Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1, w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 42 Ministra Infrastruktury i Rozwoju
z dnia 22 lipca 2014 r. (poz. 56)

MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU

POLITYKA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM
W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY I ROZWOJU

Warszawa, lipiec 2014 r.

I. Postanowienia ogólne

§ 1.

Ilekroć w Polityce zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, zwanej dalej „Polityką”, jest mowa o:

1) Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju – należy przez to rozumieć Plan działalności, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. Nr 187, poz. 1254), sporządzony przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju;

2) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Rozwoju;

3) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju;

4) członkach kierownictwa Ministerstwa – należy przez to rozumieć Ministra, sekretarza stanu, podsekretarza stanu, dyrektora generalnego Ministerstwa;

5) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację zaplanowanych celów;

6) istotności ryzyka – należy przez to rozumieć ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na działalność Ministerstwa;

7) ryzyku kluczowym – należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów określonych, w szczególności, w Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju, lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów.

§ 2.

Zarządzanie ryzykiem stanowi element kontroli zarządczej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.¹⁾).

II. Proces zarządzania ryzykiem

§ 3.

Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez ograniczenie potencjalnych, negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, usprawnienie procesu planowania oraz zapewnienie członkom kierownictwa Ministerstwa informacji o zagrożeniach realizacji zadań i osiągnięcia celów, w tym w szczególności określonych w Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju, a także dokumentach tworzonych przez kierowników komórek organizacyjnych zgodnie z § 17 ust. 4 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 2 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 3 stycznia 2014 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 3).

§ 4.

Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1) identyfikację i analizę ryzyka;

2) podejmowanie działań zaradczych;

3) monitorowanie ryzyka;

4) przegląd procedur zarządzania ryzykiem;

5) komunikację zarządzania ryzykiem.

§ 5.

W procesie zarządzania ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy Ministerstwa oraz członkowie kierownictwa Ministerstwa.

§ 6.

1. Każda komórka organizacyjna Ministerstwa zobowiązana jest do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań w celu identyfikowania i analizy ryzyk.

2. W procesie identyfikacji ryzyka, należy wziąć w szczególności pod uwagę ryzyka związane m.in. ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu, z systemami informatycznymi, ryzyka o charakterze finansowym, jak również zagrażające wizerunkowi Ministerstwa jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom, ryzyka związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej oraz ryzyko korupcji.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystywane są ustalenia audytu i kontroli wewnętrznych, audytów i kontroli zewnętrznych, wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz wszelkie inne źródła informacji.

4. Za realizację oraz udokumentowanie procesu identyfikacji i analizy ryzyka odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.

§ 7.

1. Identyfikacja i analiza ryzyka przeprowadzana jest przez każdą komórkę organizacyjną Ministerstwa co najmniej raz na pół roku, w sposób i w terminie umożliwiającym dochowanie terminów określonych w § 9 ust. 2 Polityki.

2. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka należy opisać w Rejestrze ryzyk, który stanowi załącznik do Polityki.

3. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów Ministerstwa i prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz zaplanować działania zaradcze.

4. Do szacowania prawdopodobieństwa stosuje się poniższą skalę:

5. Do szacowania wpływu stosuje się poniższą skalę:

6. Ryzyko o istotności od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.

7. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia dodatkowych działań ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 9.

8. Działania w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 7, mogą polegać na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot, instytucję;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka poprzez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego zadania.

9. W przypadku, gdy istnieją trudności/ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści, działanie, o którym mowa w ust. 7, może polegać na tolerowaniu ryzyka.

§ 8.

1. Zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej Rejestr ryzyk, przedkładany jest do akceptacji właściwemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, nadzorującemu daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

2. W terminie 10 dni po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa przekazuje kopię Rejestru ryzyk w formie papierowej oraz elektronicznej do Departamentu Kontroli, zwanego dalej „DK”, w celu wykorzystania informacji w nim zawartych w trakcie realizacji zadań audytowych oraz przy tworzeniu rocznego planu audytu wewnętrznego.

§ 9.

1. Rejestr ryzyk zawierający tylko zidentyfikowane w komórce organizacyjnej ryzyka kluczowe, nazywany jest „Rejestrem ryzyk kluczowych”.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła do Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej „BDG”, zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej i nadzorującego daną komórkę organizacyjną członka kierownictwa Ministerstwa Rejestr ryzyk kluczowych w terminie, odpowiednio, do:

1) 10 grudnia²⁾;

2) 31 lipca.

3. W przypadku braku zidentyfikowania ryzyk kluczowych, komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła stosowną informację do BDG w terminie określonym w ust. 2.

4. BDG opracowuje projekt Informacji o ryzykach kluczowych w Ministerstwie, zwanej dalej „Informacją”, zawierający listę ryzyk kluczowych Ministerstwa.

