Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji, na podstawie:

1) ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1350 i 2227 oraz z 2020 r. poz. 284);

2) ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2184, z 2019 r. poz. 1815 oraz z 2020 poz. 695);

3) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 110, 284, 568 i 695);

4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568 i 695);

5) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688, 1570 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 284);

6) ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2018 r. poz. 1560, z 2019 r. poz. 2248 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 695 i 875);

7) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.¹⁾).

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) beneficjencie - należy przez to rozumieć podmiot, któremu zostało zlecone zadanie publiczne i z którym zawarta została umowa o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego albo podmiot, któremu jest udzielana dotacja podmiotowa;

2) DBiF - należy przez to rozumieć Departament Budżetu i Finansów w Ministerstwie Cyfryzacji;

3) decyzji - należy przez to rozumieć decyzję Ministra, wydawaną w przypadku zadań, o których mowa w art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, która stanowi podstawę do zawarcia umowy;

4) dotacji - należy przez to rozumieć środki, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, których dysponentem jest Minister, w tym:

a) dotacje celowe - środki w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e lub art. 127 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

b) dotacje podmiotowe - środki, w rozumieniu art. 131 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pochodzące z budżetu państwa;

5) DP - należy przez to rozumieć Departament Prawny w Ministerstwie Cyfryzacji;

6) EZD - należy przez to rozumieć system elektronicznego zarządzania dokumentacją w Ministerstwie Cyfryzacji;

7) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Cyfryzacji;

8) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji;

9) postępowaniu dotacyjnym - należy przez to rozumieć procedurę zlecania realizacji zadań publicznych albo dofinansowania działalności bieżącej przez Ministra, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

10) sprawozdaniu - należy przez to rozumieć sprawozdanie częściowe i sprawozdanie końcowe;

11) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) umowie - należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej zgodnie z art. 150 ustawy i umowę dotacji podmiotowej, zawartą z beneficjentem na dofinansowanie zadań lub działalności, o których mowa w ustawach wymienionych w § 1;

13) właściwym członku kierownictwa - należy przez to rozumieć odpowiednio sekretarza stanu lub podsekretarza stanu nadzorującego właściwą komórkę organizacyjną występującą z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego oraz nadzorującego postępowanie dotacyjne;

14) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego.

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§ 3. 1. Postępowanie dotacyjne, z zastrzeżeniem rozdziałów 3-6, wszczyna się na wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

2) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów;

3) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia zadania;

4) wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

5) opis długofalowych efektów realizowanego zadania - w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

6) wnioskowaną kwotę dotacji wraz z harmonogramem i kosztorysem realizacji zadania;

7) źródło finansowania dotacji (tj. część budżetowa, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, obszar projekt).

3. Przedmiotem wniosku może być tylko jedno zadanie, a w przypadku dotacji podmiotowej dofinansowanie działalności bieżącej.

4. Za kompletność wniosku, o którym mowa w ust. 1, odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

§ 4. 1. Szczegółowy zakres zadania oraz kosztorys jego realizacji jest uzgadniany z beneficjentem odpowiednio przez właściwą komórkę organizacyjną pod względem merytorycznym.

2. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje sporządzony zgodnie z § 3 ust. 1-3 wniosek oraz projekt merytorycznego uzasadnienia decyzji (jeśli dotyczy) do DP celem:

1) weryfikacji wniosku pod względem formalno-prawnym;

2) sporządzenia projektu umowy;

3) sporządzenia projektu decyzji o powierzeniu zadania - w przypadku zadań, o których mowa w art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych.

3. W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania do DP w systemie EZD kompletnego wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz projektu merytorycznego uzasadnienia decyzji (jeśli dotyczy), DP przekazuje do właściwej komórki merytorycznej zweryfikowany wniosek oraz projekty, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3.

4. Po otrzymaniu dokumentów, o których mowa w ust. 3, właściwa komórka merytoryczna przekazuje je do DBiF celem ich weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym oraz dokonania kontroli zgodności wydatku z planem finansowym (projektem planu finansowego) przez Głównego Księgowego Ministerstwa, z zastrzeżeniem ust. 6.

5. Weryfikacji i kontroli, o której mowa w ust. 4, DBiF dokonuje w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania do DBiF w systemie EZD przez właściwą komórkę merytoryczną dokumentów, o których mowa w ust. 3.

6. W przypadku konieczności zmiany planu finansowego, właściwa komórka organizacyjna występuje z wnioskiem do DBiF o przygotowanie właściwych zmian w planie finansowym.

§ 5. 1. Po uzgodnieniu wniosku, projektu umowy i decyzji (jeśli dotyczy) przez właściwą komórkę organizacyjną kolejno z DP oraz z DBiF, właściwa komórka organizacyjna uzgadnia projekt umowy z beneficjentem, wyznaczając mu termin na przedstawienie opinii do 3 dni roboczych od dnia przekazania mu wniosku, projektu umowy i decyzji (jeśli dotyczy). Odpowiedź beneficjenta może zostać przekazana w postaci elektronicznej.

2. DP, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania uzgodnionego przez właściwą komórkę organizacyjną z beneficjentem projektu umowy, o której mowa w ust. 1, sporządza ostateczny projekt umowy.

§ 6. Procedura uzgodnień jest powtarzana do czasu uzgodnienia wniosku, projektu umowy i decyzji (jeśli dotyczy).

§ 7. Po uzgodnieniu wniosku, projektu umowy i decyzji (jeśli dotyczy) z DP, DBiF oraz z beneficjentem oraz po zaakceptowaniu przez właściwego członka kierownictwa (z wyjątkiem sytuacji, gdy Minister sprawuje bezpośredni nadzór nad właściwą komórką organizacyjną), właściwa komórka organizacyjna przedkłada wniosek wraz z projektem umowy i decyzji (jeśli dotyczy), do zatwierdzenia wniosku oraz podpisania decyzji (jeśli dotyczy) przez Ministra.

§ 8. Zatwierdzony przez Ministra wniosek, o którym mowa w § 3, oraz podpisana przez Ministra decyzja (jeśli dotyczy), stanowią podstawę do zlecenia realizacji zadania beneficjentowi i zawarcia umowy dotacji.

§ 9. 1. Umowa zawierana jest w imieniu Ministra przez dyrektora lub zastępcę dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, działającego na podstawie upoważnienia Ministra.

2. Przed podpisaniem, umowa powinna być parafowana przez radcę prawnego z DP oraz Głównego Księgowego Ministerstwa w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy.

3. Wniosek, o którym mowa w § 3, oraz decyzja (jeśli dotyczy), stanowią załączniki do umowy.

4. Za kompletność projektu umowy oraz załączników odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

§ 10. 1. Umowę sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden przeznaczony jest dla beneficjenta;

2) dwa przeznaczone są dla Ministra, z których jeden zaakceptowany przez radcę prawnego z DP oraz Głównego Księgowego Ministerstwa właściwa komórka organizacyjna przekazuje do DBiF w terminie 2 dni roboczych od dnia jej zawarcia, natomiast drugi pozostaje we właściwej komórce organizacyjnej. Do oryginału umowy przekazywanej do DBiF, właściwa komórka organizacyjna załącza potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonego wniosku, o którym mowa w § 3 oraz kopię podpisanej decyzji (jeśli dotyczy), z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Umowa może zostać zawarta przez strony w formie elektronicznej, zgodnie z przyjętą w Ministerstwie "Instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Ministerstwie Cyfryzacji", stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 23 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2017 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Ministerstwie Cyfryzacji, zmienionego zarządzeniem nr 26 Dyrektora Generalnego z dnia 6 września 2019 r., zarządzeniem nr 2 z dnia 9 stycznia 2020 r. oraz zarządzeniem nr 26 z dnia 13 marca 2020 r.

§ 11. Rejestr umów dotacji prowadzi DBiF.

§ 12. Zmiana umowy dokonywana jest zgodnie z zasadami określonymi odpowiednio w § 3-10 i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Rozdział 3

Zlecanie zadań i udzielanie dotacji na podstawie ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej

§ 13. 1. Postępowanie dotacyjne na podstawie ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej wszczyna się na wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Do zlecania zadań i udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej stosuje się przepisy rozdziału 2 w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie oraz przepisy rozdziału 7.

