§ 1. Zarządzenie określa skład oraz regulamin organizacyjny Podkomitetu do spraw transformacji cyfrowej, zwanego dalej „Podkomitetem”, powołanego na podstawie § 8 ust. 1 pkt 4 załącznika do uchwały nr 1 Komitetu Monitorującego do spraw planu rozwojowego z dnia 17 maja 2023 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Komitetu Monitorującego do spraw planu rozwojowego, zwanego dalej „Komitetem”.

§ 2. 1. W skład Podkomitetu wchodzą:

1) Przewodniczący Podkomitetu - Dariusz Standerski – Sekretarz Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji;

2) Zastępca Przewodniczącego Podkomitetu – Dyrektor Departamentu Projektów i Strategii w Ministerstwie Cyfryzacji, do którego zakresu działania należą sprawy związane z koordynowaniem i realizacją działań Ministra Cyfryzacji w zakresie Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w ramach Komponentu C;

3) pozostali członkowie Podkomitetu – członkowie Komitetu, o których mowa w § 2 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 4 sierpnia 2022 r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego do spraw planu rozwojowego (Dz. Urz. Min. Fun. i Pol. Reg. poz. 19 i 27) albo ich zastępcy właściwi ze względu na zakres merytoryczny prac Podkomitetu.

2. Przewodniczący Podkomitetu, na podstawie zgłoszeń członków Komitetu, wyznacza pozostałych członków Podkomitetu, których liczba nie może być mniejsza niż 4.

§ 3. Przewodniczący Podkomitetu, z własnej inicjatywy lub na wniosek Zastępcy Przewodniczącego Podkomitetu lub pozostałych członków Podkomitetu, może zapraszać na posiedzenia Podkomitetu osoby, o których mowa w § 8 ust. 5 zdanie drugie załącznika do uchwały nr 1 Komitetu Monitorującego do spraw planu rozwojowego z dnia 17 maja 2023 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Komitetu Monitorującego do spraw planu rozwojowego.

§ 4. 1. Przewodniczący Podkomitetu:

1) prowadzi obrady Podkomitetu;

2) zwołuje posiedzenia Podkomitetu, w tym wyznacza ich terminy;

3) proponuje porządek obrad Podkomitetu;

4) podpisuje podjęte przez Podkomitet uchwały i protokoły z jego posiedzeń.

2. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Podkomitetu lub na jego bezpośrednie polecenie, zadania Przewodniczącego Podkomitetu wykonuje jego Zastępca.

§ 5. 1. Posiedzenia Podkomitetu odbywają się co najmniej dwa razy w roku.

2. Przewodniczący Podkomitetu, z własnej inicjatywy lub na pisemny uzasadniony wniosek Zastępcy Przewodniczącego Podkomitetu lub połowy pozostałych członków Podkomitetu może zdecydować, aby posiedzenia Podkomitetu odbywały się częściej.

3. Posiedzenia Podkomitetu odbywają się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

4. Informację na temat terminu posiedzenia Podkomitetu oraz proponowanego porządku obrad Sekretariat Podkomitetu przesyła drogą elektroniczną członkom Podkomitetu, co najmniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać skrócony przez Przewodniczącego Podkomitetu, jednak nie może być krótszy niż 10 dni kalendarzowych.

5. Przed planowanym posiedzeniem Podkomitetu jego członkowie oraz osoby zaproszone przez Przewodniczącego Podkomitetu na posiedzenie otrzymują drogą elektroniczną porządek obrad oraz dokumenty będące przedmiotem obrad.

§ 6. 1. Porządek obrad podlega zatwierdzeniu przez Podkomitet na początku każdego posiedzenia.

2. Każdy członek Podkomitetu może zgłosić do porządku obrad dodatkowy punkt najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem posiedzenia Podkomitetu.

3. Przewodniczący Podkomitetu może proponować wprowadzenie do porządku obrad dodatkowe sprawy, których nie dało się przewidzieć przed wyznaczonym terminem posiedzenia Podkomitetu.

§ 7. 1. Każdy projekt uchwały Podkomitetu jest przedmiotem debaty. Podczas debaty Przewodniczący Podkomitetu oraz członkowie Podkomitetu mogą zgłaszać do niego poprawki.

2. Uchwały Podkomitetu są przyjmowane zwykłą większością głosów członków Podkomitetu obecnych na posiedzeniu. W głosowaniu musi brać udział co najmniej połowa członków Podkomitetu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego Podkomitetu.

3. Każdy członek Podkomitetu dysponuje jednym głosem.

§ 8. 1. Z inicjatywy Przewodniczącego Podkomitetu lub na wniosek Zastępcy Przewodniczącego Podkomitetu lub co najmniej połowy pozostałych członków Podkomitetu, Podkomitet może podejmować uchwały w trybie obiegowym.

2. W ramach trybu obiegowego Sekretariat Podkomitetu przesyła drogą elektroniczną projekt uchwały wszystkim członkom Podkomitetu wraz z terminem na wyrażenie stanowiska wyznaczonym przez Przewodniczącego Podkomitetu.

3. W trybie obiegowym każdy z członków Podkomitetu może przesłać uwagi do otrzymanego projektu uchwały. Wszystkie uwagi wraz ze swoim stanowiskiem Przewodniczący Podkomitetu przekazuje członkom Podkomitetu.

4. W przypadku uwzględnienia uwag przez Przewodniczącego Podkomitetu uchwałę uznaje się za przyjętą. Uchwała jest podpisywana przez Przewodniczącego Podkomitetu oraz przesyłana drogą elektroniczną do członków Podkomitetu.

5. W przypadku nieuwzględnienia przez Przewodniczącego Podkomitetu uwag do projektu uchwały Przewodniczący Podkomitetu wycofuje ten projekt z procedowania w trybie obiegowym.

