§ 1. Zarządzenie określa sposób nadzoru i kontroli wykorzystania i rozliczania środków, przekazanych przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych, oraz sposób postępowania w zakresie ich zwrotu.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) środkach, rozumie się przez to:

a) dotacje celowe w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a-c i e oraz ust. 2 pkt 2 i 5 ustawy o finansach publicznych,

b) płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich w rozumieniu art. 186 pkt 2 ustawy o finansach publicznych,

c) dotacje przekazane na ustawowe zadania Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

d) środki przekazane na realizacje projektów grantowych w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności,

e) środki przekazane w ramach programów, o którym mowa w art. 62d i art. 62h ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 475 i 742),

f) środki przekazane w ramach programów rządowych i resortowych, o których mowa w art. 62 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2024 r. poz. 338 i 743),

g) środki przekazane w ramach programów rządowych i resortowych, o których mowa w art. 187 i art. 197 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 177, 742 i 743),

h) środki przekazane na realizację programów rządowych i resortowych, o których mowa w art. 7 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o Funduszu Solidarnościowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 296), wraz z kosztami ich obsługi,

i) środki przekazane na realizację programów, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 113), wraz z kosztami ich obsługi,

j) inne, niż wymienione w lit. d-i, środki przekazane przez Ministra na realizację zadań publicznych, do których stosuje się odpowiednio przepisy ustawy o finansach publicznych;

2) decyzji - rozumie się przez to decyzję administracyjną dotyczącą zwrotu środków lub ich części, umorzenia, odroczenia terminów lub rozłożenia spłaty należności na raty;

3) beneficjencie - rozumie się przez to osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które otrzymały środki z budżetu państwa, z części budżetowej lub z państwowego funduszu celowego, których dysponentem jest Minister;

4) komórce merytorycznej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, z której zadaniami pozostają w bezpośrednim związku środki przekazane beneficjentom;

5) komórce właściwej do spraw finansowych - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której zadań należy obsługa finansowa dysponenta części budżetowej, dysponenta trzeciego stopnia lub dysponenta Funduszu Solidarnościowego, Funduszu Pracy lub Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

6) komórce właściwej do spraw kontroli - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, która odpowiada za realizację zadań kontrolnych w Ministerstwie;

7) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

8) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

9) sprawozdaniu - rozumie się przez to sprawozdanie częściowe lub końcowe z realizacji zadania publicznego finansowanego w ramach przyznanych środków;

10) umowie - rozumie się przez to umowę lub porozumienie, na podstawie których Minister zleca zadanie beneficjentowi i przekazuje środki;

11) ustawie o finansach publicznych - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 3. 1. Komórka merytoryczna sprawuje nadzór i kontrolę nad realizacją umowy oraz dokonuje jej rozliczenia.

2. Przedmiotem nadzoru i kontroli jest w szczególności prawidłowość wykorzystania przekazanych środków pod względem zgodności z przeznaczeniem, a także ocena relacji między wysokością wykorzystanych środków a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania tymi środkami.

3. Rozliczenie przekazanych środków, o którym mowa w ust. 1, polega na dokonaniu oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym i finansowym, w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonywania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.

4. Rozliczenie przekazanych środków odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta.

5. Zatwierdzenia rozliczenia przekazanych środków dokonuje Minister, działający na podstawie upoważnienia Ministra dyrektor komórki merytorycznej lub inny pracownik komórki merytorycznej posiadający stosowne upoważnienie Ministra.

§ 4. 1. W przypadku zatwierdzenia sprawozdania komórka merytoryczna przekazuje komórce właściwej do spraw finansowych informację o zatwierdzeniu sprawozdania, w terminie do 5 dni od dnia jego zatwierdzenia, sporządzoną według wzoru określonego w załączniku do zarządzenia.

2. Informację o zatwierdzeniu sprawozdania z wykorzystania środków przekazanych w danym roku budżetowym składa się w komórce właściwej do spraw finansowych, w nieprzekraczalnym terminie do 5 marca roku następnego, celem jej ujęcia w księgach rachunkowych poprzedniego okresu sprawozdawczego. Jeżeli dzień ten przypada w dniu wolnym od pracy, za dotrzymanie terminu uznaje się przekazanie informacji w pierwszym dniu roboczym przypadającym po dniu 5 marca. Informacje przekazane po tym terminie są ujmowane w księgach rachunkowych roku bieżącego.

3. Główny księgowy może podjąć decyzję o ujęciu informacji, o których mowa w ust. 2, przekazanych po dniu 5 marca roku następnego w księgach rachunkowych poprzedniego okresu sprawozdawczego, jeżeli jest to istotne dla rzetelności sporządzanych sprawozdań za dany okres.

4. W przypadku zatwierdzenia rozliczenia środków na realizację projektów pomocy technicznej finansowanych z udziałem środków europejskich oraz na współfinansowanie realizacji programów finansowanych z udziałem środków europejskich, informacja o zatwierdzeniu sprawozdania może być sporządzona na wzorach dokumentów stosowanych w tych projektach i programach.

§ 5. W przypadku stwierdzenia przez komórkę merytoryczną, że przekazane środki lub ich część zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, w rozumieniu art. 169 ustawy o finansach publicznych, i konieczny jest zwrot środków lub ich części do budżetu państwa lub państwowego funduszu celowego, stosuje się następujący tryb postępowania:

1) komórka merytoryczna zwraca się do komórki właściwej do spraw finansowych o wskazanie terminu, od którego nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych;

2) komórka merytoryczna informuje beneficjenta o stwierdzeniu wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobraniu nienależnie lub w nadmiernej wysokości oraz wzywa do zwrotu całości lub części środków, określając kwotę główną podlegającą zwrotowi oraz kwotę odsetek, i wyznacza jej termin zwrotu na wskazany numer rachunku bankowego, nie dłuższy niż 15 dni od dnia stwierdzenia wymienionych okoliczności;

3) po upływie terminu, o którym mowa w pkt 2, komórka merytoryczna występuje do komórki właściwej do spraw finansowych z zapytaniem, czy nastąpił zwrot środków, oraz przekazuje kopię wezwania do zwrotu całości lub części środków;

4) komórka właściwa do spraw finansowych informuje na bieżąco komórkę merytoryczną o zwrocie środków, przekazując kopię dowodu wpłaty;

5) w przypadku niedokonania zwrotu środków w terminie, o którym mowa w pkt 2, komórka merytoryczna wszczyna postępowanie administracyjne, w toku którego przygotowuje projekt decyzji administracyjnej dotyczącej zwrotu całości lub części środków;

6) zaakceptowany przez dyrektora komórki merytorycznej projekt decyzji jest przekazywany do akceptacji przez radcę prawnego oraz głównego księgowego;

7) decyzja jest podpisywana przez Ministra lub działającego na podstawie upoważnienia Ministra dyrektora komórki merytorycznej;

8) komórka merytoryczna przekazuje niezwłocznie decyzję beneficjentowi;

9) po uprawomocnieniu się decyzji komórka merytoryczna przekazuje komórce właściwej do spraw finansowych oryginał decyzji wraz z potwierdzeniem jej doręczenia beneficjentowi, a kopię decyzji - komórce właściwej do spraw kontroli;

10) w przypadku dokonania, na podstawie decyzji, zwrotu całości lub części środków przez beneficjenta komórka właściwa do spraw finansowych przekazuje komórce merytorycznej kopię dowodu wpłaty środków na konto Ministerstwa;

11) w przypadku złożenia przez beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub wniesienia skargi do sądu administracyjnego postępowanie w tym zakresie prowadzi komórka merytoryczna;

12) w przypadku złożenia przez beneficjenta wniosku o umorzenie należnych do zwrotu środków, odroczenia terminu spłaty całości lub części środków lub rozłożenia spłaty na raty postępowanie w tym zakresie prowadzi komórka merytoryczna;

13) komórka merytoryczna przekazuje na bieżąco do komórki właściwej do spraw finansowych wszelkie informacje mogące mieć wpływ na przebieg prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

§ 6. 1. Komórka właściwa do spraw kontroli przeprowadza kontrolę rozliczeń środków u beneficjenta.

