§ 2.Karta płatnicza może być przyznana pracownikowi urzędu obsługującego Ministra, zwanego dalej „Ministerstwem”, lub pracownikowi jednostki, zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, mianowania oraz powołania.

§ 4.1. Osoby, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2, w celu otrzymania kart płatniczych składają, z zastrzeżeniem ust. 2–3 oraz § 5 ust. 4, wniosek o jej przyznanie do kierownika jednostki. Wniosek składa się za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, chyba że bezpośrednim przełożonym jest kierownik jednostki.

2. Kierownik jednostki składa wniosek o wyrażenie zgody na korzystanie z karty płatniczej do kierownika jednostki nadrzędnej. Wnioski kierowane do Ministra rozpatruje odpowiednio sekretarz stanu lub podsekretarz stanu w Ministerstwie, właściwy w zakresie spraw wynikających z nadzoru Ministra nad wnioskodawcą lub ze stosunku podległości wobec Ministra.

3. Osoby, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 4 i 5, składają wniosek o przyznanie karty płatniczej do dyrektora generalnego urzędu.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 1–3, powinien zawierać uzasadnienie potrzeby posiadania karty płatniczej oraz dane obejmujące: imię i nazwisko wnioskodawcy, zajmowane stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję, nazwę jednostki, wysokość wnioskowanego miesięcznego limitu wydatków, okres użytkowania karty płatniczej oraz rodzaje wydatków, które będą dokonywane przy jej użyciu.

§ 5.1. Podstawę wydania karty płatniczej osobie, której przyznano prawo do korzystania z niej w trybie określonym w § 4 stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, umowa w sprawie korzystania z karty płatniczej zawarta pomiędzy tą osobą i właściwym kierownikiem jednostki albo dyrektorem generalnym urzędu, zawierająca w szczególności:

1) dane, o których mowa w § 4 ust. 4;

2) określenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, udzielonego użytkownikowi karty płatniczej przez kierownika jednostki albo dyrektora generalnego urzędu, obejmującego w szczególności limity i rodzaje wydatków, o których mowa w § 6 ust. 1 i w § 7;

3) pouczenie o odpowiedzialności służbowej, z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub za wyrządzoną szkodę w przypadku nieprawidłowego wykorzystania karty płatniczej;

4) zasady korzystania z karty płatniczej określone przez właściwy bank lub kierownika jednostki lub dyrektora generalnego oraz tryb postępowania w przypadku naruszenia tych zasad;

5) zobowiązanie użytkownika do przestrzegania przepisów zarządzenia oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z karty płatniczej;

6) sposób postępowania z kartą w przypadku długotrwałej nieobecności jej użytkownika w pracy.

2. W przypadku zawarcia umowy trójstronnej pomiędzy kierownikiem jednostki albo dyrektorem generalnym urzędu, bankiem a osobą, której przyznano służbową kartę płatniczą, kierownik jednostki albo dyrektor generalny urzędu może zawrzeć z użytkownikiem karty płatniczej dodatkową umowę zgodnie z ust. 1, jeśli umowa trójstronna nie zawiera niezbędnych elementów, o których mowa w ust. 1.

3. Podstawą wydania karty płatniczej kierownikowi jednostki, który uzyskał zgodę na korzystanie z karty płatniczej, jest złożenie przez niego pisemnej deklaracji użytkownika karty płatniczej, zawierającej w szczególności określenie wysokości miesięcznego limitu wydatków oraz zobowiązanie, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, a także potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty. Deklarację składa się w Departamencie Budżetu i Finansów w Ministerstwie.

4. Minister, sekretarz stanu i podsekretarze stanu w Ministerstwie oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa otrzymują kartę płatniczą po złożeniu deklaracji, o której mowa w ust. 3.

5. Odwołanie z pełnionej funkcji, zwolnienie z zajmowanego stanowiska, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na inne stanowisko, na którym służbowa karta płatnicza nie przysługuje, powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu użytkowanej karty płatniczej do Departamentu Budżetu i Finansów w Ministerstwie.

6. Użyczanie karty płatniczej innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę zablokowania karty oraz żądania natychmiastowego jej zwrotu.

7. W uzasadnionych przypadkach, związanych z wykonywaniem zadań służbowych osoby, o których mowa w § 3 ust. 1 mogą za pomocą karty płatniczej dokonywać płatności, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 na rzecz innych osób.

