Na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064, z 2018 r. poz. 1669 oraz z 2019 r. poz. 271 i 730) postanawia się, co następuje:

Załącznik do decyzji nr 3
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 29 maja 2019 r.

INSTRUKCJA W SPRAWIE MONITOROWANIA PORTFELA PROJEKTÓW STRATEGICZNYCH MINISTERSTWA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ, UJĘTYCH W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM MonAliZa

§ 1.

Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) Projekt - zorganizowane przedsięwzięcie niemające charakteru bieżącej działalności administracyjnej, które nastawione jest na dokonanie zmiany - zmierza do stworzenia w określonym czasie i budżecie unikalnego produktu lub usługi, które spełniają określone wymogi jakościowe i ilościowe;

2) Program - tymczasowa, elastyczna struktura stworzona do koordynowania, zarządzania strategicznego i nadzorowania wdrożenia zbioru powiązanych ze sobą projektów i działań, celem uzyskania rezultatów i korzyści związanych ze strategicznymi celami MRPiPS;

3) Portfel - zbiór programów i projektów oraz innych prac zgrupowanych dla efektywnego i skutecznego zarządzania i kontroli. Portfel to narzędzie do optymalnego osiągania celów strategicznych całej organizacji;

4) Lider Projektu - osoba pełniąca tę rolę przygotowuje i planuje projekt. Lider projektu jest odpowiedzialny za jego bieżące monitorowanie i zrealizowanie w ramach ustalonego czasu, wskaźników skwantyfikowanych i jakościowych oraz kosztów, minimalizując ryzyka i maksymalizując korzyści;

5) Sponsor - osoba pod opieką, której realizowany jest projekt/program, będąca ambasadorem projektu/programu zarówno wewnątrz Ministerstwa, jak i na zewnątrz. Sponsor zwołuje posiedzenia Komitetu Sterującego, zwanego dalej "KS", przewodniczy jego obradom i nadzoruje jego prace. W przypadku braku powołania KS, Sponsor przejmuje rolę i odpowiedzialność KS;

6) Komitet Sterujący - grupa osób, która sprawuje stały nadzór nad realizacją projektu/programu oraz podejmuje kluczowe decyzje co do jego uruchomienia, realizacji czy zakończenia, a także ponosi finalną odpowiedzialność za jego wdrożenie. Decyzje podejmowane są w drodze uzgadniania stanowisk. KS odpowiada za reagowanie w przypadku odstępstw od harmonogramu lub od zakładanych produktów - zarówno ich zakresu jak i jakości. Do zadań KS należy określenie celu i wstępnego zakresu działań na podstawie wizji strategicznej oraz zapewnienie wystarczających zasobów (w tym finansowych) do realizacji projektu/programu;

7) Kierownik Programu (zwany dalej "KP") - osoba odpowiedzialna za realizację programu. Aktywnie monitoruje postępy prac, inicjuje działania naprawcze oraz zapewnia integralność i koherentność programu. KP przygotowuje wstępne założenia projektów wchodzących w skład programu oraz wspiera Liderów Projektów w realizacji ich zadań;

8) Rada Portfela Ministerstwa, której rolę pełni Kierownictwo Ministerstwa uprawniona do podejmowania decyzji dotyczących składu i priorytetów portfela w zakresie programów/projektów realizowanych lub planowanych do realizacji w Ministerstwie;

9) Rada Programu - gremium, w skład którego wchodzą co najmniej: właściwy Członek Kierownictwa Ministerstwa, Kierownik Programu oraz przewodniczący Komitetów Sterujących projektów, wchodzących w skład programu. W przypadku programów mających charakter międzyresortowy, w skład Rady Programu wchodzą przedstawiciele właściwych Ministerstw pełniących ww. role w programie;

10) Biuro Portfela Projektów Strategicznych (zwane dalej "Biurem") - którego funkcję pełni Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Ministerstwa (zwany dalej "DWF"). Do zadań Biura należy raportowanie portfela, wspieranie, monitorowanie realizacji projektów/programów i dokonywanie oceny ww. danych pod kątem kompletności i aktualności zebranych informacji oraz przekazywanie ich do Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych za pośrednictwem Rządowego Biura Monitorowania Projektów, a także szerzenie kultury projektowej w Ministerstwie. Biuro ma prawo do wglądu w dokumentację, do monitorowania postępu prac programu/projektu oraz do bezpośredniego kontaktowania się z Radą Portfela Ministerstwa, Komitetami Sterującymi, Kierownikami programów, Liderami projektów oraz przedstawicielami innych Ministerstw;

