Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178, 1192, 1535 i 2105) zarządza się, co następuje:

Załącznik
do zarządzenia nr 18
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 1 września 2023 r.
(Dz. Urz. Min. Spraw Zagra. poz. 35)

PROCEDURA REAKCJI NA ZDARZENIA KORUPCYJNE LUB PODEJRZENIE TAKICH ZDARZEŃ

Cel i zakres stosowania Procedury

§ 1. Procedurę wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych w celu:

1) zapewnienia szybkiej i skutecznej reakcji na zdarzenie korupcyjne lub na podejrzenie takiego zdarzenia;

2) ustalenia schematu podejmowanych czynności w przypadku zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia takiego zdarzenia;

3) ustalenia zasad dokumentowania zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia takiego zdarzenia;

4) zapewnienia skutecznej i adekwatnej ochrony osób informujących o zdarzeniu korupcyjnym lub o podejrzeniu takiego zdarzenia bądź świadków zdarzenia korupcyjnego.

§ 2. 1. Ilekroć w Procedurze jest mowa o zdarzeniu korupcyjnym należy przez to rozumieć:

1) obiecywanie, proponowanie lub wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści osobie pełniącej funkcję publiczną dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji (propozycja korupcyjna) lub

2) żądanie lub przyjmowanie przez osobę pełniącą funkcję publiczną bezpośrednio, lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowaniu propozycji lub obietnicy takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, lub

3) przekroczenie uprawnień lub niedopełnieniu obowiązków przez funkcjonariusza publicznego, działającego na szkodę interesu publicznego lub prywatnego, popełnione w celu osiągnięcia jakichkolwiek nienależnych korzyści dla niego samego lub dla jakiejkolwiek innej osoby, albo

4) przekupstwo zagranicznego funkcjonariusza publicznego, o którym mowa w art. 1 ust. 1 i 2 Konwencji z dnia 17 grudnia 1997 r. o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych (Dz.U. z 2001 r. poz. 264), zwaną dalej: „Konwencją o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych".

2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) BKA - należy przez to rozumieć Biuro Kontroli i Audytu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;

2) Pełnomocniku - należy przez to rozumieć pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych ustanowionego do wykonywania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych zadań z zakresu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym;

3) pracowniku - należy przez to rozumieć:

a) osobę zatrudnioną w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „Ministerstwem", wykonującą obowiązki służbowe w Ministerstwie albo w placówce zagranicznej,

b) personel placówki zagranicznej wraz z pracownikami miejscowymi,

c) osobę odbywającą staż lub praktykę w Ministerstwie albo w placówce zagranicznej,

d) osobę wykonującą czynności na rzecz Ministerstwa w ramach stosunku cywilnoprawnego;

4) zagranicznym funkcjonariuszu publicznym - należy przez to rozumieć zagranicznego funkcjonariusza publicznego, o którym mowa w art. 1 pkt 4 lit. a Konwencji o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych;

5) zmowie przetargowej - należy przez to rozumieć uzgodnienia, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2021 r. poz. 275, z późn. zm.), a także wszelkie porozumienia, których celem jest działanie na szkodę interesów Skarbu Państwa, w tym przez niekorzystne rozporządzenie mieniem, na podstawie umów cywilnoprawnych.

§ 3. Procedurę stosuje się w przypadku:

1) zaistnienia zdarzenia korupcyjnego z udziałem pracownika lub zagranicznego funkcjonariusza publicznego;

2) pozyskania informacji o podejrzeniu zaistnienia zdarzenia korupcyjnego z udziałem pracownika lub zagranicznego funkcjonariusza publicznego;

3) pozyskania informacji mogących wskazywać na zmowę przetargową w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego organizowanych przez Ministerstwo lub na rzecz Ministerstwa albo placówki zagranicznej w trybie określonym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129, z późn. zm.) lub z ich pominięciem, a także w odniesieniu do umów cywilnoprawnych zawieranych na podstawie odrębnych przepisów.

Postępowanie w przypadku zgłoszenia przez pracownika zdarzenia korupcyjnego albo podejrzenia takiego zdarzenia

§ 4. 1. Pracownik, który otrzymał propozycję korupcyjną jest zobowiązany:

1) odmówić przyjęcia propozycji korupcyjnej ze wskazaniem, że na gruncie prawa obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej takie zachowanie może być potraktowane jako przestępstwo;

2) w przypadku, gdy okoliczności zdarzenia na to pozwalają, podjąć czynności mające na celu zabezpieczenie materiałów i informacji odnoszących się do przedmiotowego zdarzenia, a w szczególności:

a) przywołać świadka zdarzenia, np. innego pracownika (w przypadku Ministerstwa w pierwszej kolejności pracownika BKA wykonującego zadania z zakresu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, a w przypadku placówki zagranicznej eksperta do spraw bezpieczeństwa albo osobę realizującą zadania z zakresu bezpieczeństwa w placówce zagranicznej),

b) zabezpieczyć ewentualne dowody na zaistniałe zdarzenie, w tym dokumentację związaną ze złożoną propozycją,

c) poinformować dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika placówki zagranicznej właściwego z racji podległości służbowej.

2. Pracownik, w przypadku otrzymania propozycji korupcyjnej, wszelkie czynności powinien podejmować mając na względzie przyjęte reguły bezpieczeństwa i staranności. W szczególności niedozwolone jest pozostawianie osoby składającej propozycję korupcyjną lub osób jej towarzyszących samych w pomieszczeniach Ministerstwa lub placówki zagranicznej.

3. W przypadku otrzymania propozycji korupcyjnej pracownik niezwłocznie po realizacji czynności określonych w ust. 1 i 2 sporządza notatkę służbową, którą przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej Ministerstwa albo kierownikowi placówki zagranicznej, właściwemu z racji podległości służbowej. Notatka służbowa zawiera:

1) dane identyfikujące osobę składającą propozycję korupcyjną lub inne dane pozwalające na ustalenie jej tożsamości;

2) opis sprawy stanowiącej podstawę złożenia propozycji korupcyjnej;

3) sposób i miejsce przeprowadzenia rozmowy, sposób i formę przekazania propozycji korupcyjnej, wysokość i rodzaj proponowanej korzyści (np. korzyść majątkowa, osobista);

4) informacje o udzieleniu odmowy przyjęcia propozycji korupcyjnej;

5) wskazanie ewentualnych świadków zdarzenia;

6) inne istotne okoliczności.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownik placówki zagranicznej przekazuje niezwłocznie Pełnomocnikowi i dyrektorowi BKA notatkę służbową, o której mowa w ust. 3, oraz wskazuje inne okoliczności lub dowody związane ze zdarzeniem. W przypadku placówki zagranicznej forma przekazania powinna uwzględniać możliwości łączności dostępne w placówce zagranicznej.

5. W uzasadnionych przypadkach, jeśli charakter sprawy tego wymaga, pracownik może poinformować o zaistniałym zdarzeniu korupcyjnym dyrektora generalnego służby zagranicznej lub Pełnomocnika z pominięciem dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika placówki zagranicznej.

6. Dyrektor generalny służby zagranicznej przekazuje Pełnomocnikowi informację otrzymaną trybie określonym w ust. 5.

7. W przