Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. - Prawo lotnicze (Dz. U. z 2006 r., Nr 100, poz. 696 z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział I

Komunikacja wewnętrzna

§ 1

1. W drugi i czwarty czwartek każdego miesiąca o godz. 10.00 lub w innych terminach ustalonych przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego, zwanego dalej „Prezesem ULC”, nie rzadziej jednak niż dwa razy w miesiącu, odbywają się posiedzenia Kierownictwa Urzędu Lotnictwa Cywilnego zwane dalej „posiedzeniami”, w składzie:

1) Prezes ULC;

2) Wiceprezesi Urzędu Lotnictwa Cywilnego, zwani dalej „Wiceprezesami”;

3) Dyrektor Generalny Urzędu Lotnictwa Cywilnego;

4) Kierownicy komórek organizacyjnych ULC, zwani dalej „Kierownikami”;

5) Stanowisko ds. Mediów

lub innym składzie ustalonym przez Prezesa ULC.

2. W ciągu dwóch dni roboczych od dnia odbycia się posiedzenia, Stanowisko ds. Mediów sporządza notatkę, która po akceptacji przez Prezesa ULC przekazywana jest komórkom organizacyjnym Urzędu Lotnictwa Cywilnego (zwanych dalej „komórkami organizacyjnymi”) na wyznaczone adresy e-mail.

§ 2

1. Nie rzadziej niż raz w miesiącu Kierownicy organizują spotkania z pracownikami podległych im komórek organizacyjnych w celu przekazania omówionych na posiedzeniu spraw i ustaleń.

2. Ze spotkań wymienionych w ust. 1, wyznaczona przez Kierownika osoba sporządza notatkę przekazywaną niezwłocznie: Prezesowi ULC, właściwemu merytorycznie Wiceprezesowi lub Dyrektorowi Generalnemu ULC, Zespołowi ds. Mediów oraz pozostałym uczestnikom spotkania.

§ 3

1. Schemat komunikacji wewnętrznej w Urzędzie Lotnictwa Cywilnego określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Wzór notatki, o której mowa w § 1 ust. 2 oraz § 2 ust. 2 określa załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 4

1. Za organizację posiedzeń odpowiedzialne jest Biuro Prezesa.

2. Biuro Prezesa zobowiązane jest w szczególności do:

1) przekazywania informacji o terminach i miejscach posiedzeń;

2) sporządzania planów posiedzeń;

3) określania czasu wystąpień.

3. Co najmniej dwa dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia Kierownicy przekazują do Biura Prezesa wykaz tematów oraz projekty prezentacji proponowane do omówienia.

4. Na dzień przed planowanym posiedzeniem Biuro Prezesa - po uprzedniej akceptacji przez Prezesa ULC - przesyła wykaz wybranych tematów i prezentacji wszystkim uczestnikom.

§ 5

Dyrektor Biura Prezesa odpowiedzialny jest za przekazywanie Prezesowi ULC informacji na temat realizacji zadań zleconych Kierownikom podczas posiedzeń.

§ 6

1. Prezes ULC, Wiceprezesi oraz Dyrektor Generalny Urzędu Lotnictwa Cywilnego wyznaczają terminy przyjmowania zainteresowanych pracowników, w wymiarze co najmniej dwóch godzin w miesiącu.

2. Za organizację spotkań, o których mowa w ust. 1, odpowiedzialne są właściwe sekretariaty.

§ 7

1. Kierownicy są zobowiązani do zapewnienia sprawnego i bieżącego przepływu informacji między nimi a pracownikami, a także do przekazywania - w formie ustnej lub pisemnej - Prezesowi ULC, właściwym merytorycznie Wiceprezesom lub Dyrektorowi Generalnemu Urzędu Lotnictwa Cywilnego istotnych uwag, informacji lub spostrzeżeń zgłoszonych im przez podległych im pracowników.

2. Kierownicy są odpowiedzialni za sprawną obsługę korespondencji przychodzącą na adresy e-mail, w szczególności za:

1) wyznaczenie osoby do obsługi (odbioru) poczty elektronicznej;

2) zapewnienie stałego monitoringu poczty przychodzącej;

3) potwierdzanie odbioru i odczytu poczty przychodzącej.

Rozdział II

Komunikacja zewnętrzna

§ 8

1. Funkcję centrum gromadzenia i przekazywania informacji pełni Stanowisko ds. Mediów w Biurze Prezesa ULC.

2. Stanowisko ds. Mediów wykonuje, w szczególności, następujące zadania:

1) przekazywanie informacji - w uzgodnieniu z Kierownictwem Urzędu Lotnictwa Cywilnego - dotyczących działalności Urzędu Lotnictwa Cywilnego, do określonych adresatów (grup docelowych):

a) środków masowego przekazu,

b) przedstawicieli grup społecznych lub organizacji pozarządowych o istotnym znaczeniu dla lotnictwa cywilnego w Polsce,

c) komórek / działów prasowych innych urzędów, ministerstw, instytucji i organizacji międzynarodowych;

2) gromadzenie, analiza, opracowanie i przetwarzanie informacji dla poszczególnych grup odbiorców, zgodnie z ich potrzebami informacyjnymi;

3) dokonywanie stałej aktualizacji strony internetowej Urzędu Lotnictwa Cywilnego - w szczególności na podstawie informacji przekazywanych przez komórki organizacyjne;

4) podejmowanie działań mających na celu zapewnienia zrozumienia i akceptacji dla zadań oraz poszczególnych projektów realizowanych przez Urząd Lotnictwa Cywilnego.

§ 9

1. Osobami upoważnionymi do kontaktów ze środkami masowego przekazu i udzielania im wypowiedzi w Urzędzie Lotnictwa Cywilnego są:

1) Prezes ULC, Wiceprezes ds. Operacyjno-Lotniczych, Wiceprezes ds. Technicznych;

2) Dyrektor Generalny Urzędu Lotnictwa Cywilnego - w zakresie swoich czynności;

3) Pracownicy Zespołu ds. Mediów, którzy prezentują oficjalne stanowisko Prezesa ULC i koordynują kontakty ze środkami masowego przekazu.

2. W szczególnych przypadkach osoby wymienione w ust. 1 mogą upoważnić do kontaktów ze środkami masowego przekazu Kierowników lub wyznaczonych przez nich pracowników.

3. W przypadku, gdy przedstawiciel środków masowego przekazu skontaktuje się bezpośrednio z Kierownikiem lub pracownikiem komórki organizacyjnej, powinien zostać niezwłocznie skierowany do Zespołu ds. Mediów.

§ 10

1. Kierownicy, z zastrzeżeniem ust. 2, zobowiązani są do:

1) zawiadamiania Zespołu ds. Mediów o ważniejszych wydarzeniach w zakresie realizowanych i nadzorowanych przez daną komórkę organizacyjną spraw, które mogą mieć istotny wpływ na treść przekazu zewnętrznego na temat realizowanych przez Prezesa ULC zadań;

2) informowania Prezesa ULC oraz Zespołu ds. Mediów o spodziewanych wydarzeniach mogących negatywnie wpłynąć na postrzeganie Urzędu lub stanowić zagrożenie dla jego prawidłowego funkcjonowania;

3) współpracy merytorycznej z Zespołem ds. Mediów przy prowadzonej przez niego:

a) obsłudze prasowej dziennikarzy,

b) przygotowywaniu spotkań informacyjnych,

c) działalności o charakterze promocyjnym Urzędu.

2. Opracowane przez komórkę organizacyjną informacje, przed ich przekazaniem do Zespołu ds. Mediów, powinny być uzgadniane z innymi współpracującymi w danej sprawie komórkami.

§ 11

1. W przypadku wystąpienia sytuacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, Prezes ULC może powołać Zespół zadaniowy, którego celem jest zbadanie prawdopodobieństwa wystąpienia ewentualnego kryzysu lub opracowanie strategii działań mających na celu zapobieżenie lub minimalizację kryzysu. Wyniki prac członkowie Zespołu relacjonują bezpośrednio Prezesowi ULC.

2. W skład Zespołu wchodzi Stanowisko ds. Mediów oraz inne osoby wyznaczone przez Prezesa ULC, w tym pracownicy specjalizujący się w danej dziedzinie.

3. W przypadku, gdy Zespół zadaniowy został powołany jedynie do zbadania prawdopodobieństwa wystąpienia sytuacji kryzysowej i jego prace zakończone zostały potwierdzeniem informacji, o których mowa w § 10 ust.1 pkt 2, do sprawozdania ze swoich działań Zespół zadaniowy dołącza Prezesowi dodatkowo propozycję środków zaradczych mających na celu zapobieżenie lub minimalizację powstałego lub spodziewanego kryzysu.

§ 12

1. Do zadań Kierowników należy:

1) podanie na stronę internetową Urzędu Lotnictwa Cywilnego numerów telefonów stacjonarnych, dedykowanych do stałej komunikacji zewnętrznej w sprawach merytorycznych prowadzonych przez daną komórkę organizacyjną;

2) zapewnienie efektywnego funkcjonowania komunikacji, o której mowa w pkt 1, polegającej w szczególności na:

a) wyznaczeniu osoby lub osób odpowiedzialnych za kontakt z klientami zewnętrznymi,

b) aktualizację informacji o numerach telefonów, o których mowa w pkt 1 i osobach, o których mowa w lit. a.

§ 13

Uchyla się Zarządzenie nr 3 Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego z dnia 23 lutego 2007 r. w sprawie zasad i sposobu obiegu informacji wewnętrznej i zewnętrznej w Urzędzie Lotnictwa Cywilnego.

§ 14

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego nr 4
z dnia 17 stycznia 2008 r.

SCHEMAT KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W ULC
PO POSIEDZENIU KIEROWNICTWA

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego nr 4
z dnia 17 stycznia 2008 r.