Na podstawie art. 34 w związku z art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. Nr 392) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się regulamin wyboru partnerów 19 Konferencji Stron Ramowej konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (UNFCCC COP19), 9 sesji Konferencji Stron służącej jako Spotkanie Stron Protokołu z Kioto (CMP9) oraz 39 sesji organów pomocniczych konwencji, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 22 Ministra Środowiska
z dnia 10 maja 2013 r.

REGULAMIN
w sprawie procedury wyboru partnerów 19 Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (UNFCCC COP19), 9 sesji Konferencji Stron służącej jako Spotkanie Stron Protokołu z Kioto (CMP9) oraz 39 sesji organów pomocniczych konwencji

§ 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) konferencji - rozumie się przez to 19 Konferencję Stron Ramowej konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu (UNFCCC COP19), 9 sesję Konferencji Stron służącą jako Spotkanie Stron Protokołu z Kioto (CMP9) oraz 39 sesję organów pomocniczych konwencji;

2) umowie partnerskiej - rozumie się przez to nieodpłatną umowę, na mocy której podmiot prowadzący działalność gospodarczą wspiera świadczeniem organizację konferencji. Umowa partnerska nie jest zamówieniem publicznym w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) i do jej zawierania nie stosuje się przepisów tej ustawy;

3) świadczeniu - rozumie się przez to jednostronne nieodpłatne świadczenie rzeczowe, stanowiące usługi lub dostawy na rzecz Ministra Środowiska;

4) partnerze konferencji - rozumie się przez to podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, który wspiera świadczeniem organizację konferencji na podstawie zawartej umowy partnerskiej;

5) zespole ds. wyboru partnerów konferencji - rozumie się przez to zespół powołany zarządzeniem Ministra Środowiska nr 19 z dnia 22 kwietnia 2013 r. (Dz.Urz. MŚ z 2013 r., poz. 28);

6) podmiocie aspirującym - rozumie się przez to podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, który złożył odpowiedź na ogłoszenie o rozpoczęciu procedury wyboru partnerów konferencji.

§ 2.1. Procedurę wyboru partnerów konferencji prowadzi się na podstawie niniejszego regulaminu w sposób zapewniający równe traktowanie wszystkich podmiotów.

2. Nadzór nad procedurą wyboru partnerów konferencji sprawuje Minister Środowiska.

3. Minister Środowiska rozstrzyga wszelkie wątpliwości lub sprawy sporne mogące wyniknąć z procedury wyboru partnerów konferencji.

4. Procedura wyboru partnerów konferencji składa się z następujących etapów:

1) ogłoszenie o rozpoczęciu procedury wyboru partnerów konferencji;

2) odpowiedź na ogłoszenie o rozpoczęciu procedury wyboru partnerów konferencji;

3) negocjacje dotyczące warunków i zakresu świadczeń objętych umową partnerską;

4) wyznaczenie terminu składania ofert;

5) złożenie ofert;

6) ocena złożonych ofert;

7) przedstawienie rekomendacji Ministrowi Środowiska;

8) wybór partnera konferencji i podpisanie umowy partnerskiej; dla danego świadczenia.

§ 3. Oferta oraz wszelkie oświadczenia woli podmiotu aspirującego, składane są w formie pisemnej bądź elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym.

§ 4. Procedurę wyboru partnerów konferencji prowadzi się w języku polskim.

§ 5. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru partnerów konferencji dla danego świadczenia wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący zespołu ds. wyboru partnerów konferencji, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka zespołu może zapraszać do udziału w pracach nad wyborem partnerów przedstawicieli komórek organizacyjnych Ministerstwa Środowiska.

§ 6. W procedurze wyboru partnerów konferencji mogą wziąć udział tylko podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które:

1) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi;

2) posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

3) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także dysponują potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu umowy partnerskiej;

4) znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu umowy partnerskiej;

5) nie wyrządziły szkody, wykonując zamówienie publiczne lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem procedury w sprawie wyboru partnerów konferencji i zostały umieszczone w wykazie wykonawców, o którym mowa w art. 154 pkt 5a ustawy Prawo zamówień publicznych;

6) nie są podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;

7) nie są spółkami prawa handlowego, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, których wspólników lub członków organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; postanowienie to ma zastosowanie do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;

8) w odpowiedzi na ogłoszenie złożyły stosowne oświadczenie w zakresie pkt 1-7 oraz oświadczenie o akceptacji niniejszego regulaminu, pod rygorem wykluczenia z procedury w sprawie wyboru partnera konferencji.

