§ 1. [1] 1. Zarządzenie określa:

1) zadania i zasady funkcjonowania Rady Portfela Ministra [2] Cyfryzacji;

2) [3] zasady zatwierdzania do realizacji projektów przygotowywanych w komórkach organizacyjnych urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja, oraz w jednostkach podległych Ministrowi Cyfryzacji, zwanemu dalej „Ministrem”, lub przez niego nadzorowanych;

3) metodykę zarządzania projektami w urzędzie obsługującym Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [4] ;

4) wymagania dotyczące sposobu zarządzania projektami realizowanymi przez Ministerstwo, na rzecz urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [5] oraz przez jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

2. Metodyka zarządzania projektami w urzędzie obsługującym Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [6] , o której mowa w ust. 1 w pkt 3, stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. 1. Projektem w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest przedsięwzięcie spełniające łącznie następujące warunki:

1) stanowi sekwencję powiązanych ze sobą zadań mających wspólny cel;

2) dotyczy realizacji zadań w określonym czasie i z ustalonym budżetem;

3) zakłada dostarczenie konkretnych produktów i rezultatów;

4) [7] wymaga współpracy różnych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja lub współpracy urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja z innymi podmiotami;

5) nie jest ograniczone do realizacji bieżących zadań komórki organizacyjnej urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [8] .

2. Programem w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest zbiór projektów powiązanych ze sobą w celu osiągnięcia rezultatów i korzyści związanych z celami urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [9] .

§ 3. 1. Tworzy się Radę Portfela Ministra [10] , zwaną dalej „Radą”.

2. Rada jest organem odpowiedzialnym za strategiczne zarządzanie portfelem projektów urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [11] .

3. Do zadań Rady należy w szczególności:

1) [12] zapewnienie, że portfel projektów urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja jest zgodny z celami strategicznymi urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja;

2) decydowanie o tworzeniu i zamykaniu programów;

3) wskazywanie Właścicieli Programów;

4) zapewnienie koordynacji i spójności inicjowanych i realizowanych projektów, w tym decydowanie o przynależności projektu do programu;

5) ustalanie priorytetów dla projektów;

6) monitorowanie statusu realizacji portfela projektów i programów;

7) opiniowanie i zatwierdzanie Dokumentów Wizji Biznesowej projektu, zwanych dalej „wizją”;

8) powoływanie składu Komitetu Sterującego dla projektu oraz zatwierdzanie zmian w jego składzie;

9) wydawanie wytycznych Komitetom Sterującym;

10) ustalanie zasad współpracy w projekcie między urzędem obsługującym Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [13] a jednostkami podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi w przypadku wspólnej lub partnerskiej realizacji projektu;

11) dbanie o unikalność i niedublowanie się zakresów projektów;

12) rekomendowanie zmian w metodyce zarządzania projektami.

4. W skład Rady wchodzą:

1) Przewodniczący Rady – Minister;

2) Wiceprzewodniczący Rady – Sekretarz Stanu w Ministerstwie;

3) członkowie Rady:

a) Dyrektor Departamentu Systemów Państwowych,

b) Dyrektor Departamentu Rozwoju Usług Cyfrowych,

c) Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki,

d) Dyrektor Departamentu Zarządzania Danymi,

e) Dyrektor Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowego Instytutu Badawczego,

f) Dyrektor Instytutu Łączności – Państwowego Instytutu Badawczego,

g) Sekretarz Rady – Dyrektor Biura Analiz i Projektów Strategicznych.

5. Przewodniczący Rady:

1) kieruje pracami Rady;

2) zwołuje posiedzenia Rady i im przewodniczy;

3) zatwierdza do realizacji wizje projektów, zawierających główne założenia merytoryczne projektów, w szczególności wydaje decyzje, o których mowa w § 5.

6. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Rady kieruje Wiceprzewodniczący.

7. Sekretarz Rady, przy pomocy Biura Analiz i Projektów Strategicznych, zapewnia obsługę posiedzeń Rady, a w szczególności:

1) uzgadnia agendę posiedzenia Rady;

2) informuje o terminach posiedzeń,

3) przekazuje materiały na posiedzenie;

4) sporządza protokół z posiedzenia Rady i przekazuje go do zatwierdzenia Przewodniczącemu Rady;

5) prowadzi repozytorium decyzji Rady.

8. Przewodniczący Rady z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady może zapraszać do udziału w pracach Rady z głosem doradczym inne osoby, jeżeli ich udział jest uzasadniony zakresem tematycznym prac Rady.

9. Posiedzenia Rady odbywają się nie rzadziej niż raz w miesiącu. Członek Rady może wystąpić do Przewodniczącego Rady z wnioskiem o zwołanie dodatkowego posiedzenia.

10. Posiedzenia Rady odbywają się przy obecności Przewodniczącego Rady albo jego Zastępcy oraz co najmniej 1/3 członków Rady.

11. Rozstrzygnięcia Rady zapadają w drodze uzgodnienia.

12. W przypadkach gdy osiągnięcie uzgodnienia nie jest możliwe, projekt rozstrzygnięcia może być, z inicjatywy Przewodniczącego Rady, poddany głosowaniu. Rozstrzygnięcia, w drodze głosowania, zapadają zwykłą większością głosów obecnych członków Rady, a w razie równej liczby głosów – rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady.

13. Członek Rady może zgłosić do protokołu odrębne stanowisko w stosunku do rozstrzygnięcia podjętego na tym posiedzeniu Rady.

14. Osoby zaproszone na posiedzenie, które nie są członkami Rady, nie mają prawa głosu.

15. [14] Posiedzenia Rady mogą odbywać się stacjonarnie lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających w szczególności:

1) transmisję posiedzenia w czasie rzeczywistym między jego uczestnikami,

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której uczestnicy posiedzenia mogą wypowiadać się w jego toku

– z zachowaniem niezbędnych zasad bezpieczeństwa.

§ 4. 1. Dyrektor właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [15] , jednostka podległa Ministrowi lub przez Ministra nadzorowana opracowuje wizje zgodnie z Metodyką, która zawiera główne założenia merytoryczne.

2. Wizja podlega konsultacji:

1) z Biurem Analiz i Projektów Strategicznych w zakresie:

a) zgodności ze strategicznymi dokumentami rządowymi i programami,

b) sposobu realizacji,

c) oceny ryzyk,

d) powiązania planowanych produktów i rezultatów z innymi już realizowanymi w urzędzie obsługującym Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [16] projektami,

e) zapewnienia źródeł finansowania i racjonalności kosztów;

2) z Departamentem Prawnym w zakresie:

a) zgodności z obowiązującymi i planowanymi do przyjęcia przepisami prawa,

b) konieczności wprowadzenia zmian legislacyjnych niezbędnych do realizacji projektu.

3. Dyrektor Biura Analiz i Projektów Strategicznych koordynuje przygotowanie wizji oraz wprowadza do agendy Rady jej prezentację.

§ 7. Do projektów realizowanych w urzędzie obsługującym Ministra Cyfryzacji w zakresie działu administracji rządowej – informatyzacja [17] w dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia, przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio.