Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3, w związku z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zgodnej z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej „ustawą”, oraz wdrożenia wytycznych określonych w załączniku do komunikatu Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 5 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz działów administracji rządowej – budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny oraz transport (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 54), zwanych dalej „wytycznymi”, ustala się Opis systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2. Tracą moc:

1) decyzja nr 7 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 8 marca 2011 r. w sprawie procedury samooceny i monitorowania systemu kontroli zarządczej, zmieniona decyzją nr 1 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 8 stycznia 2013 r.;

2) decyzja nr 14 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie systemów wyznaczania celów i zadań dla Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz monitorowania ich realizacji;

3) zarządzenie nr 14 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 7 marca 2014 r. w sprawie procedury przygotowywania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 18);

4) zarządzenie nr 40 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 lipca 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 52);

5) zarządzenie nr 42 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 22 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia Polityki zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 56).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Załącznik
do zarządzenia nr 29
Ministra Infrastruktury i Rozwoju
z dnia 5 listopada 2015 r.
(poz. 55)

OPIS SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY I ROZWOJU

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć w załączniku jest mowa o:

1) członkach kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Rozwoju, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju;

2) dyrektorze generalnym – należy przez to rozumieć dyrektora generalnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju;

3) działach – należy przez to rozumieć działy administracji rządowej: budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny oraz transport, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 812, 1255 i 1269), którymi kieruje Minister Infrastruktury i Rozwoju na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury i Rozwoju (Dz. U. poz. 1257);

4) istotności ryzyka – należy przez to rozumieć ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na działalność Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju;

5) jednostkach w dziale – należy przez to rozumieć wszystkie objęte kontrolą zarządczą jednostki organizacyjne i organy podległe Ministrowi Infrastruktury i Rozwoju lub przez niego nadzorowane;

6) kierującym komórką organizacyjną Ministerstwa – należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju lub kierującego pracą komórki organizacyjnej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju;

7) komitecie audytu – należy przez to rozumieć komitet audytu powołany przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla działów administracji rządowej: budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny oraz transport;

8) komórce organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej jednostkę w dziale – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju powierzono zadania sprawowania, w imieniu Ministra Infrastruktury i Rozwoju, nadzoru nad jednostkami w dziale;

9) komórkach organizacyjnych Ministerstwa – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne wchodzące w skład Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju zgodnie ze statutem Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju;

10) koordynatorze kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego;

11) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju;

12) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Rozwoju;

13) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

14) planie działalności Ministra – należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

15) planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa – należy przez to rozumieć cele i zadania komórki organizacyjnej Ministerstwa określone w rocznej perspektywie, które w szczególności powinny być powiązane z celami ujętymi w planie działalności Ministra na dany rok;

16) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację zaplanowanych celów i zadań;

17) ryzyku kluczowym – należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów;

18) samoocenie – należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

19) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra – należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków kierownictwa Ministerstwa oraz komórki organizacyjne Ministerstwa we wszystkich rodzajach ich aktywności, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

§ 3. 1. System kontroli zarządczej w Ministerstwie jest tworzony, oceniany i doskonalony przy wykorzystaniu określonych przez Ministra Finansów standardów kontroli zarządczej, o których mowa w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

2. System kontroli zarządczej w Ministerstwie stanowi zbiór procedur i wytycznych odnoszących się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określony dla następujących elementów tej kontroli:

1) Środowisko wewnętrzne;

2) Cele i zarządzanie ryzykiem;

3) Mechanizmy kontroli;

4) Informacja i komunikacja;

5) Monitorowanie i ocena.

3. System kontroli zarządczej w Ministerstwie jest dokumentowany.

Rozdział 2

Zakresy odpowiedzialności

§ 4. 1. Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach.

2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa i jednostkach w dziale, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, w szczególności:

1) przygotowują oświadczenie o stanie kontroli zarządczej;

2) zatwierdzają plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa.

3. Zespół Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz przeprowadza w tym celu zadania audytowe.

4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

5. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Ministerstwa, w szczególności:

1) opracowuje propozycje celów i zadań do planu działalności Ministra;

2) sporządza plan działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz przedstawia go do zatwierdzenia członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu komórkę organizacyjną Ministerstwa, w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku;

3) monitoruje realizację celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz w planie działalności komórki organizacyjnej Ministerstwa i zarządza ryzykiem;

4) przeprowadza samoocenę w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa;

5) przygotowuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa;

6) zapewnia dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej Ministerstwa.

6. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej i odpowiadają za ich realizację w zakresie swoich kompetencji.

§ 5. Koordynator kontroli zarządczej realizuje zadania związane z koordynowaniem działań w obszarze kontroli zarządczej w Ministerstwie, w tym odpowiada za:

1) przygotowanie projektu, a następnie planu działalności Ministra;

2) przygotowanie projektu, a następnie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra;

3) przygotowanie informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, na koniec II i III kwartału;

4) koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;

5) koordynację procesu samooceny;

6) przygotowanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

7) dokonywanie okresowych przeglądów systemu kontroli zarządczej.

Rozdział 3

Misja i cele strategiczne Ministerstwa

§ 6. 1. Ministerstwo działa w oparciu o misję oraz w ramach wyznaczonych celów strategicznych Ministerstwa.

2. Za koordynację opracowania i aktualizacji opisu misji i celów strategicznych Ministerstwa odnoszących się do działów odpowiada Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju.

Rozdział 4

Przygotowanie planu działalności Ministra

§ 7. 1. Plan działalności Ministra opracowuje się zgodnie z celami strategicznymi, założeniami i priorytetami Ministerstwa i działów, w szczególności przyjętymi przy planowaniu budżetu zadaniowego.

2. Do dnia 5 października każdego roku Departament Budżetu Infrastruktury w zakresie części: 18 – Budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, 21 – Gospodarka morska oraz 39 – Transport, oraz Departament Budżetu Rozwoju w zakresie części 34 – Rozwój regionalny, przekazuje kierującym komórkami organizacyjnymi Ministerstwa i kierownikom jednostek w dziale – za pośrednictwem komórek organizacyjnych Ministerstwa nadzorujących jednostki w dziale – informacje o celach i miernikach na poziomie zadań przyjętych do projektu budżetu zadaniowego na rok następny.

3. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa opracowuje propozycje celów i zadań do planu działalności Ministra, uwzględniając – zgodnie z właściwością – zadania jednostek w dziale, według wzoru określonego w załączniku nr 1 i przekazuje propozycje do koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do dnia 10 października każdego roku.

4. Na podstawie propozycji celów i zadań do planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przygotowuje projekt planu działalności Ministra.

5. Koordynator kontroli zarządczej przekazuje opracowany projekt planu działalności Ministra do kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa i kierowników jednostek w dziale – za pośrednictwem komórek organizacyjnych Ministerstwa nadzorujących jednostki w dziale – celem jego zaopiniowania.

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują uwagi do projektu planu działalności Ministra lub informację o akceptacji przedmiotowego projektu, zatwierdzoną przez właściwego członka kierownictwa Ministerstwa, z zastrzeżeniem ust. 7.

7. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa nadzorującą jednostkę w dziale, po rozpatrzeniu uwag kierownika jednostki w dziale i uzyskaniu akceptacji zajętego stanowiska przez nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, przekazuje do koordynatora kontroli zarządczej projekt planu działalności Ministra uwzględniający zgłoszone uwagi lub w przypadku ich nieuwzględnienia informację w tym zakresie.

8. Po analizie uwag i ich ewentualnym uwzględnieniu, koordynator kontroli zarządczej przekazuje projekt planu działalności Ministra do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa.

9. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przedkłada do akceptacji Ministra i w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazuje projekt planu działalności Ministra Prezesowi Rady Ministrów.

10. W przypadku braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Ministra koordynator kontroli zarządczej przekazuje projekt do podpisu Ministra.

11. W przypadku przekazania uwag do projektu planu działalności Ministra przez Prezesa Rady Ministrów koordynator kontroli zarządczej ponownie uzgadnia z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra.

12. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra, koordynator kontroli zarządczej przekazuje do podpisu Ministra.

13. Koordynator kontroli zarządczej zamieszcza podpisany przez Ministra plan działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej, w bazie Regulacje wewnętrzne Lotus Notes oraz w Wewnętrznym Serwisie Informacyjnym Ministerstwa.

Rozdział 5

Zarządzanie ryzykiem

§ 8. 1. Komórka organizacyjna Ministerstwa jest obowiązana do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań, w szczególności w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, w celu identyfikowania i analizy ryzyk.

2. W procesie identyfikacji ryzyka, należy uwzględnić w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom;

5) związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytów i kontroli wewnętrznych, audytów i kontroli zewnętrznych, wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz wszelkie inne źródła informacji.

§ 9. 1. Identyfikacja i analiza ryzyka jest przeprowadzana co najmniej dwa razy w roku, w sposób i w terminie umożliwiającym dotrzymanie terminów określonych w § 11 ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Jeżeli plan działalności Ministra nie zostanie zatwierdzony w terminie do dnia 10 grudnia danego roku, komórki organizacyjne Ministerstwa przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyka w oparciu o projekt planu działalności Ministra.

§ 10. 1. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów i zadań Ministerstwa i prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz zaplanować działania zaradcze.

2. Do szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosuje się poniższą skalę:

3. Do szacowania wpływu na realizację celów Ministerstwa stosuje się poniższą skalę:

4. Ryzyko o istotności od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.

5. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia dodatkowych działań ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 7.

6. Działania w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 5, mogą polegać na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka poprzez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego celu.

7. W przypadku, gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści, działanie, o którym mowa w ust. 5, może polegać na tolerowaniu ryzyka.

8. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka należy opisać w Rejestrze ryzyk, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2.

9. Kopię Rejestru ryzyk komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują niezwłocznie do Departamentu Kontroli.

§ 11. 1. Komórka organizacyjna Ministerstwa w terminie odpowiednio do 10 grudnia i 20 lipca każdego roku, przesyła do koordynatora kontroli zarządczej, zatwierdzony przez kierującego komórką organizacyjną Ministerstwa i nadzorującego daną komórkę organizacyjną członka kierownictwa Ministerstwa wyciąg z Rejestru ryzyk zawierający wyłącznie zidentyfikowane w komórce organizacyjnej Ministerstwa ryzyka kluczowe, zwany dalej „Rejestrem ryzyk kluczowych”.

2. W przypadku braku zidentyfikowania ryzyk kluczowych, komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła w tym zakresie informację do koordynatora kontroli zarządczej w terminie określonym w ust. 1.

3. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje projekt Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie.

4. Projekt Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie przekazywany jest członkom Zespołu do spraw oceny ryzyka, o którym mowa w § 12, w terminie 20 dni po upływie terminów, o których mowa w ust. 1.

§ 12. 1. W skład Zespołu do spraw oceny ryzyka, zwanego dalej „Zespołem”, wchodzą:

1) kierujący pracami Zespołu – dyrektor Biura Dyrektora Generalnego;

2) członkowie Zespołu:

a) dyrektor Biura Ministra;

b) dyrektor Departamentu Budżetu Infrastruktury;

c) dyrektor Departamentu Budżetu Rozwoju;

d) dyrektor Departamentu Kontroli;

e) dyrektor Departamentu Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju.

2. Kierujący pracami Zespołu oraz członkowie Zespołu mogą w ramach zastępstwa wyznaczyć osobę do uczestnictwa w pracach Zespołu.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, w tym pod względem poprawności oszacowania ryzyka, skutkującego jego klasyfikacją jako kluczowego;

2) inicjowanie modyfikacji projektu Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie;

3) wypracowanie stanowiska w zakresie ostatecznej wersji Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie.

4. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach lub w trybie obiegowym.

5. Na wniosek kierującego pracami Zespołu lub członka Zespołu, uzgodniony z pozostałymi członkami Zespołu, możliwy jest udział w pracach Zespołu przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na merytoryczne oddziaływanie zidentyfikowanego ryzyka, w celu konsultacji i wypracowania stanowiska.

6. W przypadku rozbieżności zdań między członkami Zespołu ich stanowiska są dokumentowane, a jako rozstrzygające traktuje się stanowisko kierującego pracami Zespołu.

7. Zespół uzgadnia ostateczne stanowisko w terminie odpowiednio do:

1) 25 stycznia,

2) 15 sierpnia

– każdego roku.

8. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół zapewnia koordynator kontroli zarządczej.

§ 13. 1. Koordynator kontroli zarządczej sporządza Rejestr ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, uwzględniając wyniki prac Zespołu oraz przedstawia go do akceptacji dyrektora generalnego.

2. Zaakceptowany Rejestr ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie dyrektor generalny przedstawia członkom kierownictwa Ministerstwa.

3. Kopia zaakceptowanego Rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, przekazywana jest do wiadomości kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, oraz – za pośrednictwem Departamentu Kontroli – do komitetu audytu.

Rozdział 6

Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra i przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra

§ 14. 1. Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra następuje według stanu na koniec II, III i IV kwartału danego roku.

2. Kierujący komórkami organizacyjnymi Ministerstwa przedstawiają, w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu II i III kwartału danego roku informację o poziomie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra do koordynatora kontroli zarządczej, według wzoru określonego w załączniku nr 3, a w przypadku gdy istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych celów lub gdy zadania nie są prawidłowo realizowane dołączają do informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych lub naprawczych.

