Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 36
Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 28 października 2022 r.

Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki

§ 1. 1. Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami", w Ministerstwie Sportu i Turystyki, zwanym dalej "Ministerstwem".

2. Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty;

7) sposób i tryb postępowania w przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie.

3. Za pomocą służbowej karty płatniczej można dokonywać operacji finansowych w kraju i za granicą związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych.

4. Niedopuszczalne jest wykorzystanie służbowej karty płatniczej na cele prywatne.

§ 2. 1. Służbowa karta płatnicza może być przyznana tylko osobie zatrudnionej w Ministerstwie na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania, niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy, zwanej dalej "użytkownikiem".

2. Służbowa karta płatnicza może być przyznana w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi:

1) dyrektorom lub zastępcom dyrektorów komórek organizacyjnych, w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego dla danej komórki organizacyjnej;

2) pracownikom Ministerstwa, których zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, ze względu na wykonywanie zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą

- w zakresie wskazanym w § 8.

3. Przyznanie służbowej karty płatniczej każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.

4. Odwołanie z pełnionej funkcji, ustanie stosunku pracy, przeniesienie lub zmiana na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego.

§ 3. 1. Limity wydatków ustala Dyrektor Generalny po konsultacji z głównym księgowym dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki. Limity są uzależnione od rodzaju dokonywanych wydatków wynikających z wykonywanych obowiązków służbowych.

2. Wysokość limitu wydatków dla karty określana jest w umowie zawartej z użytkownikiem karty, odpowiednio do charakteru i wysokości wydatków realizowanych w zakresie obowiązków służbowych, a ich maksymalna wysokość wynosi do 40 000 zł miesięcznie.

§ 4. 1. Dyrektor Generalny podejmuje decyzję o przyznaniu służbowej karty płatniczej udzielając zgody na korzystanie z karty, wraz ze wskazaniem miesięcznego limitu wydatków, dla:

a) dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych, na wniosek dyrektora lub zastępcy dyrektora, który występuje o zgodę na przyznanie służbowej karty płatniczej wskazując imiennie użytkownika karty i proponowany limit wydatków,

b) pracowników Ministerstwa, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej, który występuje o zgodę na przyznanie służbowej karty płatniczej wskazując imiennie użytkownika karty i proponowany limit wydatków.

2. Po uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego wnioskujący o przyznanie służbowej karty płatniczej zwraca się pisemnie do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego o wydanie służbowej karty płatniczej.

3. Departament Ekonomiczno-Finansowy przeprowadza procedurę wydania służbowej karty płatniczej przez bank, a wniosek o wydanie karty płatniczej kierowany do banku i umowę z bankiem podpisuje Dyrektor Generalny.

4. Służbową kartą płatniczą może posługiwać się wyłącznie jej użytkownik.

§ 5. 1. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki udostępnienia służbowej karty płatniczej, kodu identyfikacyjnego PIN oraz numeru karty osobom nieuprawnionym.

2. W przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie użytkownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić powyższe bankowi prowadzącemu obsługę służbowej karty płatniczej w celu dokonania jej blokady oraz powiadomić dyrektora Departamentu Ekonomiczno-Finansowego.

§ 6. Służbowa karta płatnicza przyznawana jest na podstawie umowy zawartej pomiędzy Ministerstwem, reprezentowanym przez Dyrektora Generalnego, a użytkownikiem. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika karty. Wzór umowy o przyznanie służbowej karty płatniczej, zwanej dalej "umową", określa załącznik do Regulaminu.

§ 7. Użytkownik potwierdza odbiór służbowej karty płatniczej w Departamencie Ekonomiczno-Finansowym.

§ 8. 1.Wydatki dokonywane służbową kartą płatniczą mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokościach wynikających z planu rzeczowo-finansowego w zakresie części 25 - Kultura fizyczna oraz części 40 - Turystyka, w sposób celowy i oszczędny. Użytkownik karty zobowiązany jest do potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych przed dokonaniem wydatku, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w Ministerstwie w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. Zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej może być dokonywana w uzasadnionych okolicznościach, za następujące rodzaje towarów i usług:

1) zakwaterowanie i inne wydatki związane z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi;

2) materiały, usługi i wyposażenie niezbędne do bieżącego funkcjonowania Ministerstwa oraz wykorzystania samochodów służbowych;

3) materiały i usługi na potrzeby organizacji spotkań z udziałem Kierownictwa Ministerstwa;

4) uczestnictwo w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach, forach.

