§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb zatwierdzania do realizacji projektów informatycznych, przygotowywanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Cyfryzacji oraz w jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra Cyfryzacji, zwanego dalej „Ministrem”;

2) sposób organizacji zarządzania projektami informatycznymi, realizowanymi przez komórki organizacyjne Ministerstwa Cyfryzacji, zwanego dalej „Ministerstwem” albo jednostki podległe lub nadzorowane przez Ministra;

3) sposób organizacji zarządzania programowaniem działań Ministra, w tym:

a) wdrożenia Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, przyjętego uchwałą Rady Ministrów z dnia 27 września 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie przyjęcia programu rozwoju „Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa”, a w szczególności w zakresie Załącznika nr 1 do Programu pod nazwą „Planu Działań Ministra Cyfryzacji”,

b) opracowywania i wdrażania dokumentów wykonawczych do Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, zwanego dalej „Programem”.

§ 2. 1. Prace projektowe polegające na opracowaniu koncepcji, jej realizacji i ewaluacji realizowane mogą być w układzie departamentalnym lub macierzowym. Decyzję w tej sprawie podejmuje Pełnomocnik Ministra Cyfryzacji do spraw projektów informatycznych, zwany dalej „Pełnomocnikiem”, po zasięgnięciu opinii Kierownika Portfela Projektów. Decyzja w sprawie wyboru układu pracy przedstawiana jest Kierownictwu Ministerstwa Cyfryzacji.

2. Pełnomocnik wyznacza kierownika projektu, którego zadaniem jest przygotowanie i realizacja projektu oraz cykliczne składanie sprawozdań z jego realizacji Dyrektorowi Biura Zarządzania Portfelem Projektów. Wyznaczenie kierownika projektu może nastąpić przed zaakceptowaniem koncepcji, o której mowa w § 3.

§ 3. 1. Dyrektor właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej, jednostka podległa lub nadzorowana przez Ministra albo kierownik projektu opracowuje koncepcję zawierającą główne założenia merytoryczne projektu dokumentu wykonawczego do Programu albo projektu informatycznego, zwaną dalej „koncepcją”. Osobę odpowiedzialną za opracowanie koncepcji wskazuje Pełnomocnik.

2. Koncepcja zawiera:

1) nazwę projektu;

2) główny cel projektu i cele szczegółowe projektu;

3) założenia projektu, w tym opis zastosowań planowanych produktów projektu;

4) wskazanie interesariuszy projektu;

5) proponowane wskaźniki efektów realizacji projektu;

6) harmonogram realizacji;

7) szacunkowe koszty realizacji projektu oraz źródła ich sfinansowania;

8) wskazanie i opis potencjalnych ryzyk projektu oraz sposoby ich neutralizacji;

9) wskazanie propozycji osoby odpowiedzialnej za realizacje projektu;

10) analizę zgodności projektu z Architekturą Informacyjną Państwa lub wskazanie niezbędnych zmian Architektury.

3. W przypadku, gdy projekt ma być finansowany lub współfinansowany ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, w szczególności ze środków pochodzących z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa lub Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, koncepcja podlega konsultacji z Departamentem Koordynacji Funduszy Europejskich.

4. Koncepcja podlega zaopiniowaniu przez Departament Prawny w zakresie zgodności jej założeń z obowiązującymi przepisami prawa i formalno-prawnych możliwości jej realizacji, oraz Departament Budżetu i Finansów w zakresie możliwych źródeł finansowania zadań.

5. Koncepcja podlega uzgodnieniu z Kierownikiem Portfela Projektów pod kątem jej zgodności z celami i terminami realizacji innych projektów wdrażanych oraz planowanych do wdrożenia oraz zaopiniowaniu przez Dyrektora Biura Zarządzania Portfelem Projektów.

6. Przedstawiając koncepcję komórkom, o których mowa w ust. 3-5, i Kierownikowi Portfela Projektów, w celu jej uzgodnienia, zaopiniowania lub konsultacji, wskazuje się nieprzekraczalny termin na zgłoszenie uwag. Nieprzedstawienie stanowiska w wyznaczonym terminie uznaje się za przedstawienie opinii pozytywnej lub uzgodnienie.

§ 4. 1. Po przeprowadzeniu konsultacji, uzyskaniu wymaganych opinii oraz po uzgodnieniu z Kierownikiem Portfela Projektów koncepcja jest przedstawiana do zatwierdzenia Pełnomocnikowi.