3. Koordynator kontroli zarządczej przygotowuje informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, w terminie do końca miesiąca następującego po zakończeniu II i III kwartału danego roku i przedstawia do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa.

4. Informację o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra za IV kwartał danego roku, kierujący komórkami organizacyjnymi Ministerstwa przedstawiają koordynatorowi kontroli zarządczej w terminie do dnia 20 marca każdego roku, według wzoru określonego w załączniku nr 3. Informacja ta stanowić będzie podstawę do przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

5. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku oraz przekazuje go do uzgodnienia członkom kierownictwa Ministerstwa.

6. Uzgodniony projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra z członkami kierownictwa Ministerstwa, koordynator kontroli zarządczej przedkłada do podpisu Ministra.

7. Koordynator kontroli zarządczej zamieszcza podpisane przez Ministra sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej, w bazie Regulacje wewnętrzne Lotus Notes oraz w Wewnętrznym Serwisie Informacyjnym Ministerstwa.

Rozdział 7

Monitorowanie i samoocena systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie

§ 15. 1. Samoocena jest przeprowadzana co najmniej raz w roku przez kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, ich zastępców, naczelników wydziałów, osoby kierujące zespołami lub samodzielnymi stanowiskami oraz wybranych losowo pracowników Ministerstwa.

2. Proces samooceny przeprowadza się z wykorzystaniem ankiet i arkusza ocen, których wzory określa każdorazowo koordynator kontroli zarządczej, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.

3. Osoby, o których mowa w ust. 1, dokonują oceny poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej według skali określonej w ankietach i przekazują kierującemu komórką organizacyjną Ministerstwa.

4. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa opracowuje wyniki samooceny w formie opisowej, uwzględniając:

1) ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, jeżeli takie zostały zidentyfikowane;

3) proponowane działania naprawcze, w przypadku zidentyfikowania słabości kontroli zarządczej.

5. Opracowane wyniki samooceny, o których mowa w ust. 4, kierujący komórkami organizacyjnymi Ministerstwa przekazują do koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do dnia 28 lutego każdego roku.

6. Koordynator kontroli zarządczej, na podstawie otrzymanych od komórek organizacyjnych Ministerstwa informacji, opracowuje podsumowanie wyników samooceny, które przekazuje do wiadomości członkom kierownictwa Ministerstwa oraz komitetowi audytu za pośrednictwem Departamentu Kontroli – w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

§ 16. 1. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa jest zobowiązany do bieżącego monitorowania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań.

2. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa wykorzystuje informacje zgłaszane przez pracowników dotyczące możliwości usprawnienia systemu kontroli zarządczej w zakresie swojego działania.

Rozdział 8

Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§ 17. Proces uzyskiwania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej realizowany jest na 3 poziomach:

1) kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz kierowników jednostek w dziale;

2) członków kierownictwa Ministerstwa;

3) Ministra.

§ 18. 1. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa sporządza oświadczenie ostanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Ministerstwa, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4, wraz z uzasadnieniem.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

3. Komórki organizacyjne Ministerstwa nadzorujące jednostki w dziale występują do kierowników tych jednostek o przedłożenie, w terminie do dnia 10 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

4. Kierujący komórką organizacyjną Ministerstwa przedkłada oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 i 3 w terminie do dnia 21 marca każdego roku członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu komórkę organizacyjną Ministerstwa.

5. Dokumentacja, o której mowa w ust. 4, jest zwracana do komórek organizacyjnych Ministerstwa i przechowywana w aktach sprawy.

§ 19. 1. Członek kierownictwa Ministerstwa może wskazać komórkę organizacyjną Ministerstwa, która sporządzi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w zakresie kompetencji członka kierownictwa Ministerstwa.

2. Członek kierownictwa Ministerstwa składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ministrowi, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 5, za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

§ 20. 1. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jest przygotowywane z wykorzystaniem:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej członków kierownictwa Ministerstwa;

2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

3) wyników samooceny.

2. Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do dnia 15 kwietnia każdego roku, przedkłada Ministrowi do podpisu oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wraz z oświadczeniami złożonymi przez członków kierownictwa Ministerstwa.

3. Koordynator kontroli zarządczej zamieszcza podpisane przez Ministra oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej, w bazie Regulacje wewnętrzne Lotus Notes oraz w Wewnętrznym Serwisie Informacyjnym Ministerstwa.