Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 36 Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 11 grudnia 2015 r.

REGULAMIN PRZYZNAWANIA I KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH ORAZ ROZLICZANIA DOKONYWANYCH PRZY ICH UŻYCIU OPERACJI FINANSOWYCH W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH PODLEGŁYCH LUB NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI

§ 1. 1. Regulamin, określa przyznawanie i korzystanie ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej „kartami”, w następujących jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki:

1) Biurze Komisji do Zwalczania Dopingu w Sporcie w Warszawie;

2) Centralnym Ośrodku Sportu w Warszawie;

3) Instytucie Sportu w Warszawie;

4) Polskiej Organizacji Turystycznej w Warszawie

– zwanych dalej „jednostkami”, oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych.

2. Regulamin określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

3. Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej „użytkownikiem karty” mogą być:

1) kierownik jednostki,

2) zastępca kierownika jednostki,

3) pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.

4. Karta może być przyznana jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności: w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;

5. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje kierownik jednostki, z zastrzeżeniem ust. 6. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 3 pkt 3, następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

6. W przypadku, gdy użytkownikiem karty jest kierownik jednostki, składa on pisemne oświadczenie o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

7. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o wydanie i użytkowanie karty, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej „umową”, zawartej pomiędzy kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną do reprezentowania jednostki a użytkownikiem karty, z zastrzeżeniem ust. 6. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

8. Wzór umowy, o którym mowa w ust. 7, może być modyfikowany w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na charakter płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

9. W przypadku wygaśnięcia przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem.

§ 2. 1. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań, udzielonego użytkownikowi karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia zasad korzystania z karty;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą szkodę z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania Regulaminu.

2. Do umowy dołącza się oświadczenie użytkownika o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę, należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.

§ 3. 1. Miesięczny limit dla poszczególnego użytkownika karty jest określany w umowie, przez kierownika jednostki, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej użytkownika, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Limit wydatków, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi oraz usług transportowych.

§ 4. 1. Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w innej formie. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

2. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

3. Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty. W jednostkach wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Uzasadnienie konieczności wypłaty gotówki winny być przedstawione w formie pisemnej, obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega zwrotowi na rachunek bankowy lub do kasy jednostki.

4. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności za:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz usługi gastronomiczne;

2) usługi transportowe;

3) płatności za paliwo do samochodów służbowych;

4) koszty związane z eksploatacją samochodów służbowych;

5) wydatki na cele reprezentacyjne;

6) opłaty za zakup prasy zagranicznej;

7) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

8) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

9) wydatki związane z zakupem materiałów i usług informatycznych;

10) wydatki na nieprzewidziane zdarzenia losowe.

§ 5. 1. Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty, mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika – zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

2. W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku, na umotywowany wniosek użytkownika karty, po uprzednim zatwierdzeniu wydatku przez kierującego jednostką.

§ 6. 1. Wydatki dokonane przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą VAT, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionymi na jednostkę. Do faktury należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala) lub wydruk z internetu potwierdzający dokonanie operacji, a w przypadku usługi gastronomicznej, także specyfikację usługi.

2. Użytkownik karty jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

3. Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki – niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.

4. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty, użytkownik dokumentuje w sposób wskazany w ust. 2 i 3.

§ 7. 1. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty poprzez dokonanie wydatku o charakterze prywatnym jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją – na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z wynagrodzenia za pracę użytkownika karty – do wysokości limitu określonego na karcie.

3. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatku przy wykorzystaniu karty lub w przypadku wypłaty gotówki celem dokonania wydatku z przyczyn niezależnych od użytkownika karty jest on zobowiązany, w terminie określonym w § 6 ust. 3, do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, tj. datę i miejsce dokonania wydatku, kwotę wydatku oraz przedmiot zakupu. Oświadczenie musi zawierać wyjaśnienia uzasadniające dokonanie wydatku w takim trybie. Do oświadczenia należy dołączyć potwierdzenie dokonania zapłaty oraz opis merytoryczny. Tak udokumentowany wydatek akceptuje kierownik jednostki.

4. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 w terminie lub niezaakceptowania wydatku przez kierownika jednostki, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 8. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 9. 1. Ewidencję kart prowadzi komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, limit karty, okres, na który karta została przyznana, numer karty, sprawozdawczość.

3. Komórki organizacyjne, o których mowa w ust. 1, przesyłają kopię prowadzonej ewidencji kart na wniosek dysponenta części budżetowej 25 i 40 – do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w Ministerstwie Sportu i Turystyki.

Załącznik Nr 1 do Regulaminu

Załącznik Nr 2 do Regulaminu

Załącznik Nr 3 do Regulaminu

Załącznik Nr 4 do Regulaminu