§ 7. W przypadku wątpliwości co do oświadczeń, o których mowa w § 6, zespół ds. wyboru partnerów konferencji może żądać aktualnych informacji z rejestrów publicznych i ewidencji, w szczególności z Krajowego Rejestru Karnego.

§ 8. 1. Na etapie przeprowadzania procedury wyboru partnerów konferencji nie mogą występować w imieniu Ministra Środowiska ani też wykonywać czynności związanych z procedurą osoby, które:

1) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z podmiotem aspirującym, jego zastępcą prawnym lub z członkami organów lub władz podmiotów aspirujących, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej;

2) przed upływem dwóch lat od dnia wszczęcia procedury pozostawały w stosunku pracy, miały zawartą umowę zlecenia lub o dzieło z podmiotem aspirującym albo były członkami władz podmiotów aspirujących, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej;

3) pozostają z podmiotami aspirującymi lub z członkami organów lub władz podmiotów aspirujących w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności.

2. Osoby wykonujące czynności związane z procedurą składają oświadczenia pisemne o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu.

3. Zaistnienie okoliczności wymienionych w ust. 1 powoduje wyłączenie danej osoby z procedury wyboru partnerów konferencji dla danego świadczenia.

§ 9.1. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji rozpoczyna procedurę wyboru partnerów konferencji w danym obszarze współpracy poprzez zamieszczenie ogłoszenia o rozpoczęciu procedury pod adresem strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Środowiska wraz z zamieszczeniem treści niniejszego regulaminu.

2. Ogłoszenie o rozpoczęciu procedury wyboru partnerów konferencji dla danego świadczenia powinno w szczególności zawierać:

1) opis potrzeb i wymagań związanych z danym świadczeniem;

2) wykaz wymaganych dokumentów i oświadczeń;

3) termin do składania odpowiedzi na ogłoszenie o rozpoczęciu procedury;

4) kryteria oceny ofert.

3. Jeżeli złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o rozpoczęciu procedury, oświadczenia lub dokumenty, wymagają uzupełnienia lub wyjaśnienia, zespół ds. wyboru partnerów konferencji może wyznaczyć podmiotowi aspirującemu dodatkowy termin do złożenia uzupełnień lub wyjaśnień przy zachowaniu zasady równego traktowania wszystkich podmiotów.

§ 10. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji zaprasza do negocjacji wszystkie podmioty, spełniające warunki udziału w procedurze, które złożyły odpowiedź na ogłoszenie o rozpoczęciu procedury wyboru partnerów konferencji w wymaganym terminie.

§ 11.1. Przedmiotem negocjacji są warunki i zakres świadczeń objętych umową partnerską.

2. Prowadzone negocjacje z poszczególnymi podmiotami aspirującymi mają charakter poufny i mogą dotyczyć wszelkich aspektów umowy partnerskiej. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z trwającą procedurą wyboru i treścią umowy.

3. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji prowadzi negocjacje do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez podmioty aspirujące, bądź też w wyniku przedstawienia propozycji przez jedyny podmiot, który zgłosił się do udziału w procedurze, iż dane rozwiązanie w sposób najpełniejszy spełnia jego potrzeby w zakresie danego świadczenia.

§ 12. Po przeprowadzeniu negocjacji zespół ds. wyboru partnerów konferencji zaprasza podmioty aspirujące uczestniczące w negocjacjach do złożenia ofert.

§ 13.1. Każdy podmiot aspirujący może złożyć jedną ofertę dla danego świadczenia.

2. Treść oferty musi odpowiadać treści opisu warunków udziału w procedurze i treści zaproszenia do składania ofert.

3. Złożenie oferty po terminie skutkuje jej odrzuceniem.

§ 14. Podmiot aspirujący może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

§ 15.1. Podmiot aspirujący jest związany ofertą.

