budżetu w Ministerstwie.

Załączniki do Regulaminu przyznawania
i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz
rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji
finansowych w Ministerstwie Infrastruktury
i Budownictwa oraz w jednostkach budżetowych
funkcjonujących w częściach budżetowych 18, 26
i 39 z dnia 19 kwietnia 2016 r. poz. 29

Załącznik nr 1

WZÓR – WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 2

WZÓR – UMOWA O WYDANIE I UŻYTKOWANIE KARTY

Załącznik Nr 3

WZÓR –OŚWIADCZENIE O UŻYTKOWANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 4

WZÓR – OŚWIADCZENIE O UŻYTKOWANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 5

WZÓR – OŚWIADCZENIE

Załącznik Nr 6

WZÓR – OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM