Na podstawie art. 21 ust. 2 pkt 16 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze (Dz. U. z 2006 r. Nr 100, poz. 696, z późn. zm.¹⁾) w związku z pkt 5.1.8, Tomu III Załącznika 10 do Konwencji o międzynarodowym lotnictwie cywilnym, sporządzonej w Chicago dnia 7 grudnia 1944 r. (Dz. U. z 1959 r. Nr 35, poz. 212 i 214, z późn. zm.²⁾), wprowadzonego oświadczeniem rządowym z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie mocy obowiązującej załączników do Konwencji o międzynarodowym lotnictwie cywilnym, podpisanej w Chicago dnia 7 grudnia 1944 r. (Dz. U. Nr 146, poz. 1413) oraz OPS 1.820 Załącznika III do rozporządzenia Rady (EWG) nr 3922/91 z dnia 16 grudnia 1991 r. w sprawie harmonizacji wymagań technicznych i procedur administracyjnych w dziedzinie lotnictwa cywilnego (Dz. U. L 373 z 31.12.1991, str. 4-8, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Załącznik do Zarządzenia nr 20
Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego
z dnia 4 lipca 2008 r.

Instrukcja prowadzenia ewidencji pokładowych i osobistych nadajników sygnału niebezpieczeństwa

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1

Użyte w instrukcji określenia i zwroty oznaczają:

1) administrator danych - Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego lub upoważnionego przez niego Naczelnika Wydziału Poszukiwania i Ratownictwa Lotniczego w Departamencie Żeglugi Powietrznej Urzędu Lotnictwa Cywilnego;

2) ewidencja - ewidencję pokładowych i osobistych nadajników sygnału niebezpieczeństwa;

3) Naczelnik - Naczelnika Wydziału Poszukiwania i Ratownictwa Lotniczego w Departamencie Żeglugi Powietrznej Urzędu Lotnictwa Cywilnego;

4) Prezes ULC - Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego;

5) radiobikon - (radiobeacon) nadajnik sygnału niebezpieczeństwa;

6) ULC - Urząd Lotnictwa Cywilnego;

7) ustawa - ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.

§ 2

1. Ewidencja prowadzona jest przez Prezesa ULC.

2. Administrator danych zgłasza ewidencję do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

3. Ewidencja prowadzona jest w formie elektronicznej.

§ 3

1. Naczelnik wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie i przetwarzanie danych osobowych w ewidencji.

2. Naczelnik sprawuje nadzór nad przetwarzaniem danych w ewidencji.

3. Osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych w ewidencji, ściśle współpracuje z Wydziałem Informatyki w Biurze Dyrektora Generalnego ULC. Wyznaczony pracownik Wydziału Informatyki sprawuje nadzór nad programem wykorzystywanym do ewidencji.

4. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji, przed dokonaniem rejestracji nadajnika sygnału niebezpieczeństwa, jest zobowiązana do dokonania weryfikacji danych zawartych w formularzu rejestracyjnym z danymi znajdującymi się w Rejestrze Cywilnych Statków Powietrznych, prowadzonym przez Prezesa ULC oraz wykazem przydzielonych numerów identyfikacyjnych MMSI (Maritime Mobile Service Identity) prowadzonym przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Rozdział 2

Rejestracja pokładowych i osobistych nadajników sygnału niebezpieczeństwa

§ 4

1. Wpis radiobikonu do ewidencji następuje na podstawie formularza rejestracyjnego, składanego w formie pisemnej przez właściciela lub użytkownika radiobikonu, zawierającego następujące dane:

1) cel złożenia formularza rejestracyjnego;

2) nazwę producenta;

3) model i numer seryjny radiobikonu;

4) numer certyfikatu COSPAS - SARSAT;

5) rodzaj radiobikonu;

6) rodzaj aktywacji;

7) przeznaczenie radiobikonu;

8) składający się z 15 znaków heksadecymalny kod indentyfikacyjny radiobikonu;

9) imię i nazwisko albo nazwę właściciela lub użytkownika radiobikonu;

10) adres, telefon, fax, telefon komórkowy, e-mail, w tym dane do kontaktu dostępne 24 godziny na dobę;

11) dodatkowo dla radiobikonu umieszczonego na statku powietrznym albo statku:

a) nazwę statku powietrznego albo statku,

b) model statku powietrznego albo typ statku,

c) znak rozpoznawczy statku powietrznego albo statku,

d) kolor statku powietrznego albo statku,

e) lotnisko bazowe statku powietrznego albo port bazowy statku,

f) maksymalną liczbę osób na pokładzie statku powietrznego albo statku,

g) przeznaczenie statku powietrznego,

h) wyporność, długość statku,

i) sygnał wywoławczy i numer MMSI statku,

j) system łączności i nawigacji statku powietrznego albo statku.

