§ 1. Weryfikacja tożsamości osoby kontaktującej się na odległość z podmiotem szkolącym w celu uzyskania kompetencji pilota bezzałogowego statku powietrznego dla podkategorii A2 kategorii „otwartej”, zwanej dalej „kandydatem”, podczas egzaminu teoretycznego przeprowadzanego online odbywa się w formie rozmowy poprzedzającej egzamin. Celem przeprowadzenia rozmowy jest potwierdzenie tożsamości kandydata jako osoby uprawnionej do przystąpienia do egzaminu w formie online.

§ 2. Podmiot szkolący, który w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.¹⁾ ), zwanego dalej „RODO” jest administratorem który, upoważnia swoich pracowników do uprawdopodobnienia w trakcie rozmowy tożsamości kandydata, przez:

1) zadawanie kandydatowi pytań kontrolnych w celu uprawdopodobnienia, że osoba ta jest uprawniona do przystąpienia do egzaminu; lub

2) inny sposób potwierdzania tożsamości kandydata, w przypadku, gdy przeprowadzono analizę zagrożeń z planowanym rozwiązaniem (np. ryzyko kradzieży tożsamości) i wdrożono odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie spełniało wymogi wskazane w RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą (analiza ryzyka).

§ 3. Przykładowe pytania, jakie mogą być zadane przez podmiot szkolący podczas rozmowy poprzedzającej egzamin:

1) jaki posiada Pan/Pani numer rejestracyjny operatora systemu bezzałogowego statku powietrznego?

2) jaki adres poczty elektronicznej został wykorzystany do założenia przez Pana/Panią konta na stronie internetowej podmiotu szkolącego w naszym serwisie?

3) kiedy Pan/Pani uzyskał/a uprawnienia operatora systemu bezzałogowego statku powietrznego?

§ 4. W toku dokonywania przez podmiot szkolący weryfikacji tożsamości kandydata nie należy dokonywać nadmiernego pozyskiwania danych osobowych kandydata.

§ 5. W toku dokonywania weryfikacji tożsamości kandydat powinien udzielać podmiotowi szkolącemu żądanych informacji bez zbędnej zwłoki.

§ 6. 1. Do kontaktu na odległość powinien być przygotowany dedykowany sprzęt (np. nie mogą to być prywatne urządzenia pracowników podmiotu szkolącego) umożliwiający kontakt na odległość, który będzie dysponował oprogramowaniem pozwalającym na zachowanie poufności i bezpieczeństwa połączeń.

2. Jeżeli podmiot szkolący dysponuje ograniczoną liczbą sprzętu umożliwiającego rozwiązanie techniczne, o którym mowa w ust. 1, należy przewidzieć procedurę dostępu do tego sprzętu.

§ 7. 1. Podmiot szkolący przygotowuje procedury wewnętrzne obejmujące rozwiązania techniczne i organizacyjne dotyczące środków pozwalających na prowadzenie rozmów z kandydatami na odległość z poszanowaniem poufności przekazywanych przez nich danych.

2. Podmiot szkolący przetwarza dane osobowe kandydata zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 5 RODO, a w szczególności z zasadami minimalizacji danych, bezpieczeństwa i poufności danych, oraz wdraża odpowiednie środki ochrony danych osobowych.

3. Podmiot szkolący informuje kandydatów kontaktujących się z nim na odległość, aby zabezpieczyli oni poufność rozmowy, a w przypadku okazywania przez nich dokumentów, również zabezpieczyli je w odpowiedni sposób.

§ 8. 1. W przypadku korzystania z dedykowanych programów do obsługi lub rejestracji rozmów, podmiot szkolący powinien zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo transmisji takich rozmów, tak aby spełniona była zasada poufności przetwarzanych danych osobowych. Preferowany obszar przechowywania danych osobowych to Europejski Obszar Gospodarczy.

2. W przypadku przechowywania danych osobowych poza tym obszarem, podmiot szkolący podejmuje dodatkowe środki zabezpieczające, celem zapewnienia zgodności tego przetwarzania z art. 45-47 RODO, w tym z uwzględnieniem wytycznych i rekomendacji Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych.

§ 9. Informacje o dostępnym sprzęcie i sposobie korzystania z niego, podmiot szkolący udostępnia swoim pracownikom i na bieżąco je aktualizuje.

§ 10. 1. Przebieg egzaminu online nie powinien być nagrywany, ani w inny sposób utrwalany za pomocą środków elektronicznych.

2. Jeżeli rozmowa odbywa się na odległość, należy zachować ostrożność podczas pozyskiwania danych osobowych kandydata. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby nie doszło do utrwalenia treści okazywanych dokumentów.

§ 11. Wytyczne są publikowane w Dzienniku Urzędowym Urzędu Lotnictwa Cywilnego.

§ 12. Wytyczne wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.