Rozdział 4

Zlecanie zadań i udzielanie dotacji na podstawie ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym

§ 14. 1. Postępowanie dotacyjne na podstawie ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym wszczyna się na wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Do zlecania zadań i udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym stosuje się przepisy rozdziału 2 oraz przepisy rozdziału 7.

Rozdział 5

Zlecanie zadań i udzielanie dotacji na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

§ 15. Do zlecania zadań i udzielania dotacji na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie stosuje się przepisy tych ustaw.

Rozdział 6

Udzielanie dotacji podmiotowej

§ 16. Do udzielania dotacji podmiotowej stosuje się przepisy rozdziału 2 oraz przepisy rozdziału 7 odpowiednio.

Rozdział 7

Nadzór i kontrola nad realizacją umowy oraz rozliczenie dotacji

§ 17. 1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór i kontrolę nad realizacją umowy, w sposób określony w umowie.

2. Przedmiotem nadzoru i kontroli jest w szczególności prawidłowość wykorzystania udzielonej dotacji, pod względem zgodności z przeznaczeniem, a także ocena relacji pomiędzy wysokością wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją.

§ 18. 1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym i finansowym, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu częściowym i końcowym z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie częściowe oraz sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminach określonych w umowie dotacji.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym, w terminie 5 dni roboczych od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu z wykonania zadania uchybień formalnych lub stwierdzenia nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem, właściwa komórka organizacyjna występuje do beneficjenta o usunięcie stwierdzonych braków formalnych, wyjaśnienie wątpliwości lub złożenie korekty sprawozdania, wskazując termin nie dłuższy niż 3 dni robocze. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do DBiF kopię wystąpienia do beneficjenta oraz odpowiedź beneficjenta.

5. Kontrola i ocena merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną, która opiera się w szczególności na analizie:

1) informacji za każdy miesiąc, dotyczących realizacji zadania, według wzoru raportu, stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia,

2) zestawienia za każdy kwartał z realizacji prac objętych zadaniem, według wzoru raportu stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia

- z zastrzeżeniem ust. 6.

6. Umowa z Beneficjentem może określać inną częstotliwość raportowania oraz przekazywania informacji, o których mowa w ust. 5.

7. Kontrola i ocena merytoryczna dokonywana przez właściwą komórkę organizacyjną, obejmuje również sprawdzenie następujących elementów sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, przed przekazaniem go do kontroli finansowej dokonywanej przez DBiF, w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, a w szczególności:

1) osiągnięcia celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) osiągnięcia rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

8. Właściwa komórka organizacyjna najpóźniej w następnym dniu roboczym po dokonaniu kontroli i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 4, przekazuje sprawozdanie wraz z oceną do DBiF.

9. DBiF dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje ocenę do właściwej komórki organizacyjnej, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania skorygowanego sprawozdania wraz z oceną od właściwej komórki organizacyjnej.

10. Ocena pod względem finansowym polega na sprawdzeniu pod względem rachunkowym, zatwierdzonych zgodnie z ust. 5-7 przez właściwą komórkę merytoryczną, wydatków poniesionych zgodnie z umową dotacji.

11. DBiF w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu z wykonania zadania nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem realizującym zadanie, przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie, o którym mowa w ust. 9, licząc od dnia otrzymania sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

12. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 11, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, określając termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

13. DBiF w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania od właściwej komórki organizacyjnej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej ocenę dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.

§ 19. 1. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania oceny, o której mowa w § 18 ust. 9 lub ust. 13, przedkłada Ministrowi informację dotyczącą realizacji zadania w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, zaakceptowaną przez kierującego właściwą komórką organizacyjną oraz Głównego Księgowego.

2. Właściwa komórka organizacyjna, w terminie 2 dni roboczych, licząc od dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje do DBiF, a w przypadku współfinansowania dotacji ze środków UE również do komórki dysponującej tymi środkami, poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonej przez Ministra informacji, o której mowa w ust. 1, lub informację tę udostępnia w systemie EZD.

Rozdział 8

Przepis przejściowy i przepisy końcowe

§ 20. Do umów dotacji zawartych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy rozdziału 7.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 12 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 kwietnia 2018 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych (Dz. Urz. Min. Cyfr. poz. 12 oraz z 2019 r. poz. 8).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.