Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji na realizację zadań, o których mowa w art. 21 ust. 6 w związku z art. 22 pkt 2 oraz art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1158, 1452 i 2201).

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) beneficjencie – należy przez to rozumieć podmiot, któremu zostało zlecone zadanie publiczne i z którym zawarta została umowa o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego lub podmiot objęty wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego;

2) dotacji celowej – należy przez to rozumieć środki, w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pochodzące z budżetu państwa;

3) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji;

4) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Cyfryzacji;

5) postępowaniu dotacyjnym – należy przez to rozumieć procedurę zlecania realizacji zadań publicznych przez Ministra, rozpoczynającą się wnioskiem ojej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

6) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

7) umowie – należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej zawartą z beneficjentem na realizację zadań, o których mowa w § 1, zgodnie z art. 150 ustawy;

8) właściwym członku kierownictwa – należy przez to rozumieć odpowiednio sekretarza stanu, podsekretarza stanu nadzorującego właściwą komórkę organizacyjną, występującą z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego oraz nadzorującego postępowanie dotacyjne;

9) właściwej komórce organizacyjnej — należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego.

§ 3.Dotacji celowych dla beneficjentów udziela się po przeprowadzeniu postępowania dotacyjnego.

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§ 4. 1. Podstawą wszczęcia postępowania dotacyjnego jest wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną i zaakceptowany przez właściwego członka kierownictwa, chyba, że Minister sprawuje bezpośredni nadzór nad właściwą komórką organizacyjną. Wniosek o wszczęcie postępowania dotacyjnego podlega zatwierdzeniu przez Ministra.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

2) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów;

3) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia zadania;

4) wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

5) opis długofalowych efektów realizowanego zadania – w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

6) proponowaną kwotę dotacji wraz z kosztorysem i harmonogramem realizacji zadania.

3. Szczegółowy zakres zadania oraz kosztorys jego realizacji jest uzgadniany z beneficjentem odpowiednio przez właściwą komórkę organizacyjną pod względem merytorycznym, Departament Prawny Ministerstwa pod względem formalno-prawnym oraz Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa pod względem finansowym.

4. Za kompletność wniosku, o którym mowa w ust. 1, odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

5. Wzór minimalnego zakresu wniosku, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

6. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do umowy.

7. Przedmiotem wniosku może być tylko jedno zadanie.

Rozdział 3

Zlecenie zadania i udzielenie dotacji celowej

§ 6. Zatwierdzony przez Ministra wniosek, o którym mowa w § 4, stanowi podstawę do zlecenia zadania beneficjentowi, przy czym:

1) w przypadku zadań, o których mowa w art. 22 pkt 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, dotacja celowa na ich realizację jest udzielana na podstawie umowy dotacji celowej;

2) w przypadku zadań, o których mowa w art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, zadanie jest nakładane na beneficjenta w drodze decyzji Ministra, która jest podstawą do zawarcia umowy dotacji celowej.

§ 9.1. Umowa, zawierana jest w imieniu Ministra przez dyrektora lub zastępcę dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, działającego na podstawie upoważnienia Ministra.

2. Rejestr umów dotacji celowych prowadzi Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa.

3. Umowę, sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden egzemplarz oryginału umowy przeznaczony jest dla beneficjenta;

2) dwa egzemplarze oryginału umowy przeznaczone są dla Ministerstwa, z których jeden zaakceptowany przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego Ministerstwa właściwa komórka organizacyjna przekazuje do Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawarcia, natomiast drugi pozostaje we właściwej komórce organizacyjnej. Do oryginału umowy przekazywanej do Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa, właściwa komórka organizacyjna załącza potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię decyzji, o której mowa w § 7, oraz kopię zatwierdzonego wniosku, o którym mowa w § 4.

§ 10.Zmiana umowy dokonywana jest zgodnie z zasadami określonymi odpowiednio w § 4–9 i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Rozdział 4

Nadzór i kontrola nad realizacją umowy oraz rozliczenie dotacji celowej

§ 11. 1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór i kontrolę nad realizacją umowy, w sposób określony w umowie.

2. Przedmiotem nadzoru i kontroli jest w szczególności prawidłowość wykorzystania udzielonej dotacji z budżetu państwa, pod względem zgodności z przeznaczeniem, a także ocena relacji pomiędzy wysokością wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budżetu państwa.

§ 12.1. Rozliczenie dotacji celowej polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym i finansowym, a w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji celowej odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania, przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie z wykonania zadania w terminie określonym w umowie dotacji celowej.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym, w terminie 8 dni, licząc od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu z wykonania zadania uchybień formalnych, właściwa komórka organizacyjna występuje do beneficjenta o ich usunięcie, wskazując termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

5. Kontrola i ocena merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

6. Kontrola i ocena merytoryczna dokonywana przez właściwą komórkę organizacyjną, obejmuje również sprawdzenie następujących elementów sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, przed przekazaniem go do kontroli finansowej dokonywanej przez Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa, w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, a w szczególności:

1) osiągnięcia celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) osiągnięcia rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

7. Właściwa komórka organizacyjna najpóźniej w następnym dniu roboczym po dokonaniu kontroli i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 4, przekazuje sprawozdanie wraz z opinią do Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa.

8. Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje opinię w sprawie sprawozdania z wykonania zadania do właściwej komórki organizacyjnej, w terminie 8 dni, licząc od dnia otrzymania sprawozdania wraz z opinią od właściwej komórki organizacyjnej.

9. Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa, w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu z wykonania zadania nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem realizującym zadanie, przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie, o którym mowa w ust. 8, licząc od dnia otrzymania sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

10. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 9, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie, wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, określając termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

11. Departament Budżetu i Finansów Ministerstwa w terminie 5 dni, licząc od dnia otrzymania od właściwej komórki merytorycznej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej opinię dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.

§ 13.1. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 4 dni, licząc od dnia otrzymania opinii, o której mowa w § 12 ust. 8 lub 11, przedkłada Ministrowi informację dotyczącą realizacji zadania w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji celowej w zakresie rzeczowym i finansowym.

2. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 2 dni, licząc od dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji celowej w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje do Departamentu Budżetu i Finansów Ministerstwa, poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonej przez Ministra informacji, o której mowa w ust. 1, lub informację tę udostępnia w systemie EZD.

§ 14.Zarządzenie stosuje się odpowiednio do udzielania dotacji celowej, o której mowa w ustawie z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2184).

§ 15.Do umów dotacji zawartych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy Rozdziału 4 niniejszego zarządzenia.

§ 16.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2018 r.