§ 1. Powołuje się Zespół do spraw dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, zwany dalej „Zespołem”.

2. Celem pracy Zespołu jest prowadzenie dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, o którym mowa w art. 135c ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze.

§ 2. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) system - dobrowolny i poufny system zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym;

3) ustawa - ustawę z dnia 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze;

4) Urząd - Urząd Lotnictwa Cywilnego;

5) Prezes Urzędu - Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego.

§ 3. 1. Do zadań Zespołu należy:

1) przyjmowanie zgłoszeń w ramach systemu oraz ich selekcja i analiza z punktu widzenia bezpieczeństwa lotniczego;

2) prowadzenie powszechnie dostępnej strony internetowej, w ramach której publikowane są informacje o zgłoszeniach oraz wyniki prowadzonych analiz;

3) udostępnianie wniosków z zebranych informacji w celu podniesienia bezpieczeństwa lotniczego;

4) propagowanie bezpieczeństwa lotniczego, w szczególności poprzez uczestnictwo jego członków w spotkaniach, odczytach i konferencjach dotyczących lotnictwa cywilnego.

5) przygotowywanie innych informacji w zakresie bezpieczeństwa lotniczego.

2. Zespół wykonuje zadania, o których mowa w ust. 1 w sposób gwarantujący zachowanie poufności zgłaszanych informacji oraz zasady ochrony danych osobowych.

§ 4. 1. Zespół przyjmuje zgłoszenia do systemu za pośrednictwem każdego dostępnego środka łączności na adres wskazany na stronach internetowych Urzędu i Zespołu.

2. Zespół może podjąć działanie także w odniesieniu do tych nieprawidłowości w funkcjonowaniu lotnictwa cywilnego, o których informacja została przekazana bezpośrednio jednej z osób powołanych w skład Zespołu.

§ 5. 1. Przedmiotem analiz Zespołu są informacje, które mają lub mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, nie będące wypadkami lub incydentami lotniczymi, ani zdarzeniami podlegającymi zgłaszaniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania, o którym mowa w art. 135a i 135b ustawy.

2. Jeżeli przedmiotem zgłoszenia jest zdarzenie będące wypadkiem, incydentem lub innym zdarzeniem podlegającym zgłoszeniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania, o którym mowa w art. 135a i 135b ustawy, Zespół informuje zgłaszającego o obowiązujących przepisach w zakresie zgłaszania zdarzeń lotniczych i wynikających z tych przepisów obowiązkach.

§ 6. 1. Jeżeli zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości, dla której wyjaśnienia, w ocenie Zespołu, koniecznym jest uzyskanie opinii Prezesa Urzędu, Zespół zwraca się bezpośrednio do Prezesa Urzędu z wnioskiem o zajęcie stanowiska. Wniosek powinien zawierać ogólny opis zgłoszonej nieprawidłowości, z zachowaniem zasady poufności zgłaszanych informacji oraz z zachowaniem zasady ochrony danych osobowych.

2. Po otrzymaniu opinii od Prezesa Urzędu, Zespół opracowuje stanowisko końcowe, o którym mowa w § 11.

§ 7. 1. Prezes Urzędu powołuje członków Zespołu.

2. Prezes Urzędu może w każdym czasie odwołać osobę powołaną w skład Zespołu.

3. W przypadku złożenia przez osobę powołaną w skład Zespołu rezygnacji bądź odwołania jej przez Prezesa Urzędu, Prezes Urzędu może powołać w jej miejsce inną osobę, działając w porozumieniu z Przewodniczącym Zespołu.

4. Rezygnacja lub odwołanie osoby powołanej w skład Zespołu powoduje wypowiedzenie umowy, o której mowa w § 8 ust 5.

5. W skład Zespołu Prezes Urzędu powołuje osoby, będące ekspertami w zakresie lotnictwa cywilnego, w szczególności z następujących dziedzin:

1) szybownictwa, posiadające ważną licencję instruktora szybowcowego;

2) samolotów lotnictwa ogólnego, posiadające ważną licencję instruktora samolotowego;

3) komercyjnego transportu lotniczego, będące pilotami pełniącymi funkcje instruktora szkolenia typu (Type Rating Instructor - TRI);

4) instruktażu Zarządzania Zasobami Załogi (CRM - Crew Resource Management);

5) kontroli ruchu lotniczego, posiadające ważną licencję instruktora Kontrolera Ruchu Lotniczego (Air Traffic Controler - ATC);

6) służby informacji powietrznej (FIS) lub lotniskowej służby informacji powietrznej (AFIS), posiadające ważne uprawnienia informatora FIS lub AFIS;

7) zdatności statków powietrznych do lotu, posiadające ważną licencję mechanika obsługi;

8) badania wypadków lotniczych, będące przedstawicielami Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych;

9) prawa, posiadające doświadczenie lotnicze i ważną licencję lotniczą;

10) śmigłowców, w tym wykonywania operacji w ramach śmigłowcowej służby ratownictwa medycznego (HEMS - Helicopter Emergency Medical Service);

11) eksploatacji lotnisk, posiadające doświadczenie w zakresie funkcjonowania i eksploatacji lotnisk;

12) ultralekkich statków powietrznych, posiadające wiedzę z zakresu budowy, eksploatacji i pilotażu tego typu statków powietrznych.

6. Prezes Urzędu może powołać w skład Zespołu osoby będące ekspertami w innych specjalnościach niż wymienione w ust. 5, mając na względzie potrzeby realizacji zadań przez Zespół oraz doświadczenie kandydata w zakresie dotyczącym działalności Zespołu.

