Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.²⁾ ), zarządza się, co następuje:

Załącznik do Zarządzenia Nr 15 Ministra Rozwoju
z dnia 9 września 2020 r.

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO, GOSPODARKA I TURYSTYKA

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin Komitetu Audytu, zwany dalej "regulaminem", określa:

1) szczegółowy zakres zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej "Komitetem";

2) sposób działania Komitetu;

3) sposób i tryb dostępu Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach w działach administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka i turystyka, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanych dalej "jednostkami w działach";

4) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach;

5) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego;

6) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego;

7) sprawozdawczość z realizacji zadań Komitetu.

§ 2. Celem Komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Rozwoju, zwanego dalej "Ministrem" w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz w jednostkach w działach.

Rozdział 2

Szczegółowy zakres zadań Komitetu

§ 3. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk;

2) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

3) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz przedstawianie Ministrowi propozycji jej usprawnień;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach.

§ 4. 1. W związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3 pkt 6 i 7, przewodniczący Komitetu, zwany dalej "przewodniczącym" może zwrócić się do Ministra lub kierowników jednostek w działach z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach.

2. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, dotyczące bieżących problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego. Komitet może opiniować funkcjonowanie komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

3. Komitet w sprawach wynikających z realizowanych przez niego zadań współpracuje z Ministrem Finansów w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

§ 5. 1. Pracami Komitetu kieruje przewodniczący.

2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń Komitetu;

2) prowadzenie posiedzeń Komitetu;

3) ustalanie porządku posiedzeń Komitetu;

4) planowanie i organizowanie prac Komitetu;

5) podpisywanie protokołów z posiedzeń Komitetu oraz sprawozdania z realizacji zadań Komitetu.

3. Minister powołuje członków Komitetu na czas nieokreślony i ich odwołuje.

4. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049).

5. W przypadku odwołania ze składu Komitetu osoby pełniącej funkcję przewodniczącego albo niezależnego członka Komitetu powodującego zmniejszenie składu Komitetu poniżej wymaganej liczby, o której mowa w art. 290 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Minister niezwłocznie uzupełnia skład Komitetu.

Rozdział 3

Sposób działania Komitetu

§ 6. 1. Komitet pracuje na posiedzeniach. W razie nieobecności przewodniczącego pracami Komitetu kieruje członek Komitetu, wyznaczony przez przewodniczącego.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż raz w kwartale.

3. Posiedzenia Komitetu zwołuje przewodniczący. W przypadku gdy przewodniczący nie może zwołać posiedzenia, zwołuje je członek Komitetu, wyznaczony przez przewodniczącego.

4. Posiedzenia Komitetu mogą być zwoływane przez przewodniczącego z inicjatywy Ministra, a także na umotywowany pisemny wniosek członka Komitetu oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. W posiedzeniu Komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy członkowie Komitetu. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przewodniczącego.

6. Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu Komitetu może przesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.

7. Każdemu z członków Komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

8. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia wniosku lub uzyskania opinii.

9. W posiedzeniach Komitetu mogą brać udział osoby zaproszone przez przewodniczącego lub na wniosek członków Komitetu po akceptacji przewodniczącego.

10. Osoby zaproszone uczestniczą w posiedzeniu Komitetu bez prawa głosu.

11. Przewodniczący jest odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad każdego posiedzenia Komitetu. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie przedstawia przewodniczącemu propozycje porządku obrad wraz z materiałami.

12. Przewodniczący lub wyznaczony przez niego członek Komitetu zawiadamia pozostałych członków Komitetu o terminie i formie zwołania posiedzenia, co najmniej na pięć dni roboczych przed posiedzeniem, a w szczególnych przypadkach na dwa dni robocze przed posiedzeniem oraz przesyła porządek obrad wraz z materiałami.

13. Z posiedzeń Komitetu członek Komitetu wyznaczony przez przewodniczącego sporządza projekt protokołu, który zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) przebieg posiedzenia, zgłaszane uwagi/opinie/rekomendacje;

5) ustalenia z posiedzenia Komitetu;

6) treść podjętych uchwał;

7) wyniki głosowania;

8) treść zdania odrębnego;

9) inne postanowienia.

14. Projekt protokołu jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom Komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag.

15. Protokół z posiedzeń Komitetu podpisywany jest przez przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - przez wyznaczonego przez przewodniczącego członka Komitetu.

16. Posiedzenia mogą odbywać się w formie stacjonarnej albo zdalnej albo mieszanej. Forma zdalna i mieszana odbywa się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zastosowaniem, odpowiednio, przepisów ust. 2-15.

17. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu w formie stacjonarnej potwierdzają podpisem swoją obecność. Potwierdzenie udziału w formie zdalnej jest odnotowywane przez przewodniczącego albo przez członka Komitetu wyznaczonego przez przewodniczącego na liście obecności lub w protokole z posiedzenia Komitetu. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu w formie mieszanej potwierdzają swoją obecność adekwatnie do formy uczestnictwa.

18. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

19. Protokoły z posiedzeń oraz wszelkie inne materiały posiadane przez Komitet przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

20. Obsługę kancelaryjną Komitetu realizuje stanowisko właściwe do obsługi komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 7. 1. Komitet w uzasadnionych przypadkach może podejmować uchwały.

2. Przewodniczący Komitetu rozstrzyga, które sprawy wniesione przez członków Komitetu, wymagają podjęcia uchwały, z zastrzeżeniem § 11 ust. 5.

3. Uchwały Komitetu zapadają poprzez uzgodnienie przez wszystkich członków jednomyślnego stanowiska.

4. W przypadku braku jednomyślności, uchwały podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.

5. Prawo głosu przysługuje przewodniczącemu i pozostałym członkom Komitetu.

6. W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu Komitetu.

7. Członkowie Komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

8. Uchwały podpisuje przewodniczący Komitetu.

9. Członek Komitetu informuje przewodniczącego o okolicznościach mogących budzić jego uzasadnione wątpliwości co do bezstronności swojej lub innego członka Komitetu.

10. Przewodniczący podejmuje decyzje o niebraniu udziału w głosowaniu członka, o którym mowa w ust. 9.

11. Na wniosek przewodniczącego uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym.

12. W sprawach nie wymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu Komitetu.

Rozdział 4

Sposób i tryb dostępu członków Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach w działach

§ 8. 1. Komitet ma dostęp do dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, oraz jednostek w działach, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków z zastrzeżeniem ust. 3.

2. W celu realizacji zadań, o których mowa w § 3 pkt 4 i 6, Komitet w okresach kwartalnych, występuje do kierowników jednostek w działach oraz komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie o przekazanie informacji w zakresie wskazanym w tych przepisach.

3. Komitet prowadzi działania, o których mowa w ust. 1, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Po otrzymaniu wniosku kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, kierownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie, kierownicy jednostek w działach lub kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, przekazują dokumenty, informacje, dane oraz inne materiały, o których mowa w ust. 1.

Rozdział 5

Sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach

§ 9. 1. Członkowie Komitetu w związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3, są uprawnieni do:

1) odbywania spotkań z pracownikami Ministerstwa oraz z pracownikami jednostek w działach w zakresie działania Komitetu;

2) występowania do dyrektorów komórek organizacyjnych w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w działach o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów - związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej Ministerstwie oraz jednostek w działach, w szczególności dotyczących kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego.

2. Członkowie Komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 1 pkt 1 po uprzednim poinformowaniu przewodniczącego i dyrektora właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w działach, a w przypadku działań wymienionych w ust. 1 pkt 2 w porozumieniu z przewodniczącym, za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Tryb uzyskiwania informacji wymienionych w § 9 ust. 1 pkt 2 został uregulowany w § 8 ust. 4.

Rozdział 6

Sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego

§ 10. 1. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach kontaktują się z Komitetem za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komitet kontaktuje się z kierownikami komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

Rozdział 7

Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zamianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego

§ 11. 1. W sprawach dotyczących wyrażenia zgody, o której mowa w art. 289 ust. 1 pkt 7 w związku z art. 281 ustawy o finansach publicznych dotyczących zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, Komitet działa na pisemny wniosek pracodawcy.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

4. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, może być, za zgodą lub na wniosek przewodniczącego Komitetu, prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego oraz pracodawcy, w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

5. Stanowisko Komitetu wyraża się w formie uchwały.

Rozdział 8

Sprawozdawczość z realizacji zadań Komitetu

§ 12. 1. Projekt sprawozdania Komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim jest uzgadniany ze wszystkimi członkami Komitetu.

2. Sprawozdanie podpisuje przewodniczący.

3. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań z roku poprzedniego Ministrowi oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie to podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.