2. Wniosek o zatwierdzenie koncepcji wnosi się do Pełnomocnika za pośrednictwem Dyrektora Biura Zarządzania Portfelem Projektów. Dyrektor Biura Zarządzania Portfelem Projektów przekazując koncepcję Pełnomocnikowi dołącza swoją opinię o koncepcji. Przekazanie koncepcji wraz z opinią następuje niezwłocznie.

3. Zatwierdzony przez Pełnomocnika wniosek, przekazywany jest do zaopiniowania członkowi kierownictwa Ministerstwa sprawującego nadzór nad komórką merytoryczną albo jednostką podległą lub nadzorowaną przez Ministra, która przygotowała koncepcję.

4. W przypadku opracowania koncepcji przez kierownika projektu koncepcję przekłada się do zaopiniowania członkowi kierownictwa wskazanemu przez Ministra.

§ 5. 1. Koncepcja przedstawiana jest do akceptacji Ministra po jej zatwierdzeniu przez Pełnomocnika oraz po uzyskaniu opinii właściwego członka kierownictwa

2. W przypadku wątpliwości zgłoszonych przez właściwego członka kierownictwa, Minister podejmuje decyzję o akceptacji koncepcji albo ojej braku, po uzyskaniu dodatkowych wyjaśnień i przeprowadzeniu dyskusji na posiedzeniu kierownictwa Ministerstwa. W posiedzeniu kierownictwa Ministerstwa uczestniczy Pełnomocnik.

3. W przypadku konieczności dokonania zmian w projekcie, przedstawienie koncepcji do akceptacji Ministrowi wymaga przeprowadzenia ponownego etapu konsultacji i opiniowana oraz uzyskania ponownego zatwierdzenia przez Pełnomocnika, a także uzyskania opinii właściwego członka kierownictwa Ministerstwa.

4. Kierownik projektu, na wniosek Pełnomocnika, Kierownika Portfela Projektów lub Dyrektora Biura Zarządzania Portfelem Projektów zobowiązany jest przekazywać informacje dotyczące stanu realizacji projektu.

§ 6. 1. Na każdym etapie przygotowywania projektu Minister może, w drodze decyzji, powołać komitet sterujący projektu.

2. Wniosek o powołanie komitetu kierownik projektu przedstawia Dyrektorowi Biura Zarządzania Portfelem Projektów.

3. We wniosku należy wskazać proponowany skład komitetu sterującego, w tym przewodniczącego, zastępcę przewodniczącego, przedstawicieli głównego użytkownika oraz głównego dostawcy oraz sekretarza.

4. Wniosek o powołanie komitetu wymaga akceptacji Pełnomocnika.

5. Po uzyskaniu akceptacji Pełnomocnika kierownik projektu przesyła projekt decyzji powołującej komitet sterujący do Departamentu Prawnego, w celu przedłożenia do podpisu Ministrowi.

§ 7. Na zaproszenie przewodniczącego w pracach komitetu sterującego mogą brać udział przedstawiciele komórek organizacyjnych Ministerstwa, jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra lub innych instytucji, stosownie do potrzeb projektu.

§ 8. Komitet sterujący projektu sprawuje nadzór nad realizacją projektu, a w szczególności:

1) monitoruje postęp prac oraz zgodność ich przebiegu z listą założeń biznesowych, wymaganiami funkcjonalnymi oraz obowiązującym stanem prawnym;

2) zatwierdza harmonogram realizacji projektu, propozycję zmian harmonogramu oraz zmiany projektu;

3) monitoruje poziom osiągania celów oraz wskaźników projektu;

4) przygotowuje plany nadzwyczajne i plany naprawcze;

5) zatwierdza plany realizacji etapów projektu oraz etapy planów nadzwyczajnych;

6) nadzoruje prawidłowość dostarczenia wszystkich produktów projektu;

7) nadzoruje spełnienie wszystkich kryteriów akceptacji projektu w odniesieniu do wymogów kwalifikowalności projektu.

§ 9. 1. Przewodniczący zwołuje posiedzenia komitetu sterującego projektu i przewodniczy jego obradom.

2. W przypadku nieobecności na posiedzeniu Przewodniczącego zastępuje go wskazany członek komitetu na podstawie pisemnego upoważnienia.

3. Szczegółowy zakres i podział zadań pomiędzy członków komitetu sterującego określa decyzja Ministra Cyfryzacji w sprawie utworzenia komitetu sterującego.

§ 10. Posiedzenia komitetu sterującego projektu odbywają się nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie.

§ 11. Za pracę w komitecie sterującym projektu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.