5. Projekt Informacji przekazywany jest członkom Zespołu do spraw oceny ryzyka, o którym mowa w § 10, w terminie 20 dni po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2.

§ 10.

1. Powołuje się Zespół do spraw oceny ryzyka, zwany dalej „Zespołem”, w skład którego wchodzą następujący członkowie:

1) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego – kierujący pracami Zespołu;

2) dyrektor Biura Ministra;

3) dyrektor Departamentu Budżetu Infrastruktury;

4) dyrektor Departamentu Budżetu Rozwoju;

5) dyrektor Departamentu Certyfikacji i Desygnacji;

6) dyrektor Departamentu Kontroli;

7) dyrektor Departamentu Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju;

8) dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej.

2. Członek Zespołu może w ramach zastępstwa wyznaczyć osobę do uczestnictwa w pracach Zespołu wraz z pisemnym upoważnieniem do podejmowania decyzji.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu Informacji, w tym pod względem poprawności oszacowania ryzyka, skutkującego jego klasyfikacją jako kluczowego;

2) inicjowanie modyfikacji projektu Informacji;

3) wypracowanie stanowiska w zakresie ostatecznej wersji Informacji.

4. Zespół rozpatruje sprawy i podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach. Zespół może również podejmować rozstrzygnięcia w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk.

5. Na wniosek kierującego pracami Zespołu lub członka Zespołu, uzgodniony z pozostałymi członkami Zespołu, możliwy jest udział w pracach Zespołu przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na merytoryczne oddziaływanie zidentyfikowanego ryzyka, w celu konsultacji i wypracowania stanowiska.

6. W przypadku rozbieżności zdań między członkami Zespołu ich stanowiska są dokumentowane, a jako rozstrzygające traktuje się stanowisko kierującego pracami Zespołu, uzgodnione z dyrektorem Biura Ministra.

7. Zespół uzgadnia ostateczne stanowisko w terminie, odpowiednio, do:

1) 25 stycznia;

2) 15 września.

8. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół zapewnia BDG.

§ 11.

1. BDG sporządza Informację, uwzględniając wyniki prac Zespołu.

2. BDG przedstawia Informację do akceptacji dyrektora generalnego Ministerstwa, w terminie, odpowiednio, do:

1) 10 lutego;

2) 30 września.

3. Zaakceptowaną Informację dyrektor generalny Ministerstwa przedstawia członkom kierownictwa Ministerstwa.

4. Kopia zaakceptowanej Informacji, przekazywana jest do wiadomości kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz, za pośrednictwem DK, do komitetu audytu³⁾.

III. Monitorowanie ryzyk

§ 12.

1. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym, realizowanym na każdym szczeblu zarządzania, pozwalającym na podejmowanie decyzji w odpowiednim czasie. W ramach monitoringu dokonywany jest przegląd wszystkich ryzyk, ich istotności oraz zaplanowanych działań zaradczych.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz członkowie kierownictwa Ministerstwa w ramach sprawowanego nadzoru odpowiadają za monitorowanie ryzyk oraz podejmowanie stosownych działań zaradczych w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk.

3. W przypadku zidentyfikowania nowych ryzyk kluczowych po przesłaniu Rejestru ryzyk kluczowych lub informacji o braku ryzyk kluczowych, o których mowa w § 9 ust. 2 i 3, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przesyła zaktualizowany Rejestr ryzyk kluczowych do BDG. Przepisy § 9 ust. 4 i 5 oraz § 11 ust. 1, 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

IV. Ocena zarządzania ryzykiem

§ 13.

1. Niezależną ocenę procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie przeprowadzają audytorzy wewnętrzni.

2. Wyniki niezależnej oceny audytu wewnętrznego mogą być wykorzystywane w procesie składania przez Ministra oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§ 14.

1. BDG odpowiada za dokonywanie okresowego przeglądu Polityki, nie rzadziej niż raz na rok i przedstawia jej wyniki dyrektorowi generalnemu Ministerstwa w terminie do dnia 31 maja roku, w którym dokonywany jest przegląd.

2. Wyniki przeglądu zatwierdzone przez dyrektora generalnego Ministerstwa mogą stanowić podstawę do podjęcia działań mających na celu aktualizację Polityki.

3. W procesie przeglądu Polityki, BDG uwzględnia także ewentualne uwagi w tym zakresie, sformułowane przez komórkę Audytu Wewnętrznego, w ramach przeprowadzanych zadań audytowych.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379.

²⁾ Jeżeli do dnia 10 grudnia Plan działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju na następny rok nie został zatwierdzony, komórki organizacyjne Ministerstwa sporządzają Rejestr ryzyk, w oparciu o projekt Planu.

³⁾ Komitet audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny i transport, powołany zarządzeniem nr 3 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie powołania komitetu audytu (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 7).

Załącznik:

Rejestr ryzyk