2. W przypadku stwierdzenia, że przekazane do beneficjenta środki zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor komórki właściwej do spraw kontroli kieruje do dyrektora komórki merytorycznej pisemną informację o tym fakcie oraz występuje z wnioskiem o zajęcie stanowiska w sprawie.

3. Po otrzymaniu stanowiska komórki merytorycznej w sprawie stwierdzonych nieprawidłowości komórka właściwa do spraw kontroli sporządza dokument pokontrolny. Dyrektor komórki właściwej do spraw kontroli przekazuje komórce merytorycznej kopię dokumentu pokontrolnego.

4. Do postępowania wynikającego z otrzymania przez komórkę merytoryczną kopii dokumentu pokontrolnego stosuje się przepis § 5.

5. Komórka merytoryczna informuję komórkę właściwą do spraw kontroli o wydaniu decyzji i zwrocie środków.

§ 7. 1. W przypadku otrzymania zawiadomienia o wykryciu nieprawidłowości w wyniku przeprowadzenia kontroli przez instytucję zewnętrzną w zakresie wykorzystania środków i wykazania, że przekazane środki zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, komórka właściwa do spraw kontroli przesyła kopię podpisanego dokumentu pokontrolnego wraz z kopiami innych dokumentów do komórki merytorycznej oraz komórki właściwej do spraw finansowych.

2. Do postępowania wynikającego z otrzymania kopii dokumentów przez komórkę merytoryczną stosuje się przepis § 5.

§ 8. 1. W przypadku nieuiszczenia, w terminie wskazanym w decyzji, kwoty środków przypadających do zwrotu komórka właściwa do spraw finansowych wszczyna postępowanie egzekucyjne, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2023 r. poz. 2505 i 2760).

2. W przypadku stwierdzenia przez organ egzekucyjny, po przeprowadzeniu postępowania egzekucyjnego, bezskuteczności egzekucji i wydania postanowienia o jej umorzeniu wobec beneficjenta komórka właściwa do spraw finansowych przekazuje komórce merytorycznej kopię kompletu dokumentów, potwierdzonych za zgodność z oryginałem.

3. Po otrzymaniu kopii kompletu dokumentów komórka merytoryczna podejmuje działania w zakresie dochodzenia zwrotu środków z majątku członków organów zarządzających jednostek dotowanych, zgodnie z art. 107 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 i 2760) w związku z art. 67 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

4. W zakresie działań, o których mowa w ust. 3, komórka merytoryczna wszczyna postępowanie administracyjne, w toku którego wydaje się decyzję o zwrocie środków.

5. W zakresie decyzji, o której mowa w ust. 4, przepis § 5 stosuje się odpowiednio.

§ 9. 1. W trakcie prowadzenia postępowań w zakresie zwrotu środków radca prawny ustala terminy przedawnienia zobowiązania z tytułu zwrotu środków.

2. W zakresie czynności, o których mowa w ust. 1, komórka merytoryczna i komórka właściwa do spraw finansowych przekazują do radcy prawnego wszelkie informacje i dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie terminów przedawnienia zobowiązania z tytułu zwrotu środków.

§ 10. W przypadku stwierdzenia, w wyniku przeprowadzonej kontroli, okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych komórka merytoryczna lub komórka do spraw kontroli przygotowuje projekt zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych i przekazuje go do podpisu Ministrowi.

§ 11. Traci moc zarządzenie nr 39 Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu nadzoru i kontroli wykorzystania i rozliczania dotacji celowych (Dz. Urz. Min. Rodz. i Pol. Społ. poz. 42 oraz z 2022 r. poz. 17).

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.