§ 1. Komitetowi Audytu dla działu administracji rządowej - środowisko nadaje się regulamin, który stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 42 Ministra Środowiska z dnia 11 maja 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej - gospodarka wodna i środowisko (Dz. Urz. Min. Środ. i GIOŚ poz. 48).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska
z dnia 15 września 2020 r.

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - ŚRODOWISKO

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin Komitetu Audytu, zwany dalej "Regulaminem", określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu dla działu administracji rządowej - środowisko, zwanego dalej "Komitetem Audytu" lub "Komitetem".

§ 2. Celem Komitetu Audytu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Środowiska, zwanego dalej "Ministrem", kierującego działem administracji rządowej środowisko, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

Rozdział 2

Szczegółowy zakres zadań Komitetu

§ 3. Do zadań Komitetu Audytu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planów audytu oraz oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego.

§ 4. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Środowiska, zwanego dalej "Ministerstwem" oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego, jak również proponuje rozwiązania oraz promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko.

Rozdział 3

Sposób działania Komitetu

§ 5. 1. Pracami Komitetu kieruje Przewodniczący.

2. Przewodniczący Komitetu wyznacza zastępcę Przewodniczącego Komitetu, zwanego dalej "Wiceprzewodniczącym", spośród członków Komitetu. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Komitetu kieruje Wiceprzewodniczący.

3. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń Komitetu;

2) wyznaczanie terminów posiedzeń i ustalanie porządku poszczególnych posiedzeń Komitetu;

3) prowadzenie posiedzeń Komitetu;

4) planowanie, organizowanie i koordynacja prac Komitetu;

5) dbanie o sprawny przebieg posiedzeń, udzielanie i odbieranie głosu na posiedzeniach;

6) nadzór nad przygotowaniem dokumentów będących przedmiotem posiedzeń Komitetu;

7) odbieranie oświadczeń kierowanych do Komitetu pomiędzy posiedzeniami;

8) reprezentowanie Komitetu;

9) zatwierdzanie protokołów z posiedzeń Komitetu oraz sprawozdania z realizacji zadań Komitetu;

10) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet.

4. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórkami audytu w jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko.

5. Minister powołuje i odwołuje członków Komitetu.

§ 6. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu Audytu odbywają się w siedzibie Ministerstwa stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż dwa razy w roku.

3. Posiedzenia są zwoływane przez Przewodniczącego Komitetu z własnej inicjatywy lub na wniosek każdego z członków Komitetu, po uzyskaniu akceptacji Przewodniczącego.

4. Zawiadomienie o terminie i miejscu posiedzenia Komitetu wraz z ustalonym przez Przewodniczącego porządkiem posiedzenia oraz materiałami dotyczącymi spraw objętych porządkiem obrad przekazywane jest członkom Komitetu oraz osobom zaproszonym do udziału w posiedzeniu, pocztą kurierską lub listem poleconym, środkami łączności elektronicznej, w tym pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej członków Komitetu i osób zaproszonych. Zawiadomienie przekazywane jest członkom Komitetu nie później niż na 5 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia, a w uzasadnionych przypadkach - co najmniej na 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.

5. W przypadku braku możliwości udziału w posiedzeniu członek Komitetu zawiadamia o tym Przewodniczącego podając przyczyny swojej nieobecności najpóźniej przed rozpoczęciem posiedzenia Komitetu.

6. Uczestnicy posiedzenia Komitetu potwierdzają swoją obecność podpisem na liście obecności.

7. Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.

8. We wszystkich posiedzeniach Komitetu uczestniczy kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub osoba przez niego upoważniona.

§ 7. 1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zapadających zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym w obecności co najmniej połowy składu Komitetu.

2. Uchwały Komitetu Audytu przyjmowane są na posiedzeniach lub w trybie pisemnym, bez zwoływania posiedzenia, lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a w szczególności przy użyciu środków łączności telefonicznej, audiowizualnej i elektronicznej.

3. Członkowie Komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

4. W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, decyduje głos Przewodniczącego Komitetu, a w razie jego nieobecności Wiceprzewodniczącego.

5. W przypadku podejmowania uchwały w trybie pisemnym członkowie Komitetu głosujący za podjęciem uchwały albo przeciwko podjęciu uchwały albo wstrzymujący się od głosu głosują przez złożenie podpisów na oddzielnych jednobrzmiących egzemplarzach w miejscu oznaczonym w projekcie uchwały jako "za", "przeciw" albo "wstrzymano się" i odsyłają podpisaną uchwałę w sposób i terminie wskazanym przez Przewodniczącego.

6. Uchwały przyjęte w trybie obiegowym dołączane są do protokołu z najbliższego posiedzenia Komitetu.

7. Członek Komitetu wstrzymuje się od głosu, w przypadku wystąpienia okoliczności mogących budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

8. W sprawach niewymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, decyzje podejmuje Przewodniczący, a w razie jego nieobecności Wiceprzewodniczący.

9. Uchwałę podejmowaną na posiedzeniu Komitetu podpisuje Przewodniczący.

10. Członek Komitetu, który nie zgadza się z podjętą uchwałą, może zgłosić zdanie odrębne ustnie do protokołu w trakcie posiedzenia lub w postaci papierowej albo elektronicznej w terminie 3 dni od dnia podjęcia uchwały.

§ 8. 1. Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół zatwierdzany przez Przewodniczącego.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 zawiera następujące informacje:

1) kolejny numer, miejsce i datę posiedzenia;

2) listę uczestników posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) uwagi do porządku obrad posiedzenia;

5) treść podjętych uchwał;

6) wyniki głosowania;

7) ustalenia poczynione w trakcie posiedzenia niewymagające uchwały;

8) zdanie odrębne;

9) podpis osoby sporządzającej protokół z posiedzenia oraz podpis Przewodniczącego.

3. Załącznik do protokołu stanowi lista obecności uczestników posiedzenia.

4. Kopia protokołu z posiedzenia, o którym mowa w ust. 1, jest przesyłana członkom Komitetu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

5. Protokoły z posiedzeń Komitetu oraz dokumenty związane z funkcjonowaniem Komitetu przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 9. 1. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Protokolantem jest wyznaczony przez kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie pracownik tej komórki.

3. Do zadań protokolanta należy w szczególności:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez Komitet,

2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym, posiedzeń Komitetu i przekazywanie zawiadomień członkom Komitetu oraz osobom zaproszonym.

Rozdział 4

Sposób i tryb dostępu członków Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego

§ 10. 1. Członkowie Komitetu oraz Przewodniczący w związku z realizacją zadań Komitetu są upoważnieni do dostępu do wszelkich dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko, jak również mają prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Dostęp do dokumentów, informacji i innych materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się na wniosek Przewodniczącego lub członków Komitetu po akceptacji Przewodniczącego.

Rozdział 5

Współpraca członków Komitetu oraz Przewodniczącego z kierownikami komórek audytu wewnętrznego oraz pracownikami Ministerstwa i jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko

§ 11. 1 Członkowie Komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko, dla których Komitet został powołany mają prawo swobodnego kontaktu z członkami Komitetu, w sprawach dotyczących zakresu ich działalności.

3. Członkowie Komitetu są upoważnieni do dostępu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego, dla których Komitet został powołany, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego Ministerstwa i jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko oraz pracownicy Ministerstwa oraz jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko są zobowiązani do podjęcia współpracy z Komitetem w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań, w szczególności poprzez udostępnianie dokumentów, informacji i innych materiałów o których mowa w ust. 3.

5. Członkowie Komitetu w związku z realizacją zadań, o których mowa w ust. 3, są uprawnieni do:

1) odbywania spotkań z pracownikami Ministerstwa oraz z pracownikami jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko w zakresie działania Komitetu;

2) występowania do dyrektorów komórek organizacyjnych w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w dziale o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów - związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz jednostki w dziale administracji rządowej - środowisko, w szczególności dotyczących kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego.

6. Członkowie Komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 1, 3 i 5 po uprzednim poinformowaniu Przewodniczącego Komitetu i dyrektora właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko.

Rozdział 6

Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie i jednostkach w dziale administracji rządowej - środowisko

§ 12. 1. W sprawach dotyczących wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego Komitet działa z własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa, kierowników jednostek w dziale lub kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego sprawa dotyczy.

2. Przewodniczący może wezwać do uzupełnienia wniosku o rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w przypadku, gdy wniosek nie zawiera wskazania wszystkich istotnych przyczyn planowanego rozwiązania stosunku pracy albo zmiany warunków pracy i płacy, lub dowodów na poparcie argumentacji przytoczonej przez wnioskodawcę.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

4. W sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego:

1) w postępowaniu ma prawo wziąć udział kierownik komórki audytu wewnętrznego, którego postępowanie dotyczy;

2) w postępowaniu ma prawo wziąć udział przedstawiciel pracodawcy;

3) Przewodniczący zawiadamia strony o terminie i miejscu posiedzenia Komitetu, na którym będzie toczyło się postępowanie co najmniej 7 dni przed tym terminem;

4) wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego następuje w drodze uchwały podjętej zwykłą większością głosów;

5) wynik postępowania wraz z uzasadnieniem Przewodniczący przekazuje stronom najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zakończenia posiedzenia, na którym toczyło się i zakończyło postępowanie.

5. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, prowadzi się z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek w dziale i odpowiednio Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz właściwych kierowników jednostek w dziale administracji rządowej - środowisko, zapewniając tym osobom możliwość swobodnego wyrażania opinii lub przedstawiania stanowiska w sprawie.

6. Decyzja Komitetu powinna być oparta w szczególności na ocenie przebiegu oraz wyników pracy audytora wewnętrznego, dokonywaną na podstawie analizy otrzymanych informacji i materiałów źródłowych.

Rozdział 7

Sprawozdawczość z realizacji zadań Komitetu

§ 13. 1. Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi Środowiska oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim.

2. Projekt sprawozdania Komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim jest uzgadniany ze wszystkimi członkami Komitetu.

3. Sprawozdanie podpisuje Przewodniczący.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

5. Komórka audytu wewnętrznego przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu.