§ 1. 1. Powołuje się Zespół do spraw dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, zwany dalej „Zespołem”.

2. Celem pracy Zespołu jest prowadzenie dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, o którym mowa w art. 135c ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. – Prawo lotnicze.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) system – dobrowolny i poufny system zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym;

2) ustawa – ustawę z dnia 3 lipca 2002 r. – Prawo lotnicze;

3) Urząd – Urząd Lotnictwa Cywilnego;

4) Prezes Urzędu – Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego;

5) PKBWL – Państwową Komisję Badania Wypadków Lotniczych.

§ 3. 1. Do zadań Zespołu należy:

1) przyjmowanie zgłoszeń w ramach systemu oraz ich selekcja i analiza z punktu widzenia bezpieczeństwa w lotnictwie cywilnym;

2) prowadzenie powszechnie dostępnej strony internetowej, w ramach której publikowanie są informacje o zgłoszeniach oraz wyniki prowadzonych analiz;

3) udostępnianie i przekazywanie właściwym podmiotom wniosków z zebranych informacji w celu podniesienia bezpieczeństwa w lotnictwie cywilnym;

4) propagowanie bezpieczeństwa w lotnictwie cywilnym, w szczególności poprzez uczestnictwo jego członków w spotkaniach, odczytach i konferencjach dotyczących lotnictwa cywilnego;

5) przygotowywanie innych informacji w zakresie bezpieczeństwa w lotnictwie cywilnym.

2. Zespół wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1, w sposób gwarantujący zachowanie poufności zgłaszanych informacji oraz zasady ochrony danych osobowych.

§ 4. 1. Zespół przyjmuje zgłoszenia do systemu za pośrednictwem każdego dostępnego środka łączności na adres wskazany na stronach internetowych Urzędu, Zespołu oraz PKBWL.

2. Zespół może podjąć działanie także w odniesieniu do tych nieprawidłowości w funkcjonowaniu lotnictwa cywilnego, o których informacja została przekazana bezpośrednio jednej z osób powołanych w skład Zespołu.

§ 5. 1. Przedmiotem analiz Zespołu są informacje, które mają lub mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, nie będące wypadkami lub incydentami lotniczymi, ani zdarzeniami podlegającymi zgłaszaniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania, o którym mowa w art. 135a i 135b ustawy.

2. Jeżeli przedmiotem zgłoszenia jest zdarzenie będące wypadkiem, incydentem lub innym zdarzeniem podlegającym zgłoszeniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania, o którym mowa w art. 135a i 135b ustawy, Zespół informuje zgłaszającego o obowiązujących przepisach w zakresie zgłaszania zdarzeń lotniczych i wynikających z tych przepisów obowiązkach.

§ 6. 1. Jeżeli zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości, dla których wyjaśnienia w ocenie Zespołu, konieczne jest uzyskanie opinii Prezesa Urzędu, Zespół zwraca się bezpośrednio do Prezesa Urzędu z wnioskiem o zajęcie stanowiska. Wniosek powinien zawierać ogólny opis zgłoszonej nieprawidłowości, z zachowaniem zasad poufności zgłaszanych informacji oraz z zachowaniem zasady ochrony danych osobowych.

2. Po otrzymaniu opinii od Prezesa Urzędu, Zespół opracowuje stanowisko końcowe, o którym mowa w § 11.

§ 7. 1. Członkowie Zespołu są powoływani przez Prezesa Urzędu.

2. Prezes Urzędu określa status Sekretarza Zespołu, Sekretarza strony internetowej i Sekretarza publikacji na wniosek Przewodniczącego Zespołu.

3. Prezes Urzędu może w każdym czasie odwołać osobę powołaną w skład Zespołu.

4. W przypadku złożenia przez osobę powołaną w skład Zespołu rezygnacji bądź odwołania jej przez Prezesa Urzędu, Prezes Urzędu może powołać w jej miejsce inną osobę, działając w porozumieniu z Przewodniczącym Zespołu.

5. Rezygnacja lub odwołanie osoby powołanej w skład Zespołu powoduje wypowiedzenie umowy, o której mowa w § 8 ust. 5.

6. W skład Zespołu Prezes Urzędu powołuje osoby, będące ekspertami w zakresie lotnictwa cywilnego, w szczególności z następujących dziedzin:

1) szybownictwa, posiadające ważną licencję instruktora szybowcowego;

2) samolotów lotnictwa ogólnego, posiadające ważną licencje instruktora samolotowego;

3) komercyjnego transportu lotniczego, będące pilotami pełniącymi funkcje instruktora szkolenia typu (Type Rating Instruktor – TRI);

4) Zarządzania Zasobami Załogi (CRM – Crew Resource Management);

5) kontroli ruchu lotniczego, posiadające ważną licencję Kontrolera Ruchu Lotniczego (Air Traffic Controler – ATC);

6) służby informacji powietrznej (FIS) lub lotniskowej służby informacji powietrznej (AFIS), posiadające ważne uprawnienia informatora FIS lub AFIS;

7) zdatności statków powietrznych do lotu, posiadające ważną licencję mechanika obsługi;

8) badania wypadków lotniczych, będące przedstawicielami PKBWL;

9) prawa, posiadające ważną licencje lotniczą;

10) śmigłowców, posiadające ważną licencję lotniczą oraz doświadczenie w wykonywaniu operacji w ramach śmigłowcowej służby ratownictwa medycznego (HEMS – Helicopter Emeregency Medical Service);

11) eksploatacji lotnisk, posiadające doświadczenie w zakresie operacyjnego zarządzania lotniskiem;

12) ultralekkich statków powietrznych, posiadające ważne świadectwo kwalifikacji oraz wiedzę z zakresu budowy, eksploatacji i pilotażu tego typu statków powietrznych.

7. Prezes Urzędu może powołać w skład Zespołu osoby będące ekspertami w innych specjalnościach nie wymienione w ust. 6, mając na względzie potrzeby realizacji zadań przez Zespół oraz doświadczenie kandydata w zakresie dotyczącym działalności Zespołu.

§ 8. 1. Do obowiązków Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1) koordynowanie prac Zespołu;

2) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Zespołu;

3) przekazywanie Prezesowi Urzędu oraz PKBWL informacji o działalności Zespołu;

4) uczestniczenie w pracach Urzędu, w ramach zespołów zajmujących się bezpieczeństwem lub delegowanie osób powołanych w skład Zespołu do prac w tych zespołach.

2. Do obowiązków Sekretarza Zespołu należy w szczególności:

1) informowanie osób powołanych w skład Zespołu o terminach spotkań Zespołu i prowadzenie listy obecności;

2) prowadzenie kopii bazy danych zgłoszeń oraz pism wychodzących i przychodzących.

3. Do obowiązków Sekretarza strony internetowej należy w szczególności:

1) nadzór nad działaniem strony internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2;

2) publikowanie, w porozumieniu z Przewodniczącym Zespołu i Sekretarzem Zespołu, zgłoszeń oraz raportów na stronie, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

4. Do obowiązków Sekretarza publikacji należy w szczególności zbieranie materiałów opracowanych przez osoby powołane do Zespołu w celu publikacji w formie biuletynu.

5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby powołanej w skład Zespołu określa umowa cywilnoprawna, w której w szczególności zobowiązuje się osobę powołaną w skład Zespołu do zachowania zasady poufności w działalności Zespołu i ochrony danych osobowych osób zgłaszających informacje mające wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym.

§ 9. 1. Posiedzenia Zespołu zwołuje co najmniej raz w miesiącu Przewodniczący Zespołu.

2. Przewodniczący Zespołu może zaprosić do prac Zespołu ekspertów z zakresu lotnictwa cywilnego nie będących osobami powołanymi w skład Zespołu.

3. W posiedzeniach Zespołu, które poświęcone są omawianiu otrzymanych zgłoszeń mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, osoby nie powołane w skład Zespołu uczestniczą tylko za zgodą Przewodniczącego Zespołu oraz jeżeli ich obecność nie spowoduje uszczerbku dla zasady poufności.

4. Eksperci, o których mowa w ust. 2 zobowiązani są do zachowania zasady poufności i ochrony danych osobowych osób zgłaszających informacje mające wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym.