6. Projekt uchwały wycofany z procedowania w trybie obiegowym poddawany jest przez Przewodniczącego Podkomitetu pod głosowanie na posiedzeniu Podkomitetu.

7. W uzasadnionych przypadkach lub po wyrażeniu sprzeciwu przez co najmniej 2 członków Podkomitetu Przewodniczący Podkomitetu może wycofać projekt uchwały z procedowania w trybie obiegowym.

§ 9. 1. Z posiedzeń Podkomitetu sporządza się, w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia posiedzenia, protokół obejmujący w szczególności:

1) porządek obrad;

2) listę imienną uczestników obrad;

3) treść uchwał przyjętych przez Podkomitet wraz z informacją o liczbie oddanych głosów, w tym za przyjęciem uchwały, przeciw jej przyjęciu oraz wstrzymujących się;

4) skrócony przebieg obrad;

5) inne ustalenia Podkomitetu i Przewodniczącego Podkomitetu.

2. Protokół przesyła drogą elektroniczną członkom Podkomitetu Sekretariat Podkomitetu.

3. Członkowie Podkomitetu mogą wnosić uwagi do protokołu, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania. Uwagi zgłoszone po terminie nie będą uwzględniane w protokole.

4. Zgłoszenie uwag skutkuje koniecznością ustosunkowania się do nich przez Sekretariat Podkomitetu i przesłania w ciągu 7 dni roboczych wersji protokołu opracowanej w oparciu o uwzględnione uwagi do członków Podkomitetu.

5. Jeśli w ciągu kolejnych 5 dni kalendarzowych od daty rozesłania nowej wersji protokołu nie wpłyną do niego uwagi uznaje się tę wersję za przyjętą i przedkłada do podpisu Przewodniczącego Podkomitetu. Jeśli wpłyną kolejne uwagi protokół jest ponownie przesyłany do członków Podkomitetu.

6. Obieg opiniowania protokołu może wystąpić maksymalnie dwukrotnie.

7. W sytuacji, gdy do protokołu nie wpłyną uwagi, jest on uznany za zatwierdzony i jest przekazywany do podpisu Przewodniczącego Podkomitetu.

8. W przypadku zgłoszenia uwag o charakterze redakcyjnym Sekretariat Podkomitetu ma możliwość dokonania korekty bez ponownego przesyłania protokołu do członków Podkomitetu.

9. Ostateczna wersja protokołu zostaje przesłana drogą elektroniczną do wiadomości członków Podkomitetu.

§ 10. 1. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Podkomitetu z inicjatywy własnej lub na wniosek Zastępcy Przewodniczącego Podkomitetu, lub co najmniej połowy pozostałych członków Podkomitetu, może zwracać się do Komitetu z prośbą o opracowanie ekspertyz, analiz, badań i innych dokumentów niezbędnych do realizacji zadań Podkomitetu.

2. Przewodniczący Podkomitetu przedstawia sprawozdanie z efektów prac Podkomitetu Przewodniczącemu Komitetu - na jego wniosek oraz Komitetowi - na posiedzeniach lub w trybie obiegowym.

§ 11. 1. Obsługę Podkomitetu, w tym prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z jego pracami, zapewnia Sekretariat Podkomitetu w Departamencie Projektów i Strategii Ministerstwa Cyfryzacji.

2. Komunikacja Sekretariatu Podkomitetu z członkami Podkomitetu oraz osobami zaproszonymi przez Przewodniczącego Podkomitetu na posiedzenia odbywa się drogą elektroniczną za pomocą dedykowanego adresu poczty elektronicznej podkomitetKPO@cyfra.gov.pl.

3. Do zadań Sekretariatu Podkomitetu należy:

1) przygotowywanie porządku obrad Podkomitetu;

2) zawiadamianie o terminach posiedzeń Podkomitetu;

3) koordynowanie przygotowania oraz przesyłanie członkom Podkomitetu oraz osobom zaproszonym przez Przewodniczącego Podkomitetu na posiedzenia materiałów i projektów dokumentów przeznaczonych do rozpatrzenia lub zatwierdzenia przez Podkomitet, w szczególności projektów uchwał;

4) sporządzanie protokołów z posiedzeń Podkomitetu;

5) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z posiedzeniami Podkomitetu, w szczególności uchwał i protokołów z posiedzeń;

6) przygotowywanie i obsługa posiedzeń Podkomitetu;

7) prowadzenie bieżącej korespondencji z członkami Podkomitetu oraz osobami zaproszonym przez Przewodniczącego Podkomitetu na posiedzenia;

9) zamieszczanie informacji dotyczących Podkomitetu na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji;

10) obsługa korespondencji Podkomitetu, w tym skrzynki elektronicznej podkomitetKPO@cyfra.gov.pl;

11) wykonywanie innych zadań zleconych przez Przewodniczącego Podkomitetu w obszarze pracy Podkomitetu.

§ 12. 1. Koszty funkcjonowania Podkomitetu są finansowane ze środków budżetu państwa z części 27 – informatyzacja.

2. Członkowie Podkomitetu, o których mowa w § 2, nie otrzymują wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Podkomitetu.

§ 13. 1. Dane osobowe: imiona i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stopień naukowy lub tytuł zawodowy, nazwa reprezentowanej instytucji/organu członków Podkomitetu oraz osób zaproszonych przez Przewodniczącego Podkomitetu na posiedzenia, mogą być udostępniane wszystkim osobom biorącym udział w danym posiedzeniu Podkomitetu.

2. Za zgodą członka Podkomitetu jego dane osobowe: imiona i nazwisko, stopień naukowy lub tytuł zawodowy, nazwa reprezentowanej instytucji/organu, mogą być udostępniane na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji.

3. Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Wzór zgody, o której mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.