Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykorzystania środków pieniężnych przekazanych przez Ministra Cyfryzacji tytułem finansowania lub dofinansowania realizacji zadania, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) BM - należy przez to rozumieć Biuro Ministra;

2) BBF - należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Finansowe;

3) beneficjencie - należy przez to rozumieć podmiot korzystający lub mający skorzystać z dotacji lub innych form udzielenia wsparcia finansowego ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister, na każdym etapie postępowania;

4) decyzji - należy przez to rozumieć nałożenie na beneficjenta obowiązku realizacji zadania na podstawie odrębnych przepisów;

5) dniach roboczych - należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej;

6) dotacji - należy przez to rozumieć dotację celową albo dotację podmiotową, czyli środki z budżetu państwa, oraz z państwowych funduszy celowych, których dysponentem jest Minister, przeznaczone na podstawie ustawy, innych ustaw lub umów międzynarodowych, na finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadań;

7) DP - należy przez to rozumieć Departament Prawny;

8) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Cyfryzacji;

9) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji albo sekretarzy stanu w Ministerstwie;

10) postępowaniu - należy przez to rozumieć procedurę w zakresie finansowania albo dofinansowania realizacji zadania przez Ministra, rozpoczynającą się decyzją (jeżeli dotyczy) lub wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia udzielonego finansowania albo dofinansowania;

11) sprawozdaniu - należy przez to rozumieć sprawozdanie częściowe albo sprawozdanie końcowe z wykonania zadania;

12) sprawozdaniu częściowym - należy przez to rozumieć sprawozdanie składane po każdym roku realizacji zadania objętego umową w przypadku, gdy przyznane finansowanie albo dofinansowanie wykracza poza rok budżetowy albo sprawozdanie składane w trakcie roku, gdy jest to uzasadnione specyfiką zadania;

13) sprawozdaniu końcowym - należy przez to rozumieć sprawozdanie składane za cały okres realizacji zadania objętego umową;

14) systemie EZD - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu prowadzenia spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

15) umowie - należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej albo umowę dotacji podmiotowej albo inną umowę, zawartą z beneficjentem na finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadania;

16) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.²⁾);

17) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania;

18) wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadania ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister;

19) zadaniu - należy przez to rozumieć zadanie publiczne do realizacji którego obowiązany jest beneficjent na podstawie aktu prawnego lub decyzji organu administracji rządowej albo bieżąca działalność beneficjenta, której finasowanie albo dofinansowanie przewidują przepisy rangi ustawowej lub umowa międzynarodowa ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister.

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania

§ 3. 1. Postępowanie wszczyna się na wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną, o ile wcześniej nie została wydana decyzja przez Ministra jako organu nadzorującego, na podstawie art. 37 ust. 1‒2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2024 r. poz. 534) albo decyzja Prezesa Rady Ministrów, o której mowa w art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów.

2. Wniosek zawiera:

1) określenie beneficjenta, któremu ma zostać przyznane finansowanie albo dofinansowanie;

2) zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

3) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów;

4) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia lub realizacji zadania;

5) w przypadku dotacji celowej - wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

6) opis długofalowych efektów realizowanego zadania - w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

7) wnioskowaną kwotę finansowania albo dofinansowania wraz z harmonogramem (jeżeli dotyczy) i przewidywanym kosztorysem realizacji zadania, ze wskazaniem kategorii i wysokości wydatków wraz z uzasadnieniem wskazanych wydatków oraz wskazanie wysokości środków finansowych własnych (jeżeli dotyczy) przeznaczonych na sfinansowanie zadania w zł;

8) źródło finansowania umowy (część budżetowa, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, obszar projektu, zadanie budżetowe).

3. Za kompletność wniosku odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

4. Wzór wniosku określa załącznik nr 1.

§ 4. 1. Właściwa komórka organizacyjna uzgadnia z beneficjentem, pod względem merytorycznym, szczegółowy zakres zadania, kosztorys jego realizacji oraz treść wniosku o wszczęcie postępowania.

2. Właściwa komórka organizacyjna opracowuje i udostępnia w systemie EZD projekt decyzji (jeżeli dotyczy), wniosek oraz projekt umowy do:

1) DP w celu weryfikacji pod względem formalno-prawnym;

2) BM w celu weryfikacji pod względem zapewnienia ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji;

3) BBF w celu weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym oraz potwierdzenia zabezpieczenia środków w planie finansowym Ministerstwa lub państwowego funduszu celowego.

3. DP, BM oraz BBF dokonuje weryfikacji, o której mowa w ust. 2, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu decyzji (jeżeli dotyczy), wniosku oraz projektu umowy.

