§ 1. Zarządzenie określa szczegółowy sposób postępowania pracowników Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, zwanego dalej Ministerstwem, z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową oraz z podmiotami wykonującymi bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, w tym sposób dokumentowania podejmowanych kontaktów.

§ 2. Departament Administracji Publicznej koordynuje wystąpienia kierowane do Ministerstwa w związku z realizowaną działalnością lobbingową, zwane dalej „wystąpieniami”.

§ 3. Za wystąpienia, o których mowa w § 2, uważa się w szczególności:

1) wniosek o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;

2) opinię na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającą symulację skutków ich wdrożenia;

3) propozycję odbycia spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji;

4) zgłoszenie zainteresowania pracami nad projektem aktu normatywnego, o którym mowa w art. 7 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa, zwanej dalej „ustawą”.

§ 4. 1. Po wpłynięciu do Ministerstwa wystąpienia:

1) komórka organizacyjna, do której wpłynęło wystąpienie, jeśli jest merytorycznie właściwa do jego załatwienia, zwana dalej „komórką właściwą”, rejestruje wystąpienie, a następnie przesyła je do Biura Ministra - celem umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 7 ust. 3 i 16 ust. 1 ustawy;

2) komórka właściwa sprawdza w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa, czy podmiot od którego pochodzi wystąpienie jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, czy też wykonuje czynności, o których mowa w art. 17 ustawy;

3) w przypadku stwierdzenia, że podmiot, od którego pochodzi wystąpienie wykonuje czynności, o których mowa w art. 17 ustawy, informuje o tej okoliczności Departament Administracji Publicznej, załączając do informacji dane, na podstawie których stwierdzono wskazaną okoliczność;

4) komórka organizacyjna, do której wpłynęło wystąpienie, jeśli jest merytorycznie niewłaściwa do jego załatwienia, po zarejestrowaniu wystąpienia, przekazuje je do komórki właściwej Ministerstwa albo przekazuje je organowi lub jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji lub też przekazuje sprawę do organu właściwego w przypadku uznania braku właściwości Ministra Administracji i Cyfryzacji.

2. Jeżeli wystąpienie ma formę zgłoszenia, o którym mowa w § 3 pkt 4 i dotyczy projektu aktu normatywnego przekazanego do uzgodnień z członkami Rady Ministrów, przesyła się je również do Departamentu Prawnego.

3. W przypadku, gdy wystąpienie pochodzi od podmiotu niewpisanego do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, traktuje się je jak petycję lub wniosek w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że ma formę wystąpienia, o którym mowa w § 3 pkt 4.

§ 5. 1. Komórka właściwa udziela pisemnej odpowiedzi na wystąpienie albo wyznacza termin spotkania w celu omówienia zagadnień zawartych w wystąpieniu. W spotkaniu ze strony Ministerstwa powinny uczestniczyć co najmniej 2 osoby.

2. Przebieg spotkania, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w formie notatki służbowej, zawierającej w szczególności:

1) informację o sprawie, której dotyczyło spotkanie;

2) wskazanie osób uczestniczących w spotkaniu, z podaniem ich stanowiska służbowego - w przypadku pracowników Ministerstwa biorących udział w spotkaniu;

3) wskazanie podmiotu na rzecz, którego podmiot podejmuje działania związane z zawodową działalnością lobbingową;

4) określenie form podjętej działalności lobbingowej, ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, wystąpieniu przeciwko tym projektom, czy też zawierała propozycje nowych rozwiązań, które nie są przedmiotem prac legislacyjnych;

5) wnioski ze spotkania.

3. W przypadku wystąpienia, o którym mowa w § 3 pkt 4, komórka właściwa może również ustosunkować się do propozycji w nim zawartych poprzez ich uwzględnienie w projekcie aktu normatywnego lub w razie ich nieprzyjęcia - poprzez wyjaśnienie przyczyn takiego stanowiska w odpowiedniej części uzasadnienia do tego projektu.

4. Obsługę spotkań z udziałem Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego zapewnia komórka wyznaczona przez te osoby.

§ 6. 1. Każda komórka organizacyjna Ministerstwa, prowadzi rejestr spraw załatwianych na podstawie wystąpień podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową. Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej.

2. W rejestrze zamieszcza się:

1) dane podmiotu, od którego pochodzi wystąpienie;

2) jego numer kolejny wpisu w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową - jeżeli jest wpisany do tego rejestru;

3) datę wpływu wystąpienia do Ministerstwa;

4) określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań;

5) wskazanie podmiotów, na rzecz których działalność lobbingowa jest wykonywana;

6) określenie wpływu, jaki wywarł podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową w procesie stanowienia prawa w danej sprawie.

3. Komórki organizacyjne Ministerstwa są zobowiązane do przekazywania danych z rejestru do Departamentu Administracji Publicznej do końca stycznia za rok ubiegły.

4. Na podstawie otrzymanych informacji Departament Administracji Publicznej opracowuje raz w roku, informacje o działaniach podejmowanych wobec Ministra Administracji i Cyfryzacji przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.