2. Za prawdziwość danych podanych w formularzu rejestracyjnym, o którym mowa w ust. 1, a w szczególności kodu radiobikonu, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, odpowiada składający formularz rejestracyjny.

3. Wzór formularza rejestracyjnego określa załącznik nr 1 do instrukcji.

§ 5

Do formularza rejestracyjnego składanego przez właściciela lub użytkownika radiobikonu dołącza się pisemne oświadczenie o:

1) wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych zawartych w formularzu rejestracyjnym, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do instrukcji;

2) oświadczenie o niezarejestrowaniu radiobikonu w ewidencji lub rejestrze prowadzonym przez właściwy organ innego państwa, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.

§ 6

1. Ewidencja aktualizowana jest na bieżąco.

2. Formularze rejestracyjne w formie pisemnej, wypełniane przez właściciela lub użytkownika są archiwizowane na bieżąco.

3. Radiobikon wpisywany jest do ewidencji tylko pod jednym numerem ewidencyjnym.

4. Numer ewidencyjny radiobikonu składa się z: oznaczenia PL, litery M, A albo P oraz czterech liczb, np. PL M-0000, z tym, że litera M przypisywana jest morskim radiobikonom (EPIRB), litera A-lotniczym radiobikonom (ELT), a litera P - osobistym radiobikonom (PLB).

5. Upoważnia się Naczelnika do wydawania, w imieniu Prezesa ULC, dla właścicieli lub użytkowników radiobikonów pisemnej informacji o dokonaniu wpisu radiobikonu do ewidencji.

§ 7

1. Wykreślenie radiobikonu z ewidencji dokonywane jest:

1) na wniosek właściciela lub użytkownika zarejestrowanego radiobikonu;

2) na skutek skreślenia statku powietrznego z rejestru statków powietrznych prowadzonego przez Prezesa ULC;

3) w przypadku, gdy statek powietrzny albo statek zaginął i w ciągu 3 miesięcy nie został odnaleziony lub został odnaleziony, ale znajduje się w miejscu niedostępnym;

4) gdy statek powietrzny albo statek uległ trwałemu zniszczeniu;

5) w przypadku, gdy dane zgłoszone do ewidencji są niezgodne ze stanem faktycznym, a w terminie, w którym Prezes ULC wezwał właściciela lub użytkownika radiobikonu do uzupełnienia lub usunięcia nieprawidłowości nie zostały one uzupełnione lub usunięte.

2. Właściciela lub użytkownika wykreśla się z ewidencji, usuwając dane w sposób trwały.

3. Formularz rejestracyjny podlega trwałemu zniszczeniu po upływie pięciu lat od dnia wykreślenia radiobikonu albo właściciela lub użytkownika z ewidencji.

Rozdział 3

Udostępnianie danych z ewidencji

§ 8

1. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji lub Naczelnik może udostępnić dane zawarte w ewidencji osobie, której te dane dotyczą.

2. Dane zawarte w ewidencji Naczelnik udostępnia instytucjom i osobom bezpośrednio zaangażowanym w prowadzenie akcji poszukiwawczo-ratowniczej oraz w celu identyfikacji sygnałów niebezpieczeństwa.

Rozdział 4

Przechowywanie danych zawartych w ewidencji

§ 9

1. Dane zawarte w ewidencji zabezpiecza się przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, zapoznaniem się z nimi przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Komputer, w którym znajduje się ewidencja powinien być zabezpieczony przed utratą danych, spowodowanych awarią zasilania lub innymi zakłóceniami.

3. System informatyczny przetwarzający dane osobowe zawarte w ewidencji powinien być wyposażony w programy uwierzytelniające użytkownika oraz kontrolujące dostęp do danych, zamieszczonych w ewidencji.

4. Komputer, o którym mowa w ust. 2, nie powinien być podłączony do sieci wewnętrznej ani do sieci zewnętrznej.

5. Kopię zapasową ewidencji należy wykonywać w dwóch egzemplarzach na oddzielnych płytach CD. Kopię należy wykonywać raz na sześć miesięcy.

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3