11) Rada Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych - gremium powołane i działające na podstawie zarządzenia nr 58 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie Rady Monitorowania Projektów Strategicznych (M.P. poz. 442). Zadaniem Rady jest m.in. inicjowanie i wspieranie działań mających na celu nawiązanie i określenie zasad współpracy między podmiotami odpowiedzialnymi za realizację portfela projektów strategicznych;

12) "MonAliZa" (Monitoring - Analiza - Zarządzanie) - narzędzie informatyczne do zarządzania projektami, programami i portfelami projektów.

§ 2.

1. Projekt/Program jest monitorowany w ramach procesu projektowego złożonego z czterech faz: przygotowania, planowania, realizacji oraz zakończenia.

2. W fazie przygotowania właściwa merytorycznie komórka organizacyjna definiuje inicjatywę projektową/programową, która prezentowana jest Radzie Portfela Ministerstwa na posiedzeniu Kierownictwa Ministerstwa. Rada Portfela Ministerstwa zezwala na realizację projektu/programu, wstrzymuje prace nad inicjatywą lub podejmuje decyzję o zakończeniu prac. W celu prezentacji Radzie Portfela Ministerstwa komórka organizacyjna wypełnia Fiszkę projektu/programu (załącznik nr 1 do Instrukcji). Fiszka projektu/programu zawiera podstawowe informacje dotyczące m.in. celu/wskaźników realizacji celu, korzyści/wskaźników realizacji korzyści, osób zaangażowanych w projekt oraz zawiera harmonogram fazy planowania, wstępny szkic budżetu i główne ryzyka. Kopia fiszki projektu/programu zostaje przesłana do Biura.

3. W przypadku zgody na realizację inicjatywy projektowej/programowej właściwy członek Kierownictwa Ministerstwa, nadzorujący komórkę organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektu/programu, nakazuje w ramach inicjatywy powołanie struktury zarządczej zgodnie z załącznikiem nr 2 do Instrukcji, wskazując poszczególne role w projekcie/ programie tj. Sponsora, Komitet Sterujący wraz z Przewodniczącym i członkami, Kierownika inicjatywy projektowej/ programowej oraz Lidera projektu.

4. W fazie planowania właściwa merytorycznie komórka organizacyjna, wraz z pracownikami innych komórek lub resortów (o ile dotyczy), przygotowuje szczegółowe założenia inicjatywy projektowej/programowej. Ponadto, jeżeli to konieczne, przygotowuje wniosek o dofinansowanie w zależności od wymagań, w ramach, których będzie on realizowany oraz w przypadku korzystania z funduszy europejskich - wynikających z nich dokumentów programowych.

5. Projektowi/programowi, który uzyska akceptację Rady Portfela Ministerstwa/Rady Programu (o ile dotyczy) zostaje przypisana jedna z dwóch kategorii:

1) kategoria "A" wskazująca, iż dany projekt/program został uznany za priorytetowy z punktu widzenia Rady Portfela Ministerstwa i podlega szczegółowemu monitorowaniu przez Radę Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych oraz Radę Programu (o ile dotyczy) w ramach systemu informatycznego MonAliZa;

2) kategoria "B" wskazująca, iż danemu projektowi/programowi decyzją Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostało przypisane mniejsze znaczenie strategiczne. Projekt/program podlega monitorowaniu przez Radę Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych w ramach systemu informatycznego MonAliZa.

6. Lider projektu/Kierownik programu przekazuje decyzję Rady Portfela Ministerstwa oraz Rady Programu (o ile dotyczy) w ciągu 5 dni roboczych do Biura Portfela Projektów Strategicznych (Biuro).

7. Biuro niezwłocznie przekazuje Radzie Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych propozycję projektu/ programu Ministerstwa wraz z przypisaną kategorią, celem przyjęcia.

§ 3.

