§ 1. Zarządzenie stosuje się do zamówień na roboty budowlane, dostawy lub usługi, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł, związanych z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku, w zakresie nieuregulowanym w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o szczególnych rozwiązaniach w związku z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) postępowaniu - należy przez to rozumieć postępowanie prowadzone w celu udzielenia zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł, związane z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku;

2) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o szczególnych rozwiązaniach w związku z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku;

3) wykonawcy - należy przez to rozumieć podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia;

4) zamawiającym - należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub placówkę zagraniczną;

5) zamówieniu związanym z przewodnictwem - należy przez to rozumieć zamówienie na dostawy, usługi lub roboty budowlane, o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł związane z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku.

§ 3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną.

§ 4. 1. Kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną może wyznaczyć osobę lub osoby spośród pracowników odpowiednio komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej do wykonania określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania.

2. Na wniosek kierującego komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną do pomocy w postępowaniu mogą zostać skierowani pracownicy Biura Prawnego lub Biura do spraw Przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej, za zgodą kierujących tymi komórkami organizacyjnymi.

3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w art. 8 ust. 4 ustawy, składanego przez osoby wykonujące po stronie zamawiającego czynności w postępowaniu, określa i publikuje w Intranecie MSZ kierujący Biurem Prawnym.

§ 5. 1. Do zamówień związanych z przewodnictwem stosuje się ogólne zasady wydatkowania środków publicznych określone w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm²⁾).

2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, są udzielane w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminujący, bezpośrednio przez zainteresowaną komórkę organizacyjną lub placówkę zagraniczną, po zastosowaniu procedury wyboru najkorzystniejszej oferty określonej w przepisach wewnętrznych dotyczących zawierania umów cywilnoprawnych.

§ 6. 1. Postępowanie może być prowadzone w trybie konkurencyjnym albo niekonkurencyjnym.

2. Postępowanie może zostać przeprowadzone w trybie niekonkurencyjnym, jeżeli wystąpi jedna z poniższych przesłanek:

1) zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę, z przyczyn obiektywnie uzasadnionych;

2) przeprowadzenie postępowania w trybie konkurencyjnym znacznie utrudni lub uniemożliwi udzielenie zamówienia w planowanym terminie.

§ 7. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie konkurencyjnym poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji wybranym wykonawcom w liczbie co najmniej dwóch, z którymi prowadzi negocjacje, a następnie zaprasza ich do złożenia ofert i wybiera ofertę najkorzystniejszą w oparciu o kryteria określone w zaproszeniu do złożenia ofert, po czym zawiera umowę albo unieważnia postępowanie.

§ 8. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie niekonkurencyjnym poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji jednemu wybranemu wykonawcy, z którym prowadzi negocjacje, a następnie zawiera umowę albo unieważnia postępowanie.

§ 9. 1. Niezwłocznie po wszczęciu postępowania, zamawiający:

1) zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej ogłoszenie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, zgodne z wzorem opublikowanym w Intranecie MSZ;

2) przekazuje Szefowi CBA informacje o wszczętych postępowaniach przy wykorzystaniu formularza dostępnego na stronie internetowej www.cba.gov.pl w zakładce „kontakt”;

3) przekazuje plik xlss z danymi osób wykonujących po stronie zamawiającego czynności w postępowaniu na adres prezydencja@cba.gov.pl, zgodny z wzorem opublikowanym w Intranecie MSZ.

2. Wzór ogłoszenia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, określa i publikuje w Intranecie MSZ kierujący Biurem Prawnym.

§ 10. 1. Kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną zawiera umowę w formie pisemnej z wybranym wykonawcą.

2. Do umów zawieranych w wyniku przeprowadzonego postępowania stosuje się przepisy wewnętrzne dotyczące zawierania umów cywilnoprawnych oraz przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o szczególnych rozwiązaniach w związku z przygotowywaniem i sprawowaniem przez Rzeczpospolitą Polską przewodnictwa w Radzie Unii Europejskiej w I połowie 2025 roku, w szczególności art. 9 ust. 5 ustawy.

§ 11. 1. Niezwłocznie po zawarciu umowy, zamawiający:

1) zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej informację, o której mowa w art. 8 ust. 2 pkt 5 ustawy,

2) przekazuje plik xlss z informacją o udzielonym zamówieniu na adres prezydencja@cba.gov.pl

- zgodne z wzorami opublikowanymi w Intranecie MSZ.

2. Wzór informacji, o której mowa w art. 8 ust. 2 pkt 5 ustawy, określa i publikuje w Intranecie MSZ kierujący Biurem Prawnym.

§ 12. 1. Z przebiegu postępowania sporządza się pisemny protokół.

2. Protokół zawiera co najmniej:

1) nazwę komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej prowadzącej postępowanie;

2) nazwę nadaną zamówieniu;

3) imiona i nazwiska osób biorących udział w postępowaniu;

4) wskazanie trybu postępowania, a w przypadku trybu niekonkurencyjnego również uzasadnienie wyboru tego trybu;

5) wskazanie wykonawcy albo wykonawców zaproszonych do negocjacji;

6) notatkę z przeprowadzonych negocjacji;

7) uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty w przypadku trybu konkurencyjnego.

3. Załącznikami do protokołu są, w szczególności:

1) dokumenty i oświadczenia składane przez zamawiającego i wykonawców w trakcie postępowania;

2) oświadczenia osób biorących udział w postępowaniu, o których mowa w § 4 ust. 1;

3) umowa.

4. Zatwierdzony przez kierującego komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną protokół postępowania wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem informacji, które nie podlegają udostępnianiu na podstawie przepisów odrębnych.

§ 13. 1. Kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną unieważnia postępowanie, jeżeli wystąpi co najmniej jedna z poniższych przesłanek:

1) w postępowaniu prowadzonym w trybie konkurencyjnym:

a) nie złożono żadnej oferty albo żadna z ofert nie spełnia wymagań komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej,

b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą komórka organizacyjna lub placówka zagraniczna może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

2) w postępowaniu prowadzonym w trybie niekonkurencyjnym:

a) strony nie osiągnęły porozumienia,

b) zaproszony wykonawca uchyla się od zawarcia umowy;

3) wystąpiła zmiana okoliczności powodująca, że unieważnienie postępowania jest uzasadnione względami organizacyjnymi.

2. O unieważnieniu postępowania kierujący komórką organizacyjną albo placówką zagraniczną zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy uczestniczyli w postępowaniu oraz zamieszcza informację, o której mowa w art. 8 ust. 2 pkt 5 ustawy, w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 14. 1. Za nadzór nad realizacją umowy oraz prawidłowy odbiór przedmiotu umowy w imieniu Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub placówki zagranicznej odpowiedzialny jest odpowiednio kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną, który zawarł umowę, chyba że postanowienia umowy przewidują inaczej.

2. W okresie realizacji umowy z wykonawcą może kontaktować się kierujący komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną, który zawarł umowę, osoby wskazane w postanowieniach umownych, a w przypadku niewskazania takich osób, pracownicy pisemnie wyznaczeni przez kierującego komórką organizacyjną lub placówką zagraniczną, który zawarł umowę.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.