3. Transakcje, o których mowa w ust. 2 mogą być dokonywane również przez Internet.

4. Nie dopuszcza się wypłaty gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej, chyba że konieczność taka wynika z nagłych, nieprzewidzianych okoliczności, niezbędnych do realizacji zadania służbowego, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Użytkownik ma obowiązek przekazania do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego pisemnego uzasadnienia zaistniałych okoliczności wraz z dokumentem potwierdzającym zapłatę pobraną gotówką.

5. Niewykorzystaną kwotę wypłaconej gotówki należy niezwłocznie zwrócić na rachunek bankowy Ministerstwa.

§ 9. 1. Przy zakupach towarów i usług dokonywanych przy użyciu służbowej karty płatniczej konieczne jest niezwłoczne, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej, dostarczenie do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego oryginału faktury VAT, rachunku lub innego dokumentu finansowego, który zgodnie z ustawą o rachunkowości może być dowodem księgowym, opisanego i zatwierdzonego pod względem merytorycznym zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w Ministerstwie w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega kontroli formalno-rachunkowej, a następnie zatwierdzeniu przez głównego księgowego dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz zastępcę dyrektora Departamentu Ekonomiczno-Finansowego, a w przypadku nieobecności któregokolwiek z nich przez osoby upoważnione.

3. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej wynikające z nieprzewidzianych okoliczności, użytkownik dokumentuje w sposób wskazany w ust. 1 i 2.

§ 10. 1. Jeżeli w wyniku kontroli merytorycznej lub formalno-rachunkowej, o których mowa w § 9, zostanie stwierdzone, iż dokonanie operacji finansowej jest sprzeczne z Regulaminem lub umową, główny księgowy dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki niezwłocznie informuje o tym na piśmie Dyrektora Generalnego w celu podjęcia czynności zmierzających do zwrotu przez użytkownika wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową.

2. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z Regulaminem lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Departament Ekonomiczno-Finansowy.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w niepełnej wysokości, należności podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

4. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z umową lub z Regulaminem, powoduje odpowiedzialność materialną lub dyscyplinarną.

§ 11. W przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 1, może zostać rozwiązana z użytkownikiem umowa o przyznanie służbowej karty płatniczej.

§ 12. 1. W przypadku karty obsługiwanej przez BGK, sporządzane przez bank zbiorcze zestawienie operacji z każdego okresu rozliczeniowego weryfikowane jest przez użytkownika karty, który podpisuje zestawienie potwierdzając tym samym, że ujęte w zestawieniu operacje są prawidłowe oraz, że w zakresie każdej ujętej w zestawieniu operacji przekazał do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego wszystkie dokumenty finansowe zatwierdzone pod względem merytorycznym.

2. Zbiorcze zestawienie operacji, o którym mowa w ust. 1, przekazywane jest do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w terminie 3 dni roboczych od jego otrzymania.

§ 13. Ewidencję służbowych kart płatniczych prowadzi Departament Ekonomiczno-Finansowy, w szczególności w zakresie:

1) użytkowników kart, w tym: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko służbowe, nazwa komórki organizacyjnej;

2) numeru i liczby wydanych kart;

3) daty wydania i terminów ważności kart.

§ 14. Departament Ekonomiczno-Finansowy prowadzi ewidencję księgową operacji finansowych przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w taki sposób, aby możliwe było przygotowanie sprawozdania z wydatków, zawierającego w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko, kwotę wydatku dla każdej transakcji, rodzaj wydatku (w tym usługi hotelowe, gastronomiczne, transport, materiały i wyposażenie, reprezentacyjne, pozostałe), opis merytoryczny każdego wydatku.

§ 15. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów.

Załącznik 1. Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej (wzór).

Załącznik 2. Oświadczenie o użytkowaniu służbowej karty płatniczej (wzór).

Załącznik 3. Umowa o przyznanie i korzystanie ze służbowej karty płatniczej (wzór).

Załącznik nr 1 do Regulaminu

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2 do Regulaminu

WZÓR - OŚWIADCZENIE O UŻYTKOWANIU KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 3 do Regulaminu

WZÓR - UMOWA O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