2. Termin związania ofertą wynosi 60 dni kalendarzowych.

3. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4. Przed upływem terminu związania ofertą, zespół ds. wyboru partnerów konferencji może zwrócić się do podmiotów aspirujących o przedłużenie tego terminu nie więcej niż o 30 dni kalendarzowych.

5. Odmowa przedłużenia terminu związania ofertą przez podmiot aspirujący powoduje wykluczenie tego podmiotu z procedury.

§ 16.1. W toku dokonywania oceny złożonych ofert zespół ds. wyboru partnerów konferencji może żądać udzielenia przez podmioty aspirujące wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

2. Niedopuszczalne jest prowadzenie negocjacji między zespołem ds. wyboru partnerów konferencji a podmiotem aspirującym po złożeniu przez niego oferty.

3. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji może przeprowadzić z podmiotem aspirującym konsultacje dotyczące postanowień przyszłej umowy w ramach złożonej przez niego oferty.

§ 17.1. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji zobowiązany jest odrzucić ofertę, jeżeli:

1) jej treść jest niezgodna z prawem;

2) podmiot aspirujący nie spełnia warunków udziału w procedurze;

3) podmiot aspirujący nie udzielił wyjaśnień, o których mowa w § 16 ust. 1;

4) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

2. Odrzucenie oferty skutkuje wykluczeniem podmiotu, który ją złożył, z dalszej procedury.

3. O odrzuceniu oferty zespół ds. wyboru partnerów konferencji informuje podmiot aspirujący, którego ofertę odrzucił. Informacja ta powinna zawierać uzasadnienie odrzucenia oferty.

4. Zawiadomienie o odrzuceniu oferty, przesyła się nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia odrzucenia oferty.

§ 18.1. Zespół ds. wyboru partnerów konferencji wybiera najkorzystniejszą ofertę lub najkorzystniejsze oferty spośród nieodrzuconych ofert, wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o rozpoczęciu procedury i przedstawia swoją rekomendację Ministrowi Środowiska.

2. Jeżeli podmiot aspirujący, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane lub uchyla się od zawarcia umowy, Zespół ds. wyboru partnerów Konferencji wybiera ofertę lub oferty najkorzystniejsze spośród pozostałych ofert. W przypadku, gdy upłynął termin związania ofertą Minister Środowiska, za zgodą drugiej strony, może podpisać umowę partnerską na warunkach przedstawionych w ofercie.

§ 19. Na podstawie rekomendacji zespołu ds. wyboru partnerów konferencji Minister Środowiska wybiera partnera lub partnerów konferencji dla danego świadczenia i zawiera umowę partnerską.

§ 20.1. Procedurę wyboru partnerów konferencji można unieważnić w całości lub w części w przypadku, gdy:

1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu lub

2) wystąpiła zmiana okoliczności, powodująca, że prowadzenie procedury lub realizacja świadczeń nie leżą w interesie Ministra Środowiska.

2. O unieważnieniu procedury zespół ds. wyboru partnerów konferencji informuje podmioty aspirujące biorące udział w procedurze w danym obszarze w terminie 7 dni roboczych od dnia unieważnienia procedury.

3. Z tytułu unieważnienia procedury podmiotom aspirującym nie przysługują roszczenia przeciwko Ministrowi Środowiska.

ZAŁĄCZNIK NR 1

Warszawa, dn. ............................

Oświadczenie osoby biorącej udział w przygotowaniu lub przeprowadzeniu procedury wyboru partnerów konferencji

OŚWIADCZAM, ŻE:

1) pozostaję/nie pozostaję w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z podmiotem aspirującym, jego zastępcą prawnym lub z członkami organów lub władz podmiotów aspirujących, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej;

2) przed upływem dwóch lat od dnia wszczęcia procedury nie pozostawałam/pozostawałem w stosunku pracy, zlecenia lub o dzieło z podmiotem aspirującym albo były członkami władz osób prawnych podmiotów aspirujących, będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej;

3) pozostaję/nie pozostaję z podmiotami aspirującymi lub z członkami organów lub władz podmiotów aspirujących w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojej bezstronności.

........................................