Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z art. 175 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 24 Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 29 września 2015 r.

PROCEDURA MONITOROWANIA REALIZACJI BUDŻETU MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI W UKŁADZIE ZADANIOWYM ORAZ PLANÓW KOSZTÓW W UKŁADZIE ZADANIOWYM CENTRALNEGO OŚRODKA SPORTU I POLSKIEJ ORGANIZACJI TURYSTYCZNEJ

§ 1. Procedura monitorowania realizacji budżetu Ministra Sportu i Turystyki w układzie zadaniowym oraz planów kosztów w układzie zadaniowym Centralnego Ośrodka Sportu i Polskiej Organizacji Turystycznej, zwana dalej „procedurą”, swym zakresem określa sposób i tryb postępowania przy monitorowaniu realizacji:

1) budżetu Ministra Sportu i Turystyki w układzie zadaniowym przez komórki organizacyjne Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz właściwych dysponentów środków budżetu Ministra Sportu i Turystyki;

2) planów kosztów w układzie zadaniowym Centralnego Ośrodka Sportu i Polskiej Organizacji Turystycznej – w zakresie nadzoru, kontroli efektywności oraz skuteczności realizacji planów w układzie zadaniowym na podstawie mierników stopnia realizacji celów.

§ 2. Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Sportu i Turystyki, dysponenta głównego części 25 budżetu państwa – Kultura fizyczna i części 40 budżetu państwa – Turystyka oraz dysponenta środków państwowych funduszy celowych tj. Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej i Funduszu Zajęć Sportowych dla Uczniów;

2) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Sportu i Turystyki;

3) właściwym Członku Kierownictwa – należy przez to rozumieć Ministra, Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie, Dyrektora Generalnego Ministerstwa, nadzorującego pracę komórki organizacyjnej Ministerstwa;

4) dysponencie środków budżetu państwa III stopnia – należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Komisji do Zwalczania Dopingu w Sporcie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

5) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć departamenty i biura Ministerstwa;

6) COS – należy przez to rozumieć Centralny Ośrodek Sportu, nadzorowany przez Ministra;

7) POT – należy przez to rozumieć Polską Organizację Turystyczną, nadzorowaną przez Ministra;

8) DEF – należy przez to rozumieć Departament Ekonomiczno-Finansowy zapewniający obsługę dysponenta głównego;

9) BG – należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego zapewniające obsługę dysponenta III stopnia w Ministerstwie;

10) budżecie Ministra – należy przez to rozumieć budżet Ministra obejmujący środki budżetowe w ramach części 25 budżetu państwa – Kultura fizyczna, części 40 budżetu państwa – Turystyka oraz środki państwowych funduszy celowych: Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej i Funduszu Zajęć Sportowych dla Uczniów;

11) WPFP – należy przez to rozumieć Wieloletni Plan Finansowy Państwa;

12) nocie budżetowej – należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na rok następny wydane na podstawie przepisu art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 3. 1. Zadania z zakresu planowania, nadzoru merytorycznego i kontroli prawidłowości wydatkowania środków z budżetu Ministra w układzie zadaniowym należą do dyrektorów komórek organizacyjnych i właściwych dysponentów środków.

2. Zadania z zakresu planowania, nadzoru merytorycznego i kontroli prawidłowości realizacji planów kosztów w układzie zadaniowym COS i POT należą do kierowników tych jednostek.

3. Za koordynację prac w zakresie budżetu zadaniowego w ramach właściwości Ministra odpowiada DEF.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej wyznacza spośród pracowników koordynatora budżetu zadaniowego w ramach danej komórki organizacyjnej, zwanego Koordynatorem operacyjnym, który realizuje w szczególności całość zadań związanych z planowaniem, monitorowaniem i sprawozdawczością w zakresie budżetu zadaniowego danej komórki i jest wyznaczony do kontaktów z DEF w powyższym zakresie. Wykonywanie tych zadań traktowane jest na równi z wykonywaniem obowiązków pracowniczych i nie przysługuje za nie dodatkowe wynagrodzenie.

§ 4. Szczegółowe zasady planowania w układzie zadaniowym określa nota budżetowa na dany rok.

§ 5. 1. Propozycje celów, mierników i ich wartości bazowych, docelowych oraz wysokość wydatków lub kosztów dla realizowanych działań, podzadań lub zadań opracowują i przedstawiają zgodnie z właściwością:

1) dyrektorzy komórek organizacyjnych w uzgodnieniu z właściwymi Członkami Kierownictwa oraz, w zakresie finansowym, z właściwymi dysponentami środków;

2) kierownictwo COS i POT – z uwzględnieniem zasad, o których mowa w § 4.

2. Minister określa cele i mierniki dla zadań, dla których wskazany jest jako właściwy, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w § 4.

3. W ramach prac nad materiałami do przygotowania projektu WPFP w zakresie właściwości Ministra, komórki organizacyjne składają do DEF propozycję celów i mierników dla funkcji 8 Kultura fizyczna z uwzględnieniem zasad, o których mowa w § 4. Spośród przedstawionych propozycji Minister wyznacza cele i mierniki dla funkcji 8.

4. Projekt katalogu zadań, podzadań i działań, celów i mierników w ramach funkcji 8 na dany rok budżetowy podlega opiniowaniu przez Departament Strategii i Współpracy Międzynarodowej pod względem zgodności z Programem Rozwoju Sportu do roku 2020.

5. Komórki organizacyjne, COS i POT przedkładają do DEF karty mierników na rok następny, zgodnie ze wzorem karty miernika i na zasadach określonych w nocie budżetowej.

6. Sposób użycia mierników powinien być efektywny tzn. opierać się na już funkcjonującej sprawozdawczości oraz danych opracowywanych i nie powinien wiązać się z wydatkami związanymi wyłącznie z ich użyciem na potrzeby układu zadaniowego.

7. Określając wartości docelowe mierników należy dążyć w miarę możliwości do powiązania tych wielkości z wysokością planowanych wydatków/kosztów.

8. Dane dotyczące mierników powinny być porównywalne, co oznacza konieczność standaryzacji metod gromadzenia i przetwarzania informacji.

9. Karty mierników, o których mowa w ust. 5, podlegają aktualizacji w zakresie, o którym mowa w § 6.

10. DEF przekazuje karty mierników do BG jako komórki właściwej w zakresie koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra.

§ 6. Tryb dokonywania zmian w budżecie Ministra w układzie zadaniowym oraz w planach kosztów w układzie zadaniowym COS i POT oraz zmian wartości docelowej mierników określa zarządzenie nr 18 Ministra Sportu i Turystyki z dnia 22 lipca 2014 r. w sprawie ustalenia Procedury zarządzania, nadzoru i kontroli finansowej nad jednostkami objętymi częścią 25 i 40 budżetu państwa (Dz. Urz. Min. Spor. poz. 20).

§ 7. 1. Przy monitorowaniu planów w układzie zadaniowym, biorą udział dyrektorzy komórek organizacyjnych, właściwi dysponenci środków w ramach budżetu Ministra oraz kierownictwo COS i POT, zapewniając skuteczną i efektywną realizację planów w układzie zadaniowym.

2. Monitorowanie ma na celu zapewnienie efektywnego i skutecznego wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

3. Realizacja monitorowania obejmuje gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych oraz sprawdzenie za pomocą mierników czy wytyczone cele zostały zrealizowane.

§ 8. 1. Na potrzeby sprawozdawczości budżetu Ministra w układzie zadaniowym, komórki organizacyjne, zgodnie z właściwością merytoryczną:

1) analizują dane zbierane podczas wykonywania procesu monitorowania budżetu w układzie zadaniowym;

2) współpracują z DEF (w zakresie dotacji) i BG (w zakresie pozostałych wydatków), śledzą poziom wydatkowania środków publicznych będących w ich dyspozycji, monitorują poziom realizacji założonych celów oraz pomiar mierników;

3) przedstawiają informacje służące opracowaniu okresowych i końcowych sprawozdań.

2. Właściwi dysponenci środków budżetu państwa w ramach części 25 – Kultura fizyczna i 40 – Turystyka oraz środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej i Funduszu Zajęć Sportowych dla Uczniów, COS i POT monitorują realizację planów w układzie zadaniowym w zakresie swojej właściwości.