§ 8. 1. Do obowiązków Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1) koordynowanie prac Zespołu;

2) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Zespołu;

3) przekazywanie Prezesowi Urzędu informacji o działalności Zespołu;

4) uczestniczenie w pracach Urzędu, w ramach zespołów zajmujących się bezpieczeństwem lub delegowanie osób powołanych w skład Zespołu do prac w tych zespołach.

2. Do obowiązków Sekretarza Zespołu należy w szczególności:

1) informowanie osób powołanych w skład Zespołu o terminach spotkań Zespołu i prowadzenie listy obecności;

2) prowadzenie kopii bazy danych zgłoszeń oraz pism wychodzących i przychodzących.

3. Do obowiązków Sekretarza strony internetowej należy w szczególności:

1) nadzór nad działaniem strony internetowej, o której mowa § 3 ust. 1 pkt 2;

2) publikowanie, w porozumieniu z Przewodniczącym Zespołu i Sekretarzem Zespołu, zgłoszeń oraz raportów na stronie, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

4. Do obowiązków Sekretarza publikacji należy w szczególności zbieranie materiałów opracowanych przez osoby powołane do Zespołu w celu publikacji w formie biuletynu.

5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby powołanej w skład Zespołu określa umowa cywilnoprawna, w której, w szczególności, zobowiązuje się osobę powołaną do Zespołu do zachowania zasady poufności w działalności Zespołu i ochrony danych osobowych osób zgłaszających informacje mające wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym.

§ 9. 1. Posiedzenia Zespołu odbywają się co najmniej raz w miesiącu.

2. Przewodniczący Zespołu może zaprosić do prac Zespołu ekspertów z zakresu lotnictwa cywilnego nie będących osobami powołanymi w skład Zespołu.

3. W posiedzeniach Zespołu, które poświęcone są omawianiu otrzymanych zgłoszeń mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym, osoby nie powołane w skład Zespołu uczestniczą tylko za zgodą Przewodniczącego Zespołu oraz jeżeli ich obecność pozostaje bez uszczerbku dla zasady poufności.

§ 10. 1. Sekretarz Zespołu, raz na kwartał, przekazuje Prezesowi Urzędu informację statystyczną dotyczącą funkcjonowania systemu, uwzględniając liczbę odnotowanych zgłoszeń i ich krótki opis sporządzony w sposób uniemożliwiający identyfikację zgłaszającego oraz zgłoszonych przez niego informacji, jeżeli były one przedmiotem zgłoszenia.

2. Informacja statystyczna, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać również:

1) liczbę zgłoszeń, co do których dalsze postępowanie nie zostało podjęte ze względu na klasyfikację informacji jako wypadku, incydentu lub zdarzenia podlegającego zgłoszeniu w ramach krajowego systemu obowiązkowego zgłaszania;

2) liczbę zgłoszeń będących podstawą podjętych działań, ze wskazaniem ich przedmiotu oraz sposobu załatwienia.

3. Wraz z informacją statystyczną, o której mowa w ust.1, Sekretarz Zespołu przekazuje Prezesowi Urzędu ogólny opis spraw oraz podjętych działań.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1-2 są przekazywane drogą elektroniczną.

§ 11. 1. Z działań podjętych przez Zespół dotyczących otrzymanych zgłoszeń sporządza się stanowisko końcowe, z zastrzeżeniem ust. 7.

2. Stanowisko końcowe zawiera opis zgłoszenia, wnioski i stanowisko Zespołu.

3. Projekt stanowiska końcowego jest sporządzany przez, wyznaczone przez Przewodniczącego Zespołu, osoby powołane w skład Zespołu, w sposób gwarantujący zachowanie poufności zgłaszanych informacji oraz zasady ochrony danych osobowych.

4. Przewodniczący Zespołu przekazuje projekt stanowiska końcowego wszystkim osobom powołanym w skład Zespołu w celu zapoznania się przed sporządzeniem stanowiska końcowego.

5. Przewodniczący Zespołu przekazuje Prezesowi Urzędu stanowisko końcowe niezwłocznie po jego przyjęciu.

6. Stanowisko końcowe, o którym mowa w ust. 5 jest przekazywana drogą elektroniczną.

7. Przewodniczący Zespołu może podjąć decyzję o nie sporządzaniu stanowiska końcowego, jeżeli podjęte przez Zespół działania mają postać publikacji lub opracowania - wskazującego opis problemu oraz proponowanych rozwiązań, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 5 - zamieszczonych w prasie, na stronie internetowej, lub na stronie internetowej Urzędu.

§ 12. 1. Informacja statystyczna, o której mowa w § 10, stanowisko końcowe, o którym mowa w § 11, i stanowisko Urzędu, o których mowa w § 6 ust. 1, Zespół Lokalizacji Zagrożeń może opublikować na stronie internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

2. Publikacja informacji statystycznej, o której mowa w § 10, odbywa się z zachowaniem zasady poufności o zgłaszanych informacjach mających wpływ na bezpieczeństwo w lotnictwie oraz z zachowaniem ochrony danych osobowych.

§ 13. 1. Prezes zapewnia środki finansowe na funkcjonowanie strony internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

2. Zapewnienie środków finansowych, o którym mowa w ust. 1, nie daje Prezesowi upoważnienia do ingerowania w zawartość strony internetowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

§ 14. 1. Osoby będące członkami Zespołu w dniu podpisania niniejszej decyzji, pozostają członkami Zespołu do końca okresu, na jaki zawarta jest umowa cywilnoprawna określająca zakres ich obowiązków.

2. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1 Prezes powołuje członków Zespołu zgodnie z niniejszą decyzją.

§ 15. Traci moc Decyzja Nr 21 Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego z dnia 16 czerwca 2011 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw dobrowolnego i poufnego systemu zgłaszania informacji mających wpływ na bezpieczeństwo lotów w lotnictwie cywilnym.

§ 16. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.