§ 1.Zarządzenie określa zasady postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu przez Ministra Administracji i Cyfryzacji dotacji na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 ustawy o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym, w trybie o którym mowa w art. 18 ust. 3 tej ustawy.

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz o języku regionalnym;

2) Programie – należy przez to rozumieć Program na rzecz społeczności romskiej w Polsce, ustanowiony uchwałą Nr 209/2003 Rady Ministrów z dnia 19 sierpnia 2003 r., który jest programem, o którym mowa w art. 18 ust. 2 pkt 10 ustawy;

3) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Administracji i Cyfryzacji, Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji;

4) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;

5) Departamencie – należy przez to rozumieć Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

§ 3.Minister, w terminie do dnia 15 lipca każdego roku, ogłasza w formie informacji:

1) szczegółowe zasady postępowania w sprawach udzielania dotacji na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, w tym:

a) tryb przedkładania wniosków oraz przekazywania środków na realizację zadań,

b) wzór wniosku o udzielenie dotacji,

c) ramowy wzór umowy,

d) wzór oświadczenia o zgodności złożonych wcześniej dokumentów oraz umocowania osób reprezentujących wnioskodawcę ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy,

e) wzór sprawozdania,

f) wzór korekty sprawozdania z wykonania zadania;

2) zasady postępowania w sprawach dotyczących udzielania dotacji na realizację zadań objętych Programem, w tym:

a) mechanizm przedkładania wniosków, procedury wyboru zadań do realizacji oraz przekazywania środków na realizację zadań objętych Programem,

b) wzór wniosku w sprawie realizacji zadań objętych Programem,

c) ramowy wzór umowy,

d) wzór oświadczenia o zgodności złożonych wcześniej dokumentów oraz umocowania osób reprezentujących wnioskodawcę ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy,

e) wzór sprawozdania,

f) wzór korekty sprawozdania z wykonania zadania.

§ 4.1. Informacje, o których mowa w § 3, przygotowuje Departament po zasięgnięciu opinii Departamentu Budżetu i Finansów w zakresie wzorów zamieszczonych w tych informacjach i do dnia 30 czerwca każdego roku przedkłada Ministrowi do zatwierdzenia.

2. Departament Budżetu i Finansów przekazuje opinię, o której mowa w ust. 1, w terminie 7 dni od daty otrzymania wzorów do zaopiniowania.

§ 5.Informacje, o których mowa w § 3, komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach prowadzenia w Biuletynie Informacji Publicznej strony podmiotowej Ministra zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Ministerstwa – z zachowaniem terminu, o którym mowa w § 3.

§ 6.Departament może zwrócić się do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub informacji niezbędnych do oceny wniosku albo o korektę wniosku.

§ 7.1. Dyrektor Departamentu powołuje komisję, która rozpatruje wnioski na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1–9 ustawy.

2. W skład komisji, o której mowa w ust. 1, wchodzi co najmniej trzech członków, w tym jako Przewodniczący komisji Dyrektor albo Zastępca Dyrektora Departamentu.

§ 8.1. Oceniając złożone wnioski komisja, o której mowa w § 7, bada:

1) zgodność wniosków z celami, o których mowa w art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 2 ustawy;

2) zgodność wniosków z zadaniami, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1–9 ustawy;

3) stronę formalną wniosków.

2. W przypadku wniosków o dotacje podmiotowe komisja bada również, czy podmiot ubiegający się o dotację podmiotową jest podmiotem uprawnionym do jej otrzymania, wymienionym w art. 18 ust. 5 ustawy.

3. Komisja może uzgadniać z wnioskodawcami szczegółowy zakres zadania oraz kosztorys jego realizacji.

4. Oceniając złożone wnioski komisja w szczególności bierze pod uwagę:

1) zasięg realizowanego zadania (liczbę osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych oraz posługujących się językiem regionalnym objętych zadaniem);

2) siłę oddziaływania realizowanego zadania (stopień oddziaływania zadania na osoby należące do mniejszości narodowych i etnicznych oraz osoby posługujące się językiem regionalnym w celu zachowania ich tożsamości i języka);

3) efektywność realizowanego zadania (spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów);

4) dotychczasowe doświadczenia oraz wcześniejszy sposób realizacji przez wnioskodawców podobnych zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 ustawy;

5) współpracę wnioskodawców przy realizacji zadania z innymi partnerami oraz wielkość środków pozyskanych ze źródeł innych niż budżet państwa;

6) długofalowe efekty realizowanego zadania (w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły).

§ 9.1. Komisja dokonuje wyboru wniosków zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.

2. Z każdego posiedzenia komisja sporządza protokół.

§ 10.1. Na podstawie protokołów z posiedzeń komisji Departament przygotowuje propozycję podziału dotacji na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1–9 ustawy i przedkłada ją do zatwierdzenia Ministrowi.

2. Minister zatwierdza podział dotacji, o którym mowa w ust. 1.

§ 11.1. Departament przygotowuje propozycję podziału dotacji na realizację zadań objętych Programem, o którym mowa w art. 18 ust. 2 pkt 10 ustawy, i przedkłada ją do zatwierdzenia Ministrowi.

