Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

Zarządzenie określa zasady i tryb wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz zakres odpowiedzialności za jej realizację.

§ 2.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

3) członkach Kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

4) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament, biuro oraz wyodrębnione stanowisko w Ministerstwie;

5) dyrektorze - należy przez to rozumieć kierującego komórką organizacyjną w Ministerstwie;

6) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan tworzony na rok następny dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzany zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

7) sprawozdaniu z wykonania planu działalności - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni dla działów: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) samoocenie - należy przez to rozumieć proces oceny funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kierownictwo Ministerstwa;

9) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć logiczną i systematyczną metodę identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań;

10) ryzyku - należy przez to rozumieć miarę możliwości wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub planie działań Ministerstwa;

11) analizie ryzyka - należy przez to rozumieć proces oceny czynników ryzyka pod kątem ustalonych parametrów, prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnego skutku;

12) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć dyrektora, który jest odpowiedzialny za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów wskazanego ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia.

§ 3.

1. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków Kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów oraz pozostałych pracowników Ministerstwa dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

Rozdział 2

Zakres odpowiedzialności

§ 4.

1. Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w kierowanych przez niego działach: praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina.

2. Członkowie Kierownictwa Ministerstwa sprawują nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych, zgodnie z przepisami w sprawie zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa.

3. W ramach nadzoru nad komórkami organizacyjnymi członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności:

1) wyznaczają kierunki działań do realizacji na dany rok przez nadzorowane komórki organizacyjne, biorąc pod uwagę:

a) informacje o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej,

b) zasoby kadrowe,

c) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;

2) zatwierdzają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie obszaru działalności nadzorowanych przez nich komórek organizacyjnych.

§ 5.

Do zadań dyrektora należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) opracowanie propozycji celów, zadań i mierników komórki organizacyjnej na podstawie wyznaczonych kierunków działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1;

2) monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej oraz ich aktualizacja;

3) zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do zatwierdzonych celów i zadań komórki organizacyjnej;

4) składanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie działalności kierowanej komórki organizacyjnej;

5) dbanie o podnoszenie świadomości wśród pracowników w zakresie problematyki związanej z kontrolą zarządczą.

§ 6.

Departament Analiz Ekonomicznych i Prognoz, zwany dalej "DAE", w ramach kontroli zarządczej odpowiada za:

1) sporządzanie projektu planu działalności Ministra;

2) koordynację prac nad dokumentami zadaniowymi, tj. budżetem w układzie zadaniowym oraz Wieloletnim Planem Finansowym Państwa, w zakresie celów, mierników i ich wartości;

3) sporządzanie projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni.

§ 7.

1. Biuro Kontroli i Audytu, zwane dalej "BKA", realizuje zadania w ramach kontroli zarządczej, w szczególności:

1) koordynuje proces zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;

2) koordynuje przeprowadzanie samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;

3) sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;

4) koordynuje opracowanie planu działań Ministerstwa.

2. Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w BKA poprzez realizację swoich zadań dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

Rozdział 3

Sporządzenie planu działalności Ministra i sprawozdania z jego wykonania oraz opracowanie planu działań Ministerstwa

§ 8.

1. Dyrektorzy, po otrzymaniu informacji o wskazanych kierunkach działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1, sporządzają propozycje celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra i przekazują je do DAE w terminie do dnia 30 września każdego roku.

2. Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu propozycji celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra uwzględniają plany działalności tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 31).

3. DAE, na podstawie celów, zadań i mierników, o których mowa w ust. 1, opracowuje projekt planu działalności Ministra na rok następny.

4. DAE w terminie do dnia 20 października każdego roku przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnień.

5. Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami Kierownictwa Ministerstwa, DAE przekazuje do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku, przekazuje Prezesowi Rady Ministrów oraz przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

§ 9.

1. Dyrektorzy, w terminie do dnia 25 marca, przekazują do DAE sprawozdania komórek organizacyjnych z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni.

2. Dyrektorzy, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi i nadzorowanymi, przy sporządzaniu sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni uwzględniają sprawozdania tych jednostek sporządzonych zgodnie z zarządzeniem nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.

3. DAE, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, sporządza projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra za rok poprzedni na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2 i 3, i przekazuje do zatwierdzenia członkom Kierownictwa Ministerstwa.

4. DAE, przedkłada do podpisu Ministrowi uzgodniony z członkami Kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra, w terminie umożliwiającym opublikowanie go do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

§ 10.

1. Cele wskazane w planie działalności Ministra stanowią podstawę do opracowania przez BKA planu działań Ministerstwa.

2. Plan działań Ministerstwa określa w szczególności:

1) cele komórek organizacyjnych na dany rok;

2) zadania służące realizacji każdego z celów;

3) mierniki stopnia realizacji celów;

4) planowaną wartość mierników.

3. BKA koordynuje opracowanie i aktualizowanie celów, zadań i mierników planu działań Ministerstwa.

4. Plan działań Ministerstwa BKA udostępnia komórkom organizacyjnym w intranecie Ministerstwa w celu jego aktualizacji.

5. Dyrektorzy, dwa razy w roku w terminach: do dnia 15 lutego oraz do dnia 15 sierpnia, przedstawiają informacje o stopniu realizacji celów i zadań, o których mowa w § 5 pkt 2, ujętych w planie działań Ministerstwa, a w przypadku zagrożeń związanych z ich realizacją, przedstawiają propozycję działań naprawczych.

