Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 29 Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej
z dnia 2012 r.

Regulamin
Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, gospodarka przestrzenna i mieszkaniowa, gospodarka morska i transport

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

Regulamin Komitetu Audytu, zwany dalej „Regulaminem”, określa:

1) szczegółowy zakres zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej „Komitetem”;

2) sposób działania Komitetu;

3) sposób i tryb dostępu członków Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240, z późn. zm.), zwanych dalej „jednostkami w działach”;

4) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach;

5) sposób i tryb współpracy Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego;

6) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

§ 2.

Celem Komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach w działach.

II. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES ZADAŃ KOMITETU

§ 3.

Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie Ministrowi istotnych ryzyk;

2) sygnalizowanie Ministrowi istotnych słabości kontroli zarządczej w działach administracji rządowej, którymi kieruje Minister oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego.

III. SPOSÓB DZIAŁANIA KOMITETU

§ 4.

1. Komitet pracuje na posiedzeniach, które prowadzi Przewodniczący Komitetu, zwany dalej „Przewodniczącym”.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej jednak niż dwa razy w roku.

3. Posiedzenia Komitetu są zwoływane przez Przewodniczącego z inicjatywy własnej lub na wniosek członka Komitetu lub Zastępcy Dyrektora Departamentu Kontroli, kierującego Pionem Audytu Wewnętrznego Ministerstwa, zwanego dalej „Zastępcą dyrektora kierującym Pionem Audytu”.

4. W przypadku, gdy nie jest możliwe zwołanie posiedzenia przez Przewodniczącego, posiedzenie zwołuje i prowadzi członek Komitetu, wyznaczony przez Przewodniczącego.

5. W przypadku nieobecności Przewodniczącego, posiedzenie prowadzi członek Komitetu wyznaczony przez Przewodniczącego.

6. W posiedzeniu Komitetu mają obowiązek uczestniczyć wszyscy jego członkowie. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu, powinien niezwłocznie zawiadomić o tym Przewodniczącego.

7. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia.

§ 5.

1. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wraz z planowanym porządkiem posiedzenia Komitetu przekazuje się członkom Komitetu oraz pozostałym uczestnikom posiedzenia nie później niż 7 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż 2 dni przed planowanym posiedzeniem Komitetu.

2. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu lub przesunięciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia lub przygotowania dodatkowych materiałów.

§ 6.

1. Przewodniczący może zapraszać na posiedzenia Komitetu przedstawicieli komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz inne osoby.

2. W posiedzeniach Komitetu uczestniczy Zastępca dyrektora kierujący Pionem Audytu.

3. Członkowie Komitetu oraz inne osoby obecne na posiedzeniu podpisują listę obecności.

§ 7.

1. Komitet wyraża swoje stanowisko, w tym zawierające wnioski, rekomendacje i oceny, w drodze uchwał.

2. Uchwały Komitetu zapadają zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym przy obecności co najmniej 2/3 członków Komitetu. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - głos zastępującego go członka Komitetu.

3. Na wniosek członka Komitetu, Przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne.

4. Uchwałę podjętą na posiedzeniu Komitetu podpisują członkowie Komitetu obecni na posiedzeniu.

5. W przypadku zgłoszenia przez członka Komitetu zdania odrębnego, dołącza się je do uchwały.

6. Przewodniczący może podjąć decyzję o wyrażeniu stanowiska przez Komitet poprzez podjęcie uchwały w trybie obiegowym, z zastrzeżeniem § 16.

7. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy wszyscy członkowie Komitetu otrzymali jej projekt i nie zgłosili uwag w wyznaczonym terminie.

8. W razie zgłoszenia uwag, które nie zostaną uwzględnione lub wyjaśnione, projekt uchwały wymaga rozpatrzenia przez Komitet Audytu na posiedzeniu.

9. Uchwały podjęte w trybie obiegowym są załączane do protokołu ustaleń z najbliższego posiedzenia Komitetu.

10. Uchwały doręczane są niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 8.

1. Z każdego posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół ustaleń.

2. Protokół ustaleń zawiera:

1) kolejny numer;

2) datę posiedzenia Komitetu;

3) ustalenia Komitetu wraz z informacją o podjętych uchwałach oraz informację dotyczącą zdania odrębnego, o ile zostało zgłoszone;

4) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

3. Lista obecności uczestników posiedzenia oraz porządek obrad posiedzenia stanowią załączniki do protokołu ustaleń.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 1, po podpisaniu przez Przewodniczącego i protokolanta, przekazywany jest niezwłocznie wszystkim członkom Komitetu w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 9.

1. Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji swoich zadań w roku poprzednim.

2. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 10.

1. Pion Audytu Wewnętrznego, funkcjonujący w Departamencie Kontroli Ministerstwa, zwany dalej „Pionem Audytu” zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu, w tym:

1) przygotowuje, w uzgodnieniu z Przewodniczącym, projekt porządku posiedzenia Komitetu;

2) zawiadamia członków Komitetu oraz zaproszonych gości o terminie i miejscu oraz planowanym porządku posiedzenia Komitetu;

3) sporządza protokoły ustaleń z posiedzenia Komitetu i przekazuje je wraz z kopiami podjętych uchwał członkom Komitetu;

4) prowadzi listy obecności;

5) przygotowuje projekt sprawozdania z realizacji zadań Komitetu, o którym mowa w § 9;

6) gromadzi plany audytu, sprawozdania z wykonania planów oraz inne, niezbędne dla Komitetu, informacje z jednostek w działach;

7) przygotowuje na potrzeby Komitetu zbiorcze informacje o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz o proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;

8) prowadzi inne działania mające na celu wsparcie Komitetu.

2. Dokumentacja związana z pracami Komitetu przechowywana jest w Pionie Audytu .

IV. SPOSÓB I TRYB DOSTĘPU CZŁONKÓW KOMITETU DO DOKUMENTÓW I INFORMACJI

§ 11.

W celu wykonywania swoich zadań członkowie Komitetu mają nieograniczony dostęp do dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również mogą sporządzać kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki tych dokumentów, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

V. SPOSÓB I TRYB WSPÓŁPRACY CZŁONKÓW KOMITETU Z KIEROWNIKAMI ORAZ PRACOWNIKAMI JEDNOSTEK W DZIAŁACH

§ 12.

1. Członkowie Komitetu mogą występować do kierowników oraz pracowników jednostek w działach z wnioskiem o udzielanie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tych jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Kierownicy i pracownicy jednostek w działach są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 1.

3. Wnioski oraz informacje i wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1 i 2, przekazywane są za pośrednictwem Pionu Audytu.

VI. SPOSÓB I TRYB WSPÓŁPRACY KOMITETU AUDYTU Z KIEROWNIKAMI KOMÓREK AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

§ 13.

Przewodniczący ma prawo zapraszać na posiedzenia Komitetu kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

§ 14.

Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach mogą z własnej inicjatywy przekazywać Komitetowi informacje dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w tych jednostkach, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 15.

Kierownicy komórek audytu w jednostkach w działach udostępniają oraz przekazują dokumenty, materiały, informacje i wyjaśnienia dla Komitetu w zakresie związanym z obiektywną i niezależną oceną systemu kontroli zarządczej i prowadzeniem audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, za pośrednictwem Zastępcy dyrektora kierującego Pionem Audytu.

VII. POSTĘPOWANIE W SPRAWACH O WYRAŻENIE ZGODY NA ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY ALBO ZMIANĘ WARUNKÓW PRACY I PŁACY KIEROWNIKA KOMÓRKI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

§ 16.

1. Rozwiązanie stosunku pracy albo zmiana warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach nie może nastąpić bez zgody Komitetu.

2. Uchwała w sprawie, o której mowa w ust. 1, nie może być podjęta w trybie obiegowym.

§ 17.

Pisemny wniosek o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego składa kierownik jednostki w dziale, w której zatrudniona jest osoba, której dotyczy wniosek, a w przypadku urzędów, w których utworzono stanowisko Dyrektora Generalnego, Dyrektor Generalny.

§ 18.

1. Wniosek, o którym mowa w § 17, wskazuje przyczyny planowanego rozwiązania stosunku pracy albo zmiany warunków pracy i płacy oraz podstawę prawną rozwiązania albo zmiany stosunku pracy.

2. Komitet może zażądać dodatkowych informacji, w przypadku gdy informacje zawarte we wniosku są niewystarczające do podjęcia uchwały.

3. Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, oraz wnioskodawcy przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.

§ 19.

1. Członkowie Komitetu, przed przystąpieniem do rozpatrywania wniosku, o którym mowa w § 17, składają na ręce Przewodniczącego oświadczenie o braku konfliktu interesów w rozumieniu standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, ogłoszonych przez Ministra Finansów zgodnie z art. 273 ustawy o finansach publicznych.

2. Komitet wyłącza członka Komitetu z rozpatrywania wniosku, o którym mowa w § 17, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, jeżeli jego udział może powodować zaistnienie konfliktu interesów.