§ 10. 1. Sekretarz Zespołu, raz na kwartał, przekazuje Prezesowi Urzędu oraz Przewodniczącemu PKBWL informację statystyczną dotyczącą funkcjonowania systemu, uwzględniając liczbę odnotowanych zgłoszeń i ich krótki opis sporządzony w sposób uniemożliwiający identyfikację zgłaszającego oraz zgłoszonych przez niego informacji, jeżeli były one przedmiotem zgłoszenia.

2. Informacja statystyczna o której mowa w ust. 1, powinna zawierać również:

1) liczbę zgłoszeń, co do których dalsze postępowanie nie zostało podjęte ze względu na klasyfikację informacji jako wypadku, incydentu lub zdarzenia podlegającego zgłoszeniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania;

2) liczbę zgłoszeń będących podstawą podjętych działań, ze wskazaniem ich przedmiotu oraz sposobu załatwienia.

3. Wraz z informacją statystyczną, o której mowa w ust. 1, Sekretarz Zespołu przekazuje Prezesowi Urzędu ogólny opis spraw oraz podjętych działań.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1–2, są przekazywane drogą elektroniczną.

§ 11. 1. Z działań podjętych przez Zespół dotyczących otrzymanych zgłoszeń sporządza się stanowisko końcowe, z zastrzeżeniem ust. 7.

2. Stanowisko końcowe zawiera opis zgłoszenia, wnioski i stanowisko Zespołu.

3. Projekt stanowiska końcowego jest sporządzany przez wyznaczonego przez Przewodniczącego Zespołu członka Zespołu, w sposób gwarantujący zachowanie poufności zgłaszanych informacji oraz zasady ochrony danych osobowych.

4. Przewodniczący Zespołu przekazuje projekt stanowiska końcowego wszystkim członkom Zespołu w celu zapoznania się przed sporządzeniem stanowiska końcowego

5. Przewodniczący Zespołu przekazuje Prezesowi Urzędu i Przewodniczącemu PKBWL stanowisko końcowe niezwłocznie po jego przyjęciu.

6. Stanowisko końcowe, o którym mowa w ust. 5, jest przekazywane drogą elektroniczną.

7. Przewodniczący Zespołu może podjąć decyzję o niesporządzaniu stanowiska końcowego, jeżeli podjęte przez Zespół działania mają postać publikacji lub opracowania, wskazującego opis problemu oraz proponowanych rozwiązań, o których mowa § 3 ust. 1 pkt 5, zamieszczonych w prasie, na stronie internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, lub na stronie internetowej Urzędu.

§ 12. 1. Informację statystyczną, o której mowa w § 10, stanowisko końcowe, o którym mowa w § 11 i lub opinię Prezesa Urzędu, o której mowa w § 6 ust. 1, Zespół może opublikować na stronie internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

2. Publikacja informacji statystycznej, o której mowa w § 10, odbywa się z zachowaniem zasady poufności o zgłaszanych informacjach mających wpływ na bezpieczeństwo w lotnictwie cywilnym oraz z zachowaniem ochrony danych osobowych.

§ 13. 1. Prezes Urzędu zapewnia środki finansowe na funkcjonowanie strony internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt. 2.

2. Zapewnienie środków finansowych, o których mowa w ust. 1, nie daje Prezesowi Urzędu upoważniania do ingerowania w zawartości strony internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

§ 14. 1. Członkowie Zespołu powołani na podstawie decyzji, o której mowa w § 15, stają się członkami Zespołu, o którym mowa w niniejszej decyzji, i pozostają nimi do końca okresu, na jaki została z nimi zawarta umowa cywilnoprawna określająca zakres ich obowiązków, chyba, że umowa ta została rozwiązana.

2. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, Prezes Urzędu powołuje członków Zespołu zgodnie z niniejszą decyzją.

§ 15. 1. Traci moc decyzja Nr 23 Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego z dnia 21 maja 2013 r. w sprawie funkcjonowania Zespołu do spraw dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym (Dz. Urz. ULC poz. 64).

2. Przyjmuje się, że w § 5 Porozumienia z dnia 18 grudnia 2013 r. pomiędzy Prezesem Urzędu Lotnictwa Cywilnego a Przewodniczącym Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych decyzja, o której mowa w ust. 1, zostaje zastąpiona niniejszą decyzją.

§ 16. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.