2. Minister zatwierdza podział dotacji, o którym mowa w ust. 1.

§ 12.1. Departament sporządza projekt umowy o finansowanie/dofinansowanie działalności zmierzającej do ochrony, zachowania i rozwoju tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwoju języka regionalnego lub projekt umowy o dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji służących zachowaniu tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowaniu i rozwojowi języka regionalnego.

2. Umowę z wnioskodawcą podpisują Dyrektor albo Zastępca Dyrektora Departamentu, na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa ogólnego, udzielonego przez Ministra.

3. Oryginał umowy Departament przekazuje Departamentowi Budżetu i Finansów w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

§ 13.W przypadku wystąpienia przez podmiot realizujący zadanie z pisemnym wnioskiem o zmianę umowy Dyrektor Departamentu lub Zastępca Dyrektora Departamentu rozpatruje zasadność zmian umowy i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi realizującemu zadanie w terminie 30 dni od dnia otrzymania pisemnego wniosku o zmianę umowy, nie później jednak, niż do dnia poprzedzającego termin zakończenia zadania.

§ 14.1. Sprawozdanie z wykonania zadania przyjmowane jest w Departamencie. W przypadku stwierdzenia przez Departament w sprawozdaniach z wykonania zadania uchybień natury formalnej, Departament niezwłocznie występuje o ich usunięcie do podmiotu realizującego zadanie.

2. Departament niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania poprawnego pod względem formalnym sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje je Departamentowi Budżetu i Finansów oraz Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków.

3. Departament ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym i sporządza opinię w sprawie realizacji zadania w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania poprawnego pod względem formalnym sprawozdania z wykonania zadania. Dokonując oceny wykonania zadania Departament bierze pod uwagę w szczególności informacje zawarte w opisie wykonania zadania.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sprawozdaniu z wykonania zadania Departament podejmuje niezwłocznie, nie później jednak, niż w terminie określonym w ust. 3, działania zmierzające do ich wyjaśnienia, po czym w terminie 5 dni roboczych od dnia ich otrzymania, ocenia wykonanie zadania pod względem merytorycznym.

§ 15.1. Departament Budżetu i Finansów ocenia wykonanie zadania pod względem finansowym i przekazuje opinię w sprawie sprawozdania z wykonania zadania Departamentowi w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania. Dokonując oceny wykonania zadania, Departament Budżetu i Finansów bierze pod uwagę w szczególności informacje zawarte w części finansowej sprawozdania.

2. Departament Budżetu i Finansów, w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu z wykonania zadania nieprawidłowości wymagających prowadzenia korespondencji z podmiotem realizującym zadanie, przekazuje do Departamentu niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

3. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 2, Departament niezwłoczne wzywa podmiot realizujący zadanie do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w części finansowej sprawozdania z wykonania zadania Departament wskazuje w piśmie, jako właściwy do otrzymania wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, Departament Budżetu i Finansów.

4. Departament Budżetu i Finansów w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje Departamentowi opinię dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.

§ 16.1. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków może przeprowadzić kontrolę wykonania jednego zadania lub kontrolę obejmującą kilka zadań u jednego lub wielu podmiotów:

1) na uzasadniony wniosek Departamentu lub

2) z własnej inicjatywy.

2. Kontrola dokonywana jest w trybie określonym w postanowieniach umowy.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, Departament załącza wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne podczas kontroli.

4. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, niezwłocznie przeprowadza kontrolę, a następnie, w terminie 21 dni od dnia otrzymania z Departamentu wspomnianego wniosku, przekazuje Departamentowi oraz Departamentowi Budżetu i Finansów kopię ostatecznego dokumentu z kontroli.

5. Departament Kontroli, Skarg i Wniosków informuje Departament o zamiarze przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania kopii sprawozdania z wykonania zadania.

6. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 5, Departament niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych, przekazuje Departamentowi Kontroli, Skarg i Wniosków wszelkie dokumenty, które mogą być pomocne podczas kontroli.

7. Po zakończeniu kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 2, Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje kopię ostatecznego dokumentu z kontroli Departamentowi oraz Departamentowi Budżetu i Finansów, w terminie 21 dni od dnia otrzymania z Departamentu kopii sprawozdania z wykonania zadania.

8. W przypadku kontroli prowadzonej w toku realizacji zadania Departament Kontroli, Skarg i Wniosków przekazuje kopię ostatecznego dokumentu z kontroli Departamentowi Budżetu i Finansów i Departamentowi.

§ 18.1. Przepisy § 2 pkt 1, § 8–11 i 15 ust. 2 i 3 zarządzenia Nr 87 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 grudnia 2008 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. i Ad. z 2009 r. Nr 1, poz. 3, Nr 8, poz. 45 oraz z 2011 r. Nr 1, poz. 5), zmienionego zarządzeniem Nr 32 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 listopada 2011 r. oraz załączniki, o których mowa w tych przepisach, stosuje się do:

1) rozliczania dotacji udzielonych na rok 2011;

2) oceny, rozpatrzenia i wyboru wniosków oraz podziału dotacji na realizację w 2012 r. zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1–9 ustawy.

2. Ilekroć w przepisach, o których mowa w ust. 1, mowa jest o Departamencie – należy przez to rozumieć Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

§ 19.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą od dnia 18 listopada 2011 r.⁵⁾