Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 17
Ministra Infrastruktury i Rozwoju
z dnia 27 marca 2014 r. (poz. 27)

Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju

§ 1. 1.Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej „kartami”, w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, zwanym dalej „Ministerstwem”, w następujących jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju:

1) Izba Morska w Gdańsku z siedzibą w Gdyni,

2) Izba Morska w Szczecinie,

3) Odwoławcza Izba Morska w Gdańsku z siedzibą w Gdyni,

4) Urząd Morski w Gdyni,

5) Urząd Morski w Słupsku,

6) Urząd Morski w Szczecinie,

7) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Bydgoszczy,

8) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Gdańsku,

9) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Giżycku,

10) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Kędzierzynie–Koźlu,

11) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Krakowie,

12) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Szczecinie,

13) Urząd Żeglugi Śródlądowej w Warszawie,

14) Urząd Żeglugi Śródlądowej we Wrocławiu,

15) Morska Służba Poszukiwania i Ratownictwa w Gdyni,

16) Centrum Projektów Europejskich w Warszawie,

17) Centrum Unijnych Projektów Transportowych w Warszawie,

18) Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad,

19) Główny Urząd Nadzoru Budowlanego,

20) Główny Inspektorat Transportu Drogowego,

21) Urząd Lotnictwa Cywilnego

– zwanych dalej „jednostkami”, oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych.

2. Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

3. Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej „użytkownikiem karty” może być:

1) w Ministerstwie:

a) minister, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwany dalej „dyrektorem generalnym” – w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,

b) dyrektor lub zastępca dyrektora Biura Ministra – w związku z realizacją przez Biuro Ministra zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego danej komórki organizacyjnej,

c) dyrektor lub zastępca dyrektora Departamentu Informatyki – w związku z realizacją przez Departament Informatyki zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego danej komórki organizacyjnej,

d) pracownicy imiennie wskazani przez dyrektora generalnego jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;

2) w jednostkach:

a) kierownik jednostki,

b) zastępca kierownika jednostki,

c) pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.

4. Karta może być przyznana:

1) jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności: w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;

2) jedynie osobie będącej pracownikiem odpowiednio Ministerstwa bądź jednostki albo osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.¹⁾), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

5. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny, a w jednostkach kierownik jednostki, z zastrzeżeniem ust. 6. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. d oraz pkt 2 lit. c, następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.

6. W przypadku, gdy użytkownikiem karty jest dyrektor generalny albo kierownik jednostki składają oni pisemne oświadczenia o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 2 i 3 do regulaminu.

7. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o wydanie i użytkowanie karty, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej „umową”, zawartej w Ministerstwie pomiędzy dyrektorem generalnym lub osobą upoważnioną do reprezentowania Ministerstwa a użytkownikiem karty, a w jednostkach pomiędzy kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną do reprezentowania jednostki a użytkownikiem karty, z zastrzeżeniem ust. 6. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.

8. Wzór umowy, o którym mowa w ust. 7, może być modyfikowany w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na charakter płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

9. W przypadku wygaśnięcia przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem:

1) w Ministerstwie kartę zwraca się do Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej „BDG”;

2) w jednostkach kartę zwraca się do komórki organizacyjnej wskazanej w umowie.

§ 2. 1. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) określenie zakresu wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub regulaminu;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą szkodę z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania regulaminu oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej „regulaminem bankowym”.

2. Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 1 ust. 5, użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę, należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do regulaminu.

§ 3. 1. Kwota wydatków dla poszczególnego użytkownika karty jest określana w umowie, przez wydającego decyzję o przyznaniu karty, o którym mowa w § 1 ust. 6, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej użytkownika, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty, na jednego użytkownika karty wynosi nie więcej niż 10 000 zł.

3. Limit wydatków, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, w tym saloniku VIP, usług meet&assist oraz usług transportowych.

§ 4. 1. Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w innej formie. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

2. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

3. Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty. W Ministerstwie wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej.

4. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności za:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej, w tym Saloniku VIP;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa m. in. w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

6) wydatki związane z zakupem materiałów i usług informatycznych.

§ 5. 1. Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty, mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej:

1) w Ministerstwie – przez głównego księgowego Ministerstwa lub upoważnionego pracownika BDG,

2) w jednostkach – przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika

– zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku, na umotywowany wniosek użytkownika karty, po uprzednim zatwierdzeniu wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, a w jednostkach przez kierującego jednostką.

§ 6. 1. Wydatki dokonane w Ministerstwie lub w jednostkach przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo lub jednostkę. Do faktury należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala) lub wydruk z internetu potwierdzający dokonanie operacji, a w przypadku usługi gastronomicznej, także specyfikację usługi.

2. Użytkownik karty jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

3. Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać:

1) w Ministerstwie – do BDG,

2) w jednostkach – do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki

– niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.

§ 7. 1. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty poprzez dokonanie wydatku o charakterze prywatnym jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją:

1) w Ministerstwie – na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez BDG,

2) w jednostkach – na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

3. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatku przy wykorzystaniu karty lub w przypadku wypłaty gotówki celem dokonania wydatku z przyczyn niezależnych od użytkownika karty jest on zobowiązany, w terminie określonym w § 6 ust. 3, do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, tj. datę i miejsce dokonania wydatku, kwotę wydatku oraz przedmiot zakupu. Oświadczenie musi zawierać wyjaśnienia uzasadniające dokonanie wydatku w takim trybie. Do oświadczenia należy dołączyć potwierdzenie dokonania zapłaty oraz opis merytoryczny. Tak udokumentowany wydatek akceptuje dyrektor generalny, a w jednostkach kierownik jednostki.

4. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 w terminie lub niezaakceptowania wydatku przez dyrektora generalnego, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 8. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 9. 1. Ewidencję kart prowadzi BDG w Ministerstwie, a w jednostkach komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, limit karty, okres, na który karta została przyznana, numer karty.

3. BDG oraz komórki organizacyjne, o których mowa w ust. 1, przesyłają kopię prowadzonej ewidencji kart:

1) w zakresie dysponenta części budżetowej 34 – do Departamentu Budżetu Rozwoju w Ministerstwie,

2) w zakresie dysponenta części budżetowej 18, 21 oraz 39 – do Departamentu Budżetu Infrastruktury w Ministerstwie

– w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia oraz w terminie 7 dni od dnia każdorazowej aktualizacji ewidencji.

§ 10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie oraz w jednostkach regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie zasad i trybu postępowania komórek organizacyjnych Ministerstwa w procesie dokonywania wydatków publicznych.

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706, z 2011 r. Nr 82, poz. 451, Nr 185, poz. 1092 i Nr 201, poz. 1183 oraz z 2012 r. poz. 1544.

Załączniki do regulaminu przyznawania i korzystania ze
służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych
przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie
Infrastruktury i Rozwoju oraz w jednostkach
organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez
Ministra Infrastruktury i Rozwoju

Załącznik Nr 1

WZÓR – WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 2

WZÓR – OŚWIADCZENIE O UŻYTKOWANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 3

WZÓR – OŚWIADCZENIE O UŻYTKOWANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik Nr 4

WZÓR – UMOWA O WYDANIE I UŻYTKOWANIE KARTY

Załącznik Nr 5

WZÓR – OŚWIADCZENIE

Załącznik Nr 6

WZÓR – OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z REGULAMINEM