Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 19
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 20 maja 2024 r.
(poz. 19)

PROCEDURA PRZYGOTOWYWANIA I ROZPATRYWANIA MATERIAŁÓW NA POSIEDZENIA KOLEGIUM MINISTERSTWA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

§ 1. 1. Procedura przygotowywania i rozpatrywania materiałów na posiedzenia kolegium Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwana dalej „procedurą”, ma zastosowanie do materiałów będących projektami dokumentów rządowych, o których mowa w § 19 ust. 1 i 2 uchwały nr 190 Rady Ministrów z dnia 29 października 2013 r. - Regulamin pracy Rady Ministrów (M.P. z 2022 r. poz. 348), wymagających akceptacji kierunkowych członków kierownictwa Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

2) kolegium Ministerstwa - należy przez to rozumieć ciało opiniodawczo-doradcze Ministra, składające się z członków kierownictwa Ministerstwa;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć:

a) Ministra,

b) Sekretarzy Stanu,

c) Podsekretarzy Stanu,

d) Dyrektora Generalnego;

4) kierującym jednostką przygotowującą materiał - należy przez to rozumieć kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa przygotowującą i przekazującą materiał na posiedzenie kolegium Ministerstwa.

§ 2. 1. Rozpatrywanie materiałów przez kolegium Ministerstwa może odbywać się w dwóch trybach:

1) w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy) lub

2) na posiedzeniu stacjonarnym.

2. Schemat przygotowywania i rozpatrywania materiałów przez kolegium Ministerstwa stanowi załącznik nr 1 do procedury.

§ 3. 1. Materiał przeznaczony do rozpatrzenia przez kolegium Ministerstwa kierujący jednostką przygotowującą materiał przekazuje do Biura Ministra za pośrednictwem obowiązującego w Ministerstwie elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

2. Kierujący jednostką przygotowującą materiał odpowiada za celowość, zawartość merytoryczną materiału oraz jego terminowe przekazanie do rozpatrzenia przez kolegium Ministerstwa.

3. Przekazywany materiał jest zaopatrzony w „Kartę informacyjną”, stanowiącą załącznik nr 2 do procedury, zaakceptowaną przez kierującego jednostką przygotowującą materiał oraz członka kierownictwa Ministerstwa nadzorującego daną jednostkę, zgodnie z obowiązującym w Ministerstwie zakresem czynności członków kierownictwa Ministerstwa.

§ 4. 1. Dyrektor Biura Ministra, po weryfikacji formalnej i zarejestrowaniu materiału w Rejestrze materiałów uzgadnianych przez kolegium Ministerstwa, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do procedury, przyjmuje projekt dokumentu do rozpatrzenia w trybie obiegowym.

2. W przypadku gdy materiał nie spełnia wymagań formalnych, Dyrektor Biura Ministra zwraca go kierującemu jednostką przygotowującą materiał, wskazując termin na uzupełnienie, nie krótszy niż 1 dzień roboczy.

3. W ramach rozpatrzenia projektu przez kolegium Ministerstwa w trybie obiegowym, Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Biura Ministra udostępnia członkom kolegium Ministerstwa, a także kierującym Departamentem Budżetu, Departamentem Komunikacji i Promocji oraz Departamentem Prawnym materiały wraz z Kartą informacyjną w wersji elektronicznej, wskazując termin do zajęcia stanowiska, nie krótszy niż 3 dni robocze.

4.W przypadkach obszernych dokumentów termin, o którym mowa w ust. 3, może zostać wydłużony.

5. Osoby wymienione w ust. 3 potwierdzają akceptację dokumentu na Karcie informacyjnej.

6. Akceptacja kierującego Departamentem Prawnym ma wyłącznie charakter kierunkowy co do dalszego procedowania dokumentu.

7. Projekt dokumentu skierowany do rozpatrzenia w trybie obiegowym uważa się za uzgodniony, jeżeli w wyznaczonym terminie nie zgłoszono uwag do projektu na załączonej Karcie informacyjnej.

8. W przypadku zgłoszenia uwag przez jednego z członków kolegium Ministerstwa lub kierującego komórką organizacyjną w Ministerstwie projekt dokumentu wymaga omówienia na posiedzeniu stacjonarnym, z udziałem wszystkich członków kolegium Ministerstwa, kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa zgłaszającą uwagi oraz kierującego jednostką przygotowującą materiał.

9. Biuro Ministra niezwłocznie informuje kierującego jednostką przygotowującą materiał o zaakceptowaniu przez kolegium Ministerstwa projektu dokumentu w trybie obiegowym lub o braku akceptacji, przekazując zgłoszone uwagi.

10. Biuro Ministra ustala termin, agendę spotkania i zawiadamia osoby wymienione w § 5 ust. 2 o wyznaczonym terminie i agendzie posiedzenia stacjonarnego.

11. Obsługę administracyjną posiedzeń kolegium Ministerstwa zapewnia Biuro Ministra.

§ 5. 1. Posiedzeniom stacjonarnym kolegium Ministerstwa przewodniczy Minister, a w przypadku jego nieobecności - członek kierownictwa Ministerstwa zastępujący Ministra stosownie do postanowień regulacji wewnętrznych obowiązujących w Ministerstwie dotyczących zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa.

2. W posiedzeniach stacjonarnych kolegium Ministerstwa uczestniczą:

1) członkowie kierownictwa Ministerstwa;

2) Dyrektor Biura Ministra, a w przypadku jego nieobecności - Zastępca Dyrektora Biura Ministra;

3) Dyrektor Departamentu Budżetu, a w przypadku jego nieobecności - Zastępca Dyrektora Departamentu Budżetu;

4) Dyrektor Departamentu Komunikacji i Promocji, a w przypadku jego nieobecności - Zastępca Dyrektora Departamentu Komunikacji i Promocji;

5) Dyrektor Departamentu Prawnego, a w przypadku jego nieobecności - Zastępca Dyrektora Departamentu Prawnego;

6) kierujący jednostką przygotowującą materiał.

3. W posiedzeniach stacjonarnych kolegium Ministerstwa mogą uczestniczyć inne osoby zaproszone przez Ministra.

4. Agenda posiedzenia stacjonarnego kolegium Ministerstwa jest opracowywana przez Dyrektora Biura Ministra i zatwierdzana przez Ministra, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do procedury.

5. Wniesienie na posiedzenie stacjonarne dodatkowej sprawy, która wymaga decyzji, może nastąpić jedynie za zgodą członka kierownictwa Ministerstwa.

6. W dniu poprzedzającym posiedzenie kolegium Ministerstwa agenda posiedzenia stacjonarnego, materiały oraz zgłoszone uwagi są przekazywane członkom kolegium Ministerstwa w wersji elektronicznej.

§ 6. 1. Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Biura Ministra uczestniczący w posiedzeniu stacjonarnym kolegium Ministerstwa sporządza protokół z posiedzenia wraz z zaleceniami, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do procedury, i przekazuje go do akceptacji Ministrowi lub przewodniczącemu posiedzeniu innemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

2. Protokół z posiedzenia, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w terminie do 10 dni od dnia posiedzenia.

3. Zaakceptowany protokół z posiedzenia, o którym mowa w ust. 1, Biuro Ministra udostępnia uczestnikom posiedzenia kolegium Ministerstwa do wiadomości i stosowania.

Załączniki do procedury przygotowywania i rozpatrywania materiałów
na posiedzenia kolegium Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj