§ 1.

1. W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej „Ministerstwem”, powołuje się Zespół do spraw realizacji projektu „Monitoring Pracy i Pobytu w Celach Zarobkowych Cudzoziemców na Terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”, zwanego dalej „Projektem”, w skład którego wchodzą:

1) Komitet Sterujący;

2) Kierownik Projektu;

3) Specjalista do spraw zapewnienia jakości;

4) Zespół realizacyjny Projektu, zwany dalej „Zespołem projektowym”.

2. Imienny skład Zespołu do spraw realizacji Projektu określa załącznik do zarządzenia.

§ 3.

Komitet Sterujący odpowiada za zarządzanie strategiczne Projektem, posiada uprawnienia decyzyjne i ponosi odpowiedzialność za końcowy rezultat Projektu. W zakresie obowiązków zarządczych i nadzorczych:

1) wyznacza kierunki, cele i metody działania w zakresie realizowanego Projektu;

2) monitoruje zgodność Projektu z przyjętymi wcześniej celami i założonymi ramami w zakresie: zasobów, środków, metod oraz terminów, w tym ustala tolerancje kosztowe i terminowe dla Projektu;

3) zatwierdza dokumenty strategiczne dla realizacji Projektu, w tym w szczególności Dokument Inicjujący Projekt i Raport Końcowy;

4) zatwierdza kolejne działania w Projekcie, harmonogramy ich realizacji oraz przypisane zasoby kadrowe i finansowe;

5) zarządza ryzykami Projektu wykraczającymi poza możliwości działania Kierownika Projektu;

6) zatwierdza zmiany istotne z punktu widzenia osiągnięcia celów Projektu;

7) dokonuje oceny postępu prac w realizacji Projektu;

8) monitoruje płatności związane z Projektem;

9) dokonuje zmiany Kierownika Projektu, Specjalisty do spraw zapewnienia jakości oraz członków Zespołu projektowego.

§ 4.

Kierownik Projektu odpowiada za osiągnięcie zdefiniowanych celów Projektu w zakładanym czasie oraz w ramach zaplanowanego budżetu. Na bieżąco, operacyjnie zarządza całością Projektu, nadzoruje jego realizację od strony merytorycznej oraz w zakresie zgodności z założeniami zadeklarowanymi we wniosku o dofinansowanie. Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności:

1) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Ministerstwa, instytucjami zewnętrznymi oraz Instytucją Pośredniczącą w zakresie spraw prowadzonych przez Zespół projektowy;

2) kierowanie Zespołem projektowym i zarządzanie zasobami Projektu, w tym zlecanie i rozliczanie zadań wykonywanych przez członków Zespołu;

3) prowadzenie nadzoru nad Projektem pod kątem jego zgodności z harmonogramem rzeczowo-finansowym, Studium Wykonalności oraz decyzjami Komitetu Sterującego;

4) ustalanie, aktualizowanie i uzgadnianie z Komitetem Sterującym Planu Projektu, w tym szczegółowego harmonogramu Projektu, a w razie potrzeby wdrażanie planów awaryjnych;

5) monitorowanie, identyfikowanie i analizowanie ryzyk biznesowych w Projekcie;

6) zapewnienie wytworzenia wszystkich zaplanowanych w Projekcie produktów, zgodnie z przyjętymi dla nich założeniami funkcjonalnymi i technicznymi oraz kryteriami jakościowymi;

7) przedkładanie Komitetowi Sterującemu raportów o postępach prac, a także o ewentualnych zagrożeniach lub problemach pojawiających się w trakcie realizacji Projektu, wraz z propozycjami działań zaradczych;

8) opiniowanie dokumentów strategicznych dla realizacji Projektu, w tym Dokumentu Inicjującego Projekt i Opisu Produktów;

9) reprezentowanie Projektu w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi;

10) sprawowanie nadzoru nad realizacją działań promocyjnych Projektu;

11) przygotowanie Raportu Końcowego Projektu;

12) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej.

§ 5.

1. Kierownika Projektu podczas jego nieobecności zastępuje Koordynator do spraw integracji Partnerów Projektu.

2. Kierownik Projektu za realizację zadań w ramach projektu otrzymuje wynagrodzenie w formie dodatku zadaniowego.

§ 6.

