Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 11
Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 3 listopada 2023 r.

Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki

§ 1. 1. Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej „kartami", w następujących jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki:

1) Polskiej Agencji Antydopingowej z siedzibą w Warszawie,

2) Centralnym Ośrodku Sportu z siedzibą w Warszawie,

3) Instytucie Sportu - Państwowym Instytucie Badawczym z siedzibą w Warszawie,

4) Polskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Warszawie,

- zwanych dalej "jednostkami", oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych.

2. Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty;

7) sposób i tryb postępowania w przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia,

że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie.

3. Za pomocą karty można dokonywać operacji finansowych w kraju i za granicą związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych.

4. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty do celów prywatnych.

§ 2. 1. Karta może być przyznana tylko osobie zatrudnionej w jednostce na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania, niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy, zwanej dalej „użytkownikiem".

2. Karta może być przyznana w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi:

1) kierownikowi jednostki,

2) zastępcy kierownika jednostki,

3) pracownikom jednostki, których zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, ze względu na wykonywanie zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności kartą w zakresie wskazanym w § 8 Regulaminu.

3. Przyznanie karty każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.

4. Odwołanie z pełnionej funkcji, ustanie stosunku pracy, przeniesienie lub zmiana na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty do komórki zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki.

§ 3. 1. Limity wydatków ustala kierownik jednostki po konsultacji z głównym księgowym jednostki. Limity są uzależnione od rodzaju dokonywanych wydatków wynikających z wykonywanych obowiązków służbowych.

2. Wysokość limitu wydatków dla karty określana jest w umowie zawartej z użytkownikiem, odpowiednio do charakteru i wysokości wydatków realizowanych w zakresie obowiązków służbowych, a ich maksymalna wysokość wynosi do 40 000 zł miesięcznie.

§ 4 1. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje kierownik jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 i 3 Regulaminu następuje na wniosek:

1) kierownika komórki organizacyjnej jednostki, w której zatrudniony jest pracownik;

2) zastępcy kierownika jednostki.

Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu,

2. W przypadku, gdy użytkownikiem jest kierownik jednostki, składa on pisemne oświadczenie o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 5.1. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki udostępnienia karty, kodu identyfikacyjnego PIN oraz numeru karty osobom nieuprawnionym.

2. W przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie użytkownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić powyższe bankowi prowadzącemu obsługę karty w celu dokonania jej blokady oraz powiadomić kierownika komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki.

§ 6. Karta przyznawana jest na podstawie umowy zawartej pomiędzy kierownikiem jednostki, a użytkownikiem. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika. Wzór umowy o przyznanie służbowej karty płatniczej, zwanej dalej „umową", określa Załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 7. Użytkownik potwierdza odbiór karty w komórce organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki.

§ 8. Wydatki dokonywane kartą mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokościach wynikających z planu finansowego jednostki w sposób celowy i oszczędny. Użytkownik zobowiązany jest do potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych przed dokonaniem wydatku, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w jednostce w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. Zapłata za pomocą karty może być dokonywana w uzasadnionych okolicznościach, za następujące rodzaje towarów i usług:

1) zakwaterowanie i inne wydatki związane z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi;

2) materiały, usługi i wyposażenie niezbędne do bieżącego funkcjonowania jednostki oraz wykorzystania samochodów służbowych;

3) materiały i usługi na potrzeby organizacji spotkań z udziałem kierownictwa jednostki;

4) uczestnictwo w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach, forach;

5) zakup zdjęć, filmów i muzyki na potrzeby realizowanych zadań, gdzie nie ma możliwości odroczonej płatności;

6) hosting serwisów www oraz promocji w mediach społecznościowych, prowadzenie internetowej kampanii promocyjnej.

3. Transakcje, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane również przez Internet.

4. Nie dopuszcza się wypłaty gotówki przy użyciu karty, chyba że konieczność taka wynika z nagłych, nieprzewidzianych okoliczności, niezbędnych do realizacji zadania służbowego, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej z zastrzeżeniem ust. 6 Regulaminu. Użytkownik ma obowiązek przekazania do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki pisemnego uzasadnienia zaistniałych okoliczności wraz z dokumentem potwierdzającym zapłatę pobraną gotówką.

5. Niewykorzystaną kwotę wypłaconej gotówki należy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej zwrócić na rachunek bankowy jednostki.

6. W przypadku Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej, ze względu na specyfikację systemów bankowych w krajach będących siedzibą Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej dopuszcza się możliwość użycia karty na potrzeby pobrania gotówki do kasy ośrodka.

§ 9. 1. Przy zakupach towarów i usług dokonywanych przy użyciu karty konieczne jest niezwłoczne, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej, dostarczenie do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki faktury VAT, rachunku lub innego dokumentu finansowego, który zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości może być dowodem księgowym - zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych.

2. Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega kontroli formalno-rachunkowej, a następnie zatwierdzeniu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami jednostki.

3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty wynikające z nieprzewidzianych okoliczności, użytkownik dokumentuje w sposób wskazany w ust. 1 i 2.

§ 10. 1. Jeżeli w wyniku kontroli merytorycznej lub formalno-rachunkowej, o których mowa w § 9 ust. 1 i 2 Regulaminu, zostanie stwierdzone, iż dokonanie operacji finansowej jest sprzeczne z Regulaminem lub umową, główny księgowy jednostki niezwłocznie informuje o tym na piśmie kierownika jednostki w celu podjęcia czynności zmierzających do zwrotu przez użytkownika wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową.

2. Wykorzystanie karty niezgodnie z Regulaminem lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę finansowo-księgową jednostki.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w niepełnej wysokości, należności podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. W wypadku zbiegu potrąceń ustawowych z potrąceniami, na które pracownik wyraził zgodę, potrącenia uzgodnione następują po dokonaniu potrąceń ustawowych.

4. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub Regulaminem, powoduje odpowiedzialność materialną lub dyscyplinarną użytkownika.

§ 11. W przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 1 Regulaminu, może zostać rozwiązana z użytkownikiem umowa.

§ 12. 1. Ewidencję kart prowadzi komórka organizacyjna zapewniająca obsługę finansowo-księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności:

1) imię i nazwisko użytkownika, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej;

2) limit karty;

3) okres, na który karta została przyznana;

4) numer karty;

5) datę wydania i terminy ważności kart.

3. Komórka organizacyjna zapewniająca obsługę finansowo-księgową jednostki przesyła kopię prowadzonej ewidencji kart na wniosek dysponenta części budżetowej 25 Kultura fizyczna i 40 Turystyka do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w Ministerstwie Sportu i Turystyki.

Załączniki do Regulaminu

Załącznik nr 1 do Regulaminu

WZÓR

Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej

Załącznik nr 2 do Regulaminu

WZÓR

Oświadczenie o użytkowaniu i rozliczaniu służbowej karty płatniczej

Załącznik nr 3 do Regulaminu

WZÓR

Umowa o przyznanie służbowej karty płatniczej