§ 1. Zarządzenie określa organizację i zadania archiwum wyodrębnionego, które wchodzi w skład komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych właściwej do spraw archiwum, zwanego dalej „archiwum”.

§ 2. Archiwum obejmuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych i jednostki podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych w dziale administracji rządowej sprawy zagraniczne.

§ 3. Zakres działania archiwum obejmuje w szczególności:

1) przyjmowanie i przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej powstałej i powstającej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz materiałów archiwalnych powstałych i powstających w jednostkach podległych, bez względu na sposób ich wytworzenia;

2) opracowywanie i zabezpieczanie zgromadzonych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

3) udostępnianie materiałów archiwalnych;

4) przeprowadzanie kwerend archiwalnych;

5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu;

6) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

7) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

8) prowadzenie działalności informacyjnej o zasobie archiwum i jego popularyzacja;

9) prowadzenie szkoleń i konsultacji w zakresie właściwości archiwum;

10) przygotowywanie projektów przepisów w zakresie czynności archiwalnych;

11) doradzanie komórkom organizacyjnym ministerstwa i jednostkom podległym w zakresie właściwego postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.

§ 4. Działalnością archiwum kieruje dyrektor do spraw archiwum.

1. Do zadań dyrektora do spraw archiwum należy w szczególności:

1) zakres spraw organizacyjnych i administracyjnych związanych z działalnością archiwum;

2) nadzór nad materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;

3) reprezentowanie archiwum na zewnątrz;

4) wydawanie wytycznych metodycznych;

5) wyrażanie zgodny na udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby komórek organizacyjnych.

§ 5. Dyrektor do spraw archiwum przedstawia Ministrowi Spraw Zagranicznych roczne sprawozdanie z działalności i stanu dokumentacji w archiwum w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku, za który składane jest sprawozdanie.

§ 6. Traci moc zarządzenie nr 13 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 10 lipca 1984 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi resortu spraw zagranicznych.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.