§ 9. 1. Ogólny nadzór i kontrolę nad realizacją budżetu zadaniowego w zakresie działów administracji rządowej kultura fizyczna oraz turystyka sprawuje Minister przy czym:

1) szczegółowy nadzór i kontrolę nad realizacją budżetu zadaniowego w zakresie działów administracji rządowej kultura fizyczna oraz turystka sprawują właściwi Członkowie Kierownictwa;

2) szczegółowy nadzór i kontrolę w zakresie finansowym nad realizacją budżetu zadaniowego w zakresie działów administracji rządowej kultura fizyczna oraz turystyka sprawują właściwi dysponenci środków w zakresie właściwości Ministra.

2. Za monitorowanie stopnia osiągnięcia założonych celów oraz planowanych wartości mierników, opracowania danych częściowych do projektu ustawy budżetowej i sprawozdawczości w układzie zadaniowym, zgodnie z właściwością merytoryczną odpowiadają dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy COS i POT.

§ 10. 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych opracowują i składają do DEF informacje za dwa, trzy i cztery kwartały danego roku z realizacji budżetu Ministra w układzie zadaniowym, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do procedury, w terminach określonych przez DEF.

2. Dysponenci środków budżetu państwa III stopnia opracowują i składają do DEF sprawozdania Rb-BZ1 w terminach, na zasadach i zgodnie ze wzorem sprawozdania określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298, poz. 1766). Każdorazowo na prośbę DEF dysponenci środków budżetowych III stopnia przedkładają wydruki z programu finansowo-księgowego w zakresie wykonania planu finansowego właściwego dysponenta.

3. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, DEF sporządza informację ogólną o realizacji budżetu Ministra w układzie zadaniowym za dwa, trzy i cztery kwartały danego roku i przedstawia do zatwierdzenia Ministrowi.

4. Zgodnie z § 8 rozporządzania, o którym mowa w ust. 2, Minister zezwala dysponentom III stopnia na nie ujmowanie w sprawozdaniu informacji dotyczących celów i mierników.

5. Minister sporządza sprawozdania Rb-BZ1:

1) jednostkowe;

2) łączne – na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz własnego sprawozdania jednostkowego – w terminach i na zasadach określonych w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2.

6. Minister sporządza sprawozdania Rb-BZ2 z wykonania planów finansowych: Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej i Funduszu Zajęć Sportowych dla Uczniów w terminach i na zasadach określonych w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2.

7. COS i POT sporządzają i przekazują sprawozdanie Rb-BZ2 z wykonania planu finansowego w terminach i na zasadach określonych w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2., COS i POT każdorazowo na prośbę DEF, przekazują informacje za dwa, trzy i cztery kwartały danego roku z realizacji planów kosztów w układzie zadaniowym, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do procedury oraz inne niezbędne informacje.

8. Obszary, w których istnieje ryzyko niewykonania wartości docelowej miernika i przyczyny tej sytuacji dyrektorzy komórek organizacyjnych, kierownicy COS i POT poddają szczególnej analizie, której celem powinno być określenie zmian prowadzących do wdrożenia działań naprawczych.

§ 11. 1. Kontrola efektywności i skuteczności realizacji planów w układzie zadaniowym na podstawie mierników stopnia realizacji celów, o której mowa w art. 175 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, następuje przy wykorzystaniu karty ewaluacji, stanowiącej załącznik nr 2 do procedury i dokonywana jest przez komórki organizacyjne oraz COS i POT nie rzadziej niż po I półroczu i po zakończeniu roku budżetowego. Kontrola ta stanowi ocenę relacji poniesionych nakładów, do osiągniętych efektów i ocenę skuteczności stopnia osiągnięcia założonych celów oraz planowanych wartości mierników przy realizacji planów w układzie zadaniowym.

2. Terminy i sposób opracowania kart ewaluacji przez komórki organizacyjne oraz COS i POT określa DEF.

3. Karty ewaluacji po zatwierdzeniu przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, kierownika COS lub POT, zostają przekazane do DEF.

4. Karty ewaluacji podlegają akceptacji właściwego Członka Kierownictwa, nadzorującego daną komórkę organizacyjną, COS lub POT.

5. Zaakceptowane karty ewaluacji DEF przekazuje do BG jako koordynatora kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra.

Załącznik nr 1 do Procedury

Załącznik nr 2 do Procedury