Osoba pełniąca w projekcie rolę specjalisty do spraw zapewnienia jakości odpowiada za utrzymanie wysokich standardów jakości, w tym odnoszących się zarówno do częściowych, jak i finalnych produktów projektu. W zakresie zadań Specjalisty do spraw zapewnienia jakości znajdują się w szczególności:

1) prowadzenie Rejestru Ryzyk oraz weryfikowanie aktualności zapisów w tym rejestrze, w tym określanie wpływu zidentyfikowanego zagrożenia na Projekt i proponowanie sposobu reakcji;

2) weryfikowanie i opiniowanie dokumentów wytworzonych w Projekcie, przygotowywanych zgodnie z wymogami porozumienia o dofinansowanie Projektu;

3) opiniowanie i zatwierdzanie dokumentacji przygotowywanej na potrzeby wszczęcia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu w Ministerstwie;

4) ustalanie kryteriów jakościowych dla produktów Projektu;

5) opiniowanie częściowych i finalnych produktów wytworzonych w trakcie realizacji Projektu, w tym pod kątem ich zgodności z kryteriami jakościowymi;

6) nadzorowanie zamieszczania i aktualizowania w repozytorium Projektu wytworzonych na potrzeby Projektu dokumentów oraz produktów;

7) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie.

§ 7.

Specjalista do spraw zapewnienia jakości za realizację zadań w ramach projektu otrzymuje wynagrodzenie w formie dodatku zadaniowego.

§ 8.

1. Zespół projektowy składa się z osób realizujących zadania zaplanowane w ramach Projektu i podlega bezpośrednio Kierownikowi Projektu. Zespołem kieruje Kierownik Projektu.

2. W skład Zespołu projektowego wchodzą:

1) Zespół do spraw prawnych i merytorycznych;

2) Zespół do spraw technicznych;

3) Zespół do spraw promocji i komunikacji;

4) Zespół do spraw finansowych i zamówień publicznych.

3. Członkowie Zespołu projektowego będący pracownikami Ministerstwa za realizację zadań w ramach projektu otrzymują wynagrodzenie w formie dodatku zadaniowego lub dodatku specjalnego.

§ 9.

1. W skład Zespołu do spraw merytorycznych i prawnych wchodzą:

1) Koordynator do spraw integracji partnerów Projektu, do zadań którego należą w szczególności:

a) zapewnienie zgodności realizacji Projektu z Porozumieniami zawartymi z Partnerami Projektu,

b) bieżąca współpraca z Partnerami Projektu, dbanie o prawidłowy obieg informacji adresowanych do Partnerów Projektu, jak również informowanie ich o zaistniałych nieprawidłowościach,

c) nadzorowanie realizacji Centralnej Bazy Danych Cudzoziemców oraz produktów Partnerów Projektu,

d) ustalanie wpływu zidentyfikowanych zagrożeń i szans na Projekt oraz proponowanie sposobów reakcji na zagrożenia w Projekcie,

e) opiniowanie dokumentów strategicznych dla realizacji Projektu, w tym w szczególności: Dokumentu Inicjującego Projekt, Opisów Produktów, Raportu Końcowego,

f) bieżąca współpraca z Kierownikiem Projektu,

g) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu, raportu z wykonanych w danym miesiącu prac,

h) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją,

i) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie;

2) Specjaliści do spraw merytorycznych, do zadań których należą w szczególności:

a) określanie wymagań w procesie analizy i projektowania rozwiązań w Projekcie oraz kryteriów jakościowych ich odbiorów,

b) dokonywanie oceny od strony merytorycznej rozwiązań projektowych w celu wybrania rozwiązania optymalnego,

c) uczestniczenie w przygotowywaniu dokumentacji niezbędnej do wszczęcia procedur przetargowych (wniosków, wzorów umów, opisów przedmiotów zamówień, itp.) na produkty Projektu, odpowiedzi na zapytania dostawców lub wykonawców, w tym również w pracach komisji przetargowych,

d) weryfikowanie, na podstawie wymagań funkcjonalnych zdefiniowanych dla poszczególnych produktów Projektu, i ocenianie opracowanych dla tych produktów scenariuszy testowych,

e) opiniowanie dokumentów oraz częściowych i finalnych produktów wytworzonych w Projekcie,

f) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

g) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa,

h) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją – dotyczy pracowników Ministerstwa.

Specjaliści do spraw merytorycznych, wymienieni w załączniku do zarządzenia, realizują zadania, o których mowa w niniejszym pkt lit. c, wyłącznie w ramach własnych instytucji;

3) Specjaliści do spraw prawnych, do zadań których należą w szczególności:

a) dbanie o zgodność produktów Projektu z obowiązującymi i projektowanymi przepisami prawnymi, w tym monitorowanie działań legislacyjnych mających wpływ na realizację Projektu i opiniowanie, otrzymanych w ramach uzgodnień wewnętrznych i międzyresortowych, projektów aktów prawnych mających wpływ na funkcjonalność produktów Projektu,

b) przygotowywanie projektów zmian przepisów prawnych niezbędnych do osiągnięcia celów Projektu i wdrożenia wszystkich rozwiązań i usług stanowiących przedmiot Projektu,

c) przygotowywanie opinii i udzielanie informacji prawnych w zakresie realizacji Projektu;

d) opiniowanie, pod kątem zgodności z przepisami prawnymi, dokumentów oraz częściowych i finalnych produktów wytworzonych w Projekcie,

e) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

f) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa,

g) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją – dotyczy pracowników Ministerstwa.

2. W skład Zespołu do spraw technicznych wchodzą:

1) Specjaliści do spraw IT, do zadań których należą w szczególności:

a) koordynowanie działań mających na celu zapewnienie właściwej infrastruktury teleinformatycznej na potrzeby Projektu, zabezpieczającej właściwe funkcjonowanie produktów Projektu, w tym uczestniczenie w procedurze jej instalacji i konfiguracji,

b) współuczestniczenie w przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia na zakup sprzętu teleinformatycznego i usług niezbędnych na potrzeby wdrożenia produktów Projektu, w tym: opisów przedmiotów zamówień i specyfikacji technicznych, odpowiedzi na zapytania dostawców lub wykonawców, w tym również uczestnictwo w komisjach przetargowych,

c) współuczestniczenie w przygotowywaniu odpowiedzi na pytania: Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Najwyższej Izby Kontroli i innych instytucji dotyczące realizowanych na potrzeby Projektu postępowań przetargowych na zakup sprzętu teleinformatycznego i usług,

d) opiniowanie w zakresie aspektów technicznych częściowych i finalnych produktów Projektu oraz koncepcji ich wdrażania,

e) administrowanie testowym środowiskiem informatycznym projektu w celu zapewnienia optymalnych warunków w czasie prowadzenia testów, w tym koordynowanie instalacji produktów Projektu w tym środowisku,

f) uczestniczenie w procesie pilotażowego i produkcyjnego wdrażania produktów Projektu;

g) administrowanie siecią oraz produkcyjnym środowiskiem informatycznym, stworzonym na potrzeby zabezpieczenia właściwego funkcjonowania produktów Projektu, w zakresie systemów i baz danych,

h) zapewnienie wykonywania kopii baz danych produktów Projektu,

i) współpraca z dostawcami lub wykonawcami produktów Projektu, w tym w szczególności uzgadnianie, weryfikowanie i ocena dokumentacji technicznej,

j) współpraca z innymi członkami Zespołu projektowego w zakresie uzgadniania działań związanych z zabezpieczeniem właściwej infrastruktury teleinformatycznej na potrzeby Projektu,

k) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

l) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa,

m) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją – dotyczy pracowników Ministerstwa.

Specjaliści do spraw IT, wymienieni w załączniku do zarządzenia, realizują zadania, o których mowa w niniejszym pkt lit. a–e oraz lit. g–i, wyłącznie w ramach własnych instytucji;

2) Specjaliści do spraw testów, do zadań których należą w szczególności:

a) opracowywanie harmonogramu testów produktów Projektu,

b) opracowywanie i aktualizowanie, na podstawie wymagań funkcjonalnych zdefiniowanych dla poszczególnych produktów Projektu, scenariuszy testowych,

c) testowanie wytworzonych w ramach Projektu rozwiązań lub usług,

d) zgłaszanie wykonawcom wytwarzającym produkty Projektu problemów testowych, wykrytych błędów i usterek oraz ustalanie sposobów i terminów ich rozwiązania, jak również kontrolowanie terminów usunięcia zgłoszonych uchybień produktów Projektu;

e) przygotowywanie, w formie raportów, propozycji uwag i zastrzeżeń do częściowych i finalnych produktów wytworzonych w trakcie realizacji Projektu,

f) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

g) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa,

h) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją – dotyczy pracowników Ministerstwa.

Specjaliści do spraw testów, wymienieni w załączniku do zarządzenia, realizują zadania, o których mowa w niniejszym pkt lit. a – f, wyłącznie w ramach własnych instytucji.

3. W skład Zespołu do spraw promocji i komunikacji wchodzą Specjaliści do spraw promocji i komunikacji, odpowiadający za sprawą i skuteczną promocję Projektu, do zadań których należą w szczególności:

1) opracowanie Planu Promocji Projektu oraz bieżące jego monitorowanie i aktualizowanie;

2) przygotowywanie i udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące Projektu, zadawane przez obywateli i dziennikarzy;

3) przygotowywanie treści do informatorów i innych materiałów wykorzystywanych do promocji Projektu;

4) informowanie Kierownika Projektu o skutkach działań informacyjno-promocyjnych i ewentualnych zagrożeniach, w tym problemach i opóźnieniach w realizacji działań promocyjnych;

5) uczestniczenie w przygotowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia na zakup materiałów i usług promocyjnych oraz organizację konferencji promującej rezultaty Projektu, jak również czynny udział w pracach komisjach przetargowych związanych z promocją Projektu;

6) współpraca z Wykonawcami realizującymi zamówienia dotyczące promocji Projektu;

7) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa;

8) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją – dotyczy pracowników Ministerstwa;

9) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie.

4. W skład Zespołu do spraw finansowych i zamówień publicznych wchodzą:

1) Specjaliści do spraw finansowych odpowiadający za prawidłowość wydatkowania środków w Projekcie, do zadań których należą w szczególności:

a) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Projektu, w tym monitorowanie poprawności wyliczeń i wydatkowania środków na realizację Projektu oraz przepływu środków finansowych,

b) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem,

c) prowadzenie i utrzymywanie, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla Projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, zwanego dalej POPC, dokumentacji finansowo-księgowej Projektu, jak również jej kompletowanie na potrzeby przygotowywania Wniosków o płatność,

d) współpraca z innymi członkami Zespołu projektowego oraz właściwymi instytucjami przy rozliczaniu finansowym Projektu,

e) dokonywanie analizy i oceny dokumentów wpływających z instytucji koordynujących i finansujących realizację POPC, dotyczących aspektów finansowo-księgowych,

f) przygotowywanie zestawień dotyczących wydatków poniesionych na Projekt,

g) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

h) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu, raportu z wykonanych w danym miesiącu prac – dotyczy pracowników Ministerstwa,

i) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją.

Specjaliści do spraw finansowych, wymienieni w załączniku do zarządzenia, realizują zadania, o których mowa w niniejszym pkt lit. a i b, wyłącznie w ramach własnych instytucji;

2) Specjaliści do spraw zamówień publicznych, odpowiadający za zgodność z prawem przygotowywanych i prowadzonych na potrzeby Projektu w Ministerstwie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do zadań których należą w szczególności:

a) przygotowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na dostawy i usługi zamawiane w Projekcie, w tym wniosków, wzorów umów i opisów przedmiotów zamówień, odpowiedzi na zapytania dostawców/wykonawców, w tym również uczestniczenie w pracach w komisjach przetargowych,

b) współpraca z innymi członkami Zespołu projektowego w celu zapewnienia właściwego przygotowania i realizacji postępowań przetargowych w Projekcie,

c) przygotowywanie odpowiedzi na pytania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Najwyższej Izby Kontroli i innych instytucji, dotyczących postępowań przetargowych realizowanych na potrzeby Projektu, jak również analiz i ekspertyz w zakresie zgodności przeprowadzanych w ramach Projektu postępowań przetargowych z prawem zamówień publicznych oraz wytycznymi Komisji Europejskiej,

d) kompletowanie i poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych w ramach Projektu, wymaganej przy rozliczaniu środków finansowych z Unii Europejskiej, w tym w szczególności niezbędnej do przygotowywania Wniosków o płatność,

e) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie,

f) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac,

g) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją;

3) Specjalista do spraw rozliczeń i sprawozdawczości, do zadań którego należą w szczególności:

a) administracyjne wsparcie realizacji Projektu, w tym zarządzanie dokumentacją Projektu poprzez katalogowanie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentacji w ramach elektronicznego repozytorium dokumentów projektowych,

b) przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma i zapytania zewnętrzne w zakresie objętym Projektem,

c) aktualizowanie na bieżąco harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu,

d) przygotowywanie projektów wniosków na zapewnienie finansowania oraz uruchomienie środków finansowych z rezerwy celowej na realizację Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi Ministerstwa,

e) dbałość o prawidłowy obieg informacji w Projekcie, w tym monitorowanie terminowości wpływu dokumentów finansowych do Projektu w zakresie zadań Partnerów Projektu, niezbędnych na potrzeby sporządzania Wniosków o płatność,

f) przygotowywanie, zgodnie z Porozumieniem o dofinansowanie Projektu, Wniosków o płatność oraz dbanie o przestrzeganie terminów ich przekazywania,

g) opracowywanie raportów i zestawień z postępu prac projektowych oraz realizacji wskaźników Projektu, w tym w systemie informatycznym udostępnianym w ramach POPC,

h) przygotowywanie i przedkładanie, do ostatniego dnia każdego miesiąca, do akceptacji Kierownika Projektu raportu z wykonanych w danym miesiącu prac,

i) zamieszczanie i aktualizowanie w repozytorium Projektu wszystkich wytworzonych przez niego dokumentów oraz produktów, zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Zarządzania Konfiguracją,

j) przestrzeganie zasad systemu kontroli zarządczej, w szczególności identyfikowanie i ustalanie przyczyn ryzyk w odniesieniu do pełnionej roli w Projekcie.

§ 10.

Wysokość dodatków zadaniowych w Projekcie określa Dyrektor Generalny Ministerstwa.

§ 11.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.