Rozdział 4

Samoocena kontroli zarządczej

§ 11.

1. Samoocena kontroli zarządczej jest to ocena funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w Ministerstwie, przeprowadzana co najmniej raz w roku przez pracowników Ministerstwa.

2. Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest z wykorzystaniem ankiet. Wzory ankiet oraz instrukcję ich wypełnienia określa BKA.

3. Pracownicy Ministerstwa, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny w ramach poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w postaci elektronicznej w terminie wskazanym przez Ministra, za pośrednictwem BKA.

4. BKA, po otrzymaniu zbiorczych wyników z dokonanej samooceny kontroli zarządczej, sporządza podsumowanie uwzględniające:

1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej,

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, wskazane przez osoby przeprowadzające ocenę,

3) proponowane działania naprawcze i przedkłada je do opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej.

5. Podsumowanie, o którym mowa w ust. 4, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości.

6. Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.

Rozdział 5

Zarządzanie ryzykiem

§ 12.

1. Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym wykonywanym na bieżąco w odniesieniu do celów i zadań Ministerstwa.

2. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1) identyfikację oraz okresową aktualizację celów i zadań Ministerstwa,

2) identyfikację zasobów niezbędnych do realizacji celów i zadań,

3) identyfikację ryzyka, w tym czynników o charakterze korupcyjnym lub nadużyć finansowych,

4) analizę ryzyka, w tym określenie rodzaju mechanizmów kontrolnych oraz ich znaczenia dla zdefiniowanych zdarzeń,

5) ewaluację ryzyka, w tym określenie rodzaju reakcji na ryzyko oraz akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko,

6) określenie właścicieli ryzyka oraz terminów wdrożenia reakcji na zidentyfikowane zdarzenia,

7) informowanie pracowników Ministerstwa o wynikach procesu zarządzania ryzykiem,

8) aktualizowanie wyników procesu zarządzania ryzykiem.

3. Komórki organizacyjne identyfikują ryzyka w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działań Ministerstwa.

4. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka komórki organizacyjne wskazują w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu,

2) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa,

3) o charakterze finansowym, w tym nadużyć finansowych oraz korupcyjnych;

4) o charakterze legislacyjnym,

5) związane z organizacją Ministerstwa, w tym strukturą organizacyjną i organizacją pracy,

6) dotyczące zasobów ludzkich,

7) dotyczące ochrony danych osobowych.

5. W procesach identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się wszelkie źródła informacji, w tym ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli, istotne ryzyka zasygnalizowane przez Komitet Audytu oraz podsumowanie samooceny, o którym mowa w § 11 ust. 4.

6. Komórki organizacyjne przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka co najmniej raz w roku, w terminach i w sposób wskazany przez BKA.

7. Dyrektorzy w Ministerstwie mają możliwość aktualizacji wyników procesu zarządzania ryzykiem w ciągu roku kalendarzowego. Czynności przeprowadzane są w szczególności w przypadku:

1) wprowadzania nowych zadań w systemie zarządzania,

2) podziału lub łączenia zadań objętych systemem zarządzania,

3) wystąpienia zjawiska korupcji w Ministerstwie.

8. W odniesieniu do zidentyfikowanego ryzyka, w tym dotyczących korupcji i nadużyć finansowych, określa się prawdopodobieństwo wystąpienia oraz jego wpływ na realizację celów i zadań.

9. Dyrektor, jako właściciel ryzyka dokonuje analizy ryzyka, a w szczególności identyfikacji i oceny ryzyka, określenia istotności ryzyka i wskazania postępowania z ryzykiem.

10. Na podstawie zebranej dokumentacji oraz opinii Zespołu do spraw kontroli zarządczej, BKA opracowuje okresowe podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem zawierające w szczególności:

1) zestawienie kluczowych ryzyk,

2) propozycje usprawnień i zmian mechanizmów kontrolnych dotyczących najistotniejszych zagrożeń, przedstawione przez właściwą komórkę organizacyjną.

11. Podsumowanie procesu zarządzania ryzykiem, BKA przekazuje członkom Kierownictwa Ministerstwa i Komitetowi Audytu do wiadomości, a w przypadku wystąpienia ryzyk kluczowych do akceptacji Ministra.

12. Podsumowanie publikowane jest w intranecie Ministerstwa.

Rozdział 6

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§ 13.

1. Dyrektorzy, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, przekazują do BKA oświadczenie o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, zatwierdzone przez nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.

2. Dyrektorzy nadzorujący jednostki podległe i nadzorowane przekazują do BKA, w terminie do końca marca każdego roku, zaopiniowane oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych, przekazywane przez te jednostki na podstawie zarządzenia nr 30 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.

3. Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządzany jest z uwzględnieniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej komórek organizacyjnych i jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra,

2) monitorowania realizacji celów i zadań,

3) wyników samooceny kontroli zarządczej,

4) podsumowania procesu zarządzania ryzykiem,

5) wyników audytu wewnętrznego,

6) wyników kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

4. BKA przekazuje do opinii Komitetowi Audytu projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.

5. BKA, po zaopiniowaniu projektu oświadczenia przez Komitet Audytu, przekazuje do podpisu Ministra projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w terminie umożliwiającym jego opublikowanie do dnia 30 kwietnia każdego roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

§ 14.

Traci moc zarządzenie nr 7 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 stycznia 2018 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 7).

§ 15.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.