§ 7.1. Karty płatnicze mogą być wykorzystane do dokonywania płatności:

1) za usługi hotelowe oraz zakup biletów w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi;

2) związanych z obsługą delegacji zagranicznych w kraju i za granicą;

3) związanych z wykonywaniem innych zadań służbowych, wyłącznie w przypadku braku możliwości dokonywania płatności w innej formie bezgotówkowej.

2. Wypłata gotówki za pomocą karty płatniczej jest co do zasady niedozwolona, chyba że jest konieczna na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, a także w sytuacji gdy nie ma możliwości dokonania płatności w formie bezgotówkowej.

§ 8.1. Wydanie kart płatniczych użytkownikom oraz ewidencję wydanych służbowych kart płatniczych a także obsługę finansowo-księgową rozliczeń z tytułu używania kart płatniczych zapewnia odpowiednio główny księgowy Ministerstwa lub główny księgowy jednostki.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie w szczególności:

1) liczby wydanych kart płatniczych;

2) osób uprawnionych do korzystania z nich;

3) rodzajów dokonanych zakupów oraz ich wartości;

4) przyznanych poszczególnym użytkownikom kart płatniczych miesięcznych limitów wydatków;

5) okresu, na jaki karty płatnicze zostały wydane;

6) prawidłowości i terminowości rozliczeń wydatków dokonywanych przy użyciu kart płatniczych.

§ 9.1. Każda płatność dokonana kartą płatniczą powinna być udokumentowana poprzez przedstawienie rachunku lub faktury oraz wydrukowanego przez terminal potwierdzenia dokonania płatności. Kwota wynikająca z rachunku lub faktury musi być zgodna z kwotą na potwierdzeniu dokonania płatności.

2. W szczególnych przypadkach, zamiast dostarczenia rachunku lub faktury, dopuszcza się dokumentowanie wydatków poprzez złożenie oświadczenia, jeżeli taką formę udokumentowania wydatków przewidują odrębne przepisy, w szczególności dotyczące rozliczania kosztów podróży służbowej. Do oświadczenia należy dołączyć wydruk potwierdzający dokonanie płatności, o którym mowa w ust. 1, lub wyjaśnienie braku możliwości jego dostarczenia.

3. Do wydatków zrealizowanych gotówką wypłaconą za pomocą karty płatniczej przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. Niewykorzystaną kwotę gotówki wypłaconej przy użyciu karty płatniczej użytkownik karty zwraca w złotych polskich, według kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia dokonania wydatku, w terminie, o którym mowa odpowiednio w ust. 5 i 6.

5. Osoba dokonująca płatności kartą płatniczą zobowiązana jest do przedłożenia dokumentów, o których mowa w ust. 1 albo 2, w terminie 7 dni od dnia dokonania płatności.

6. W przypadku płatności dokonanych kartą płatniczą w związku z podróżą służbową termin, o którym mowa w ust. 5, liczy się od dnia powrotu z podróży służbowej.

7. Jeżeli użytkownik karty płatniczej nie dokonał rozliczenia, o którym mowa w ust. 4–6, nierozliczone kwoty potrąca mu się z wynagrodzenia, poczynając od najbliższego terminu jego płatności.

§ 10.1. Wykorzystanie karty płatniczej niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczącymi dokonywania wydatków publicznych, ustawy z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych, oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 z późn. zm.³⁾) lub z umową, o której mowa w § 5 ust. 1, powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty płatniczej oraz wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją.

2. W przypadku niedopełnienia przez użytkownika karty płatniczej obowiązku, o którym mowa w ust. 1, nierozliczone kwoty potrąca mu się z wynagrodzenia, poczynając od najbliższego terminu jego płatności.

3. Potrącenia należności, o którym mowa w ust. 2, oraz w § 9 ust. 7 dokonuje się na podstawie pisemnego oświadczenia użytkownika służbowej karty płatniczej o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia ustalonej należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej lub nierozliczenia w terminie wydatków, stanowiącego załącznik do umowy, o której mowa w § 5 ust. 1.

§ 11.Karty płatnicze wydane przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlegają zwrotowi po upływie ich ważności lub w przypadkach, o których mowa w § 5 ust. 5 i § 10 ust. 1.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.