4. W stosunku do propozycji lub uwag zgłoszonych w toku weryfikacji, o której mowa w ust. 2, w zakresie w jakim propozycje lub uwagi wykraczają poza zakres uzgodnienia wynikający z ust. 2, rozstrzygające jest stanowisko właściwej komórki organizacyjnej.

5. W przypadku konieczności zmiany planu finansowego (projektu planu finansowego), właściwa komórka organizacyjna występuje z wnioskiem do BBF o przygotowanie zmian w planie finansowym (projekcie planu finansowego).

6. Potwierdzenie zgodności wydatku z planem finansowym (projektem planu finansowego) następuje przez akceptację wniosku przez Głównego Księgowego części budżetu państwa 27 w systemie EZD.

§ 5. Po uzgodnieniu projektu decyzji (jeżeli dotyczy), wniosku oraz projektu umowy z beneficjentem oraz z DP, BM i BBF, właściwa komórka organizacyjna przedkłada, w systemie EZD, projekty tych dokumentów do Ministra w celu podpisania decyzji (jeżeli dotyczy) i zatwierdzenia wniosku.

§ 6.1. Podpisana przez Ministra decyzja (jeżeli dotyczy) i zatwierdzony wniosek stanowią podstawę do zawarcia umowy z beneficjentem.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach umowa może zostać podpisana po rozpoczęciu realizacji zadania, ale przed zakończeniem jego realizacji.

§ 7.1. Umowa może zostać zawarta przez osobę działającą w imieniu Ministra, na podstawie upoważnienia.

2. Przed podpisaniem umowy, umowa jest akceptowana, w systemie EZD, przez radcę prawnego z DP oraz Głównego Księgowego części budżetu państwa 27 w zakresie potwierdzenia zabezpieczenia środków w planie finansowym Ministerstwa lub państwowym funduszu celowym.

3. Decyzja (jeżeli dotyczy) oraz wniosek stanowią załączniki do umowy.

4. Za kompletność umowy oraz załączników odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

5. Wzór umowy dotacji celowej określa załącznik nr 2 , a wzór umowy wsparcia ze środków Funduszu Pomocy określa załącznik nr 3.

§ 8.Umowę zawiera się na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo w postaci papierowej opatrzonym podpisem własnoręcznym.

§ 9.Właściwa komórka organizacyjna przekazuje umowę, w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawarcia, do BBF oraz BM.

§ 10.BBF prowadzi wykaz umów zawartych w Ministerstwie na podstawie zarządzenia.

§ 11.Zmiana umowy lub wniosku dokonywana jest zgodnie z zasadami określonymi odpowiednio w § 3‒9.

§ 12.Dokonanie zmiany we wniosku nie wymaga opracowania jego tekstu jednolitego i za wystarczające uznaje się jednoznaczne wskazanie dokonanych zmian, które są uwzględnione w aneksie do Umowy.

Rozdział 3

Nadzór i kontrola nad realizacją umowy oraz rozliczenie umowy

§ 13. 1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór i kontrolę nad realizacją umowy oraz dokonuje jej rozliczenia. Kontrola prowadzona jest na zasadach i w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 224).

2. W celu sprawowania nadzoru i kontroli nad realizacją umowy właściwa komórka organizacyjna może nałożyć na beneficjenta obowiązek składania raportów z realizacji zadania lub sprawozdania częściowego.

3. Bieżący nadzór nad realizacją umowy może zostać, w szczególności oparty na obowiązku składania:

1) raportu z realizacji zadania, którego wzór określa załącznik nr 4;

2) raportu z realizacji prac objętych zadaniem, którego wzór określa załącznik nr 5.

4. Umowa z beneficjentem określa częstotliwość i zakres raportowania. W takim przypadku uzgodniony przez strony wzór raportu stanowi załącznik do umowy.

5. Umowa może przyznawać beneficjentowi uprawnienie do rozszerzania raportów lub sprawozdań, stanowiących wzory określone w załącznikach nr 4-6, o dodatkowe pozycje, o ile ułatwi to weryfikację merytoryczną i rachunkową raportów lub sprawozdań.

§ 14. 1. Beneficjent może dokonywać przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków bieżących, bez konieczności zmiany umowy, z zastrzeżeniem, że takie przesunięcia nie mogą powodować ograniczenia zakresu merytorycznego zadania.

2. Koszty ogólne podlegają rozliczeniu ryczałtowemu w wysokości:

1) do 10% poniesionych kosztów bezpośrednich na realizację zadania liczonych od sumy kosztów bezpośrednich w kategorii "usługi obce";

2) do 35% poniesionych kosztów bezpośrednich na realizację zadania liczonych od sumy kosztów bezpośrednich w pozostałych kategoriach.

3. W wyjątkowych sytuacjach progi, o których mowa w ust. 2, mogą być zmienione na wniosek beneficjenta przez Ministra.

§ 15.1. Rozliczenie umowy polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym i finansowym, w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków pieniężnych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa powszechnie obowiązującego i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie umowy odbywa się na podstawie informacji zawartych w raportach (jeżeli dotyczy), w sprawozdaniu częściowym (jeżeli dotyczy) lub sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie częściowe (jeżeli dotyczy) oraz sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminach określonych w umowie.

3. Wzór sprawozdania częściowego oraz wzór sprawozdania końcowego z wykonania zadania określa załącznik nr 6.

4. Kontrola i ocena merytoryczna wykorzystania środków pieniężnych przekazanych tytułem udzielonego finansowania albo dofinansowania polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

5. Właściwa komórka organizacyjna, w ramach przeprowadzanej kontroli i oceny merytorycznej sprawdza również elementy sprawozdania w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, w szczególności:

1) osiągnięcia celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) osiągnięcia rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

§ 16.1. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym, w terminie 5 dni roboczych, od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta. W wyjątkowych sytuacjach, w szczególności gdy sprawozdanie jest bardzo obszerne, kontrola i ocena realizacji zadania pod względem merytorycznym może zostać dokonana w terminie 7 dni roboczych od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta.

2. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu uchybień formalnych lub stwierdzenia nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem, występuje ona do beneficjenta o usunięcie stwierdzonych braków formalnych, wyjaśnienie wątpliwości lub złożenie korekty sprawozdania oraz wyznacza termin na dokonanie tych czynności, nie dłuższy niż 3 dni robocze. Wystąpienie do beneficjenta wstrzymuje bieg terminu, o którym mowa w ust. 1, do dnia, w którym beneficjent usunie braki, złoży wyjaśnienia lub złoży korektę sprawozdania. W terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania odpowiedzi od beneficjenta właściwa komórka organizacyjna dokonuje ponownej kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym.

3. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawozdanie wraz z jego oceną merytoryczną do BBF, w tym wystąpienie do beneficjenta, o którym mowa w ust. 2, i odpowiedź beneficjenta, niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu kontroli i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 1 i 2.

4. BBF dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje ją do właściwej komórki organizacyjnej, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania wraz z oceną merytoryczną od właściwej komórki organizacyjnej.

5. Ocena pod względem finansowym polega na sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym, wydatków zatwierdzonych przez właściwą komórkę organizacyjną.

6. W przypadku stwierdzenia podczas oceny sprawozdania pod względem finansowym nieprawidłowości w sprawozdaniu, BBF przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie, o którym mowa w ust. 4, licząc od dnia otrzymania sprawozdania przez BBF, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

7. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 6, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania, określając termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

8. BBF w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania od właściwej komórki organizacyjnej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej ocenę dotyczącą skorygowanego sprawozdania. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do ponownej oceny BBF złożone wyjaśnienia bądź korektę sprawozdania jedynie w przypadku, gdy powyższe dotyczy oceny pod względem finansowym.

9. W przypadku rozbieżności w ocenie zasadności i prawidłowości wydatków wykazanych w sprawozdaniu, rozstrzygające jest stanowisko właściwej komórki organizacyjnej.

§ 17.1. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania z BBF oceny sprawozdania pod względem finansowym, przekazuje zaakceptowaną przez dyrektora lub zastępcę dyrektora właściwej komórki organizacyjnej oraz przez dyrektora lub zastępcę dyrektora BBF informację dotyczącą realizacji zadania Ministrowi w celu zatwierdzenia rozliczenia umowy w zakresie rzeczowym i finansowym lub w przypadku braku akceptacji zwraca do właściwej komórki organizacyjnej. Akceptacje dokumentuje się w systemie EZD. Zatwierdzenie rozliczenia umowy w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra następuje przez opatrzenie dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2. Właściwa komórka organizacyjna, w terminie 2 dni roboczych, licząc od dnia zatwierdzenia rozliczenia umowy w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje tę informację beneficjentowi oraz do BBF i BM.

3. Wzór Informacji dotyczącej realizacji zadania w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji celowej/umowy wsparcia w zakresie rzeczowym i finansowym (na podstawie sprawozdania częściowego/końcowego) określa załącznik nr 7.

Rozdział 4

Przepis przejściowy i przepisy końcowe

§ 18. Do nadzoru i kontroli realizacji umów oraz rozliczenia umów zawartych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy rozdziału 3, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 19. Traci moc zarządzenie nr 20 Ministra Cyfryzacji z dnia 28 grudnia 2022 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 24).

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.