§ 1. 1. Nadzór i kontrolę w sprawach skarg i wniosków sprawuje Minister Administracji i Cyfryzacji, zwany dalej „Ministrem”.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, zwany dalej „Dyrektorem Generalnym”, sprawuje bieżący nadzór nad terminowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, zwanego dalej „Ministerstwem”.

3. Koordynację przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa powierza się Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków.

4. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków koordynuje przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz nadzoruje załatwianie skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa, a także organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

5. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków w ramach koordynacji, o której mowa w ust. 3:

1) przyjmuje, rejestruje skargi i wnioski wpływające do Ministerstwa i kieruje je do komórek organizacyjnych Ministerstwa lub do właściwych podmiotów;

2) rozpatruje skargi na działanie komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) przyjmuje od obywateli zgłoszenia dotyczące przyjęć w sprawach skarg i wniosków przez Ministra, Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu, zwanych dalej „Kierownictwem Ministerstwa”.

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa, w zakresie swojej właściwości, w ramach prowadzenia spraw związanych z nadzorem Ministra nad organami i jednostkami oraz spraw związanych z podległymi Ministrowi organami i jednostkami organizacyjnymi, rozpatrują skargi i wnioski dotyczące tych organów lub jednostek.

7. Komórki organizacyjne Ministerstwa rozpatrują skargi i wnioski dotyczące swojego zakresu działania.

8. Skargi i wnioski, nienależące do właściwości komórek organizacyjnych lub do właściwości Ministerstwa, wpływające bezpośrednio do komórek, są przekazywane właściwym komórkom organizacyjnym Ministerstwa lub właściwym organom.

§ 2. 1. Wyznaczeni przez Ministra członkowie Kierownictwa Ministerstwa przyjmują zainteresowanych w sprawach skarg i wniosków po uprzednim ustaleniu terminu spotkania. Wskazany przez członka Kierownictwa Ministerstwa lub Dyrektora Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków pracownik sporządza protokół przyjęcia skargi lub wniosku. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków dotyczących działalności podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 4.

3. Informację o terminach przyjmowania obywateli przez pracowników Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków podaje się do wiadomości poprzez umieszczenie jej w gablocie informacyjnej przy wejściu do siedziby Ministerstwa oraz na stronie internetowej Ministerstwa.

4. Komórki organizacyjne Ministerstwa udzielają obywatelom informacji w zakresie rozpatrywanych skarg i wniosków.

§ 3. Odpowiedzi na skargi i wnioski są podpisywane przez:

1) członków Kierownictwa Ministerstwa - w sprawach dotyczących organów podległych lub nadzorowanych przez Ministra oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych;

2) Dyrektora Generalnego - w sprawach dotyczących dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa - w sprawach dotyczących podległych pracowników i zakresu działania komórki, którą kierują.

§ 4. 1. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków prowadzi rejestr skarg i wniosków. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków prowadzi ewidencję przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków. Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 5. 1. Skargi i wnioski rozpatruje się rzetelnie i terminowo z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

2. W przypadku niezałatwienia skargi lub wniosku w terminie należy o tym zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 6. Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty, o których mowa w art. 254 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, są rejestrowane, przechowywane oraz archiwizowane przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków.

§ 7. 1. Komórki organizacyjne Ministerstwa, organy podległe lub nadzorowane przez Ministra oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane są obowiązane do przekazywania Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków sprawozdania z działalności w sprawie załatwionych skarg i wniosków do dnia 15 lutego za rok poprzedni.

2. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje podmiotom, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku, wytyczne dotyczące sposobu przygotowania informacji, o której mowa w ust. 1.

§ 8. 1. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków na podstawie informacji, o których mowa w § 7 ust. 1, opracowuje do końca marca każdego roku ocenę przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez Ministerstwo, organy podległe lub nadzorowane przez Ministra oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane za rok poprzedni.

2. Ocena, o której mowa w ust. 1, podlega zatwierdzeniu przez Ministra.

3. Ocena, o której mowa w ust. 1, podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

4. Komórki organizacyjne Ministerstwa, organy podległe lub nadzorowane przez Ministra oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane wykorzystują ocenę, o której mowa w ust. 1, do usunięcia przyczyn skarg oraz do zapewnienia pełnego wykorzystania wniosków dla usprawnienia działalności.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.