Na podstawie art. 20 ust.1 w związku z art. 21 ust.1 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. - Prawo Lotnicze (Dz. U. 2006 r. Nr 100, poz. 696 z późn. zm.¹⁾) oraz art. 223 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie reguluje organizację przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków, w rozumieniu działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, wnoszonych do Urzędu Lotnictwa Cywilnego, zwanego dalej Urzędem.

§ 2. Skargi i wnioski rozpatrywane są zgodnie z przepisami działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46).

§ 3. 1. Skargi i wnioski składane osobiście przyjmowane są w Punkcie Obsługi Klienta Urzędu. 2. Informacja o miejscu składania skarg i wniosków oraz terminach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Lotnictwa Cywilnego umieszczona jest na tablicy, w recepcji Urzędu.

§ 4. 1. Ze zgłoszonej ustnie skargi lub wniosku sporządza się protokół.

2. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

3. Potwierdzenie złożenia ustnej skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący, może polegać na wydaniu kopii protokołu przyjęcia skargi lub wniosku.

4. Pracownik przyjmujący skargę lub wniosek niezwłocznie przekazuje protokół swojemu przełożonemu (kierownikowi komórki organizacyjnej).

5. Kierownik komórki organizacyjnej wypełnia pole protokołu oznaczone nr 7.

6. Wypełniony protokół, należy niezwłocznie przekazać do Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów, celem zarejestrowania zgłoszonej skargi lub wniosku.

§ 5. 1. Wpływ skarg i wniosków jest rejestrowany komputerowo w Biurze Prezesa - Stanowisku ds. Mediów, w centralnym rejestrze skarg i wniosków. Biuro Prezesa - Stanowisko ds. Mediów oznacza skargi i wnioski w lewym górnym rogu w następujący sposób:

1) „S1”-skargi;

2) „S2” - skargi na bezczynność lub przewlekłość postępowania (tzw. monity);

3) „W” - wnioski.

2. Wzór centralnego rejestru skarg i wniosków stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 6. Najpóźniej jeden dzień po zarejestrowaniu, skargi i wnioski są przekazywane komórkom organizacyjnym Urzędu celem ich rozpatrzenia i przygotowania odpowiedzi.

§ 7. 1. W przypadku stwierdzenia wadliwej kwalifikacji, tj. zarejestrowania jako skargi lub wniosku korespondencji nie mającej takiego charakteru albo przekazania skargi lub wniosku niewłaściwej komórce organizacyjnej, należy bezzwłocznie przekazać tę informację pisemnie do Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów, z powołaniem się na numer korespondencji znajdujący się na pieczęci wpływu.

2. Przekazanie skargi lub wniosku zgodnie z właściwością do innej komórki organizacyjnej Urzędu odbywa się za pośrednictwem Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów, które dokonuje zmiany w centralnym rejestrze skarg i wniosków, na podstawie dekretacji dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu kierującej skargę lub wniosek, zgodnie z właściwością, a następnie przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej Urzędu.

3. Jeżeli skarga lub wniosek została przekazana jako zwykła korespondencja do komórki organizacyjnej Urzędu lub została złożona bezpośrednio w komórce organizacyjnej, powinna być bezzwłocznie przekazana do Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów celem rejestracji.

§ 8. 1. Po załatwieniu skargi lub wniosku dyrektor właściwej komórki organizacyjnej Urzędu lub wskazana przez niego osoba, przekazuje do Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów kopię odpowiedzi przekazanej adresatowi, powołując się na numer kancelaryjny wpisany na pieczęci wpływu oraz podając informację o sposobie załatwienia skargi lub wniosku.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, musi być zgodna z centralnym rejestrem skarg i wniosków.

§ 9. Korespondencja związana ze skargami i wnioskami jest przechowywana w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz Biurze Prezesa - Stanowisku ds. Mediów, w wyodrębnionych zbiorach zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w Urzędzie.

§ 10. 1. Nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków w komórkach organizacyjnych sprawują dyrektorzy tych komórek.

2. Nadzór, o którym mowa w ust.1, realizowany jest poprzez nadzór bieżący terminowości załatwiania skarg i wniosków, kontrole wewnętrzne oraz ocenę sprawozdań dotyczących skarg i wniosków.

§ 11. 1. Koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków oraz sporządzanie rocznych sprawozdań dotyczących skarg i wniosków rozpatrzonych przez Urząd należy do zadań Biura Prezesa - Stanowiska ds. Mediów.2. Sprawozdania, o których mowa w ust.1, przedstawiane są do akceptacji Kierownictwu Urzędu.

§ 12. 1. Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek, w godz. od 16:00 do 17:00.

2. Dyrektor Generalny Urzędu Lotnictwa Cywilnego przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdą środę, w godz. od 12:00 do 13:00.

3. Przyjęcia interesantów, o których mowa w ust.1 i 2, odbywają się po wcześniejszym umówieniu spotkania w sekretariatach Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego i Dyrektora Generalnego Urzędu Lotnictwa Cywilnego.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 14
Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego
z dnia 25 października 2007 r. (poz. 1)

Wzór protokołu *
przyjęcia skargi lub wniosku ****

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 14
Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego
z dnia 25 października 2007 r. (poz. 1)

CENTRALNY REJESTR SKARG I WNIOSKÓW