1. Po uzyskaniu zgody Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych na włączenie propozycji projektu/ programu do Portfela projektów/programów Ministerstwa, Biuro, na podstawie danych zawartych w Karcie projektu/ programu (załącznik nr 3 do Instrukcji), rejestruje projekt/program w systemie informatycznym MonAliZa. Biuro dokonuje oceny ww. danych pod kątem kompletności i aktualności oraz wskazuje właściwą fazę realizacji przedsięwzięcia, o których mowa w § 2 ust. 1.

2. W przypadku braków bądź błędów w danych dotyczących projektu/programu, przekazanych przez Lidera projektu/ Kierownika programu, zawartych w załączniku nr 3 do Instrukcji, Biuro niezwłocznie wzywa do skorygowania i ponownego przekazania załącznika nr 3 do Instrukcji.

3. Przekazanie danych poszczególnych projektów/programów odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl. Dane przekazuje Lider projektu, Kierownik programu lub formalnie wyznaczone przez nich osoby.

4. Projekty/programy podlegają cyklicznemu monitoringowi. Projekty powiązane ze Strategią na Rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju (SOR) oraz do Strategią Rozwoju Kapitału Ludzkiego również podlegają monitorowaniu w ramach systemu informatycznego MonAliZa.

5. W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu/programu:

1) pojawią się zmiany będące wynikiem realizacji projektu/programu,

2) wystąpiły okoliczności niezależne od Lidera/Kierownika, powodujące konieczność wprowadzenia zmian do projektu/programu,

3) stwierdzono nieosiągnięcie na danym etapie projektu założonych produktów

- informację taką niezwłocznie należy przekazać do Biura celem naniesienia zmian w systemie MonAliZa, wypełniając załącznik nr 3 do Instrukcji - Kartę projektu/programu, z zaznaczeniem wprowadzonych zmian.

§ 4.

1. Na ostatni dzień każdego miesiąca Biuro potwierdza Rządowemu Biuru Monitorowania Projektów aktualność i kompletność danych na temat projektów/programów będących w kompetencji Ministerstwa zawartych w systemie teleinformatycznym MonAliZa.

2. Lider projektu/Kierownik programu jest zobowiązany do:

1) 20 dnia każdego miesiąca informowania o wszelkich zmianach, które zaszły w realizowanym projekcie. Informacja taka wysyłana jest na adres: sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl wypełniając załącznik nr 4 do Instrukcji - Formularz zbierania danych;

2) niezwłocznego informowania Biura o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji wraz z podaniem przyczyny;

3) w przypadku braku zmian mających wpływ na dane projektowe/programowe z poprzedniego miesiąca, Lider projektu/Kierownik programu wysyła na adres sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl informację o braku takich zmian do 20 dnia każdego miesiąca.

3. W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości w informacjach przekazanych do Biura, Lider projektu/ Kierownik programu zobowiązany jest do niezwłocznego przesłania poprawionych/skorygowanych i aktualnych informacji.

4. Na pisemne wezwanie Biura Lider projektu/Kierownik programu przedstawia wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu/programu, w terminie określonym w tym wezwaniu.

5. W przypadku pilnych zapytań ze strony Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych dotyczących szczegółów realizowanych projektów/programów, Biuro może telefonicznie lub drogą elektroniczną w trybie roboczym konsultować wątpliwe kwestie, uzyskując wiążące informacje od Lidera projektu/ Kierownika programu.

§ 5.

1. Faza zakończenia projektu/programu rozpoczyna się w momencie zakończenia wdrożenia, po którym projekt/program przechodzi w fazę bieżącej działalności. Lider projektu/Kierownik programu zobowiązany jest do wypełnienia Raportu zamknięcia projektu (załącznik nr 5 do Instrukcji) i przekazania jej niezwłocznie do Biura po upływie terminu zakończenia realizacji projektu/programu.

2. Biuro Portfela Projektów Strategicznych Ministerstwa przedkłada Radzie Portfela Ministerstwa Raport zamknięcia projektu celem zatwierdzenia oraz przedłożenia Radzie Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych za pośrednictwem Rządowego Biura Monitorowania Projektów.

§ 6.

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją zastosowanie mają zasady wynikające z Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa.

2. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej Instrukcji będą wyjaśniane pomiędzy Biurem a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

Załącznik nr 1 do Instrukcji
- Fiszka projektu/programu

Załącznik nr 2 do Instrukcji
- Powołanie struktury zarządczej

Załącznik nr 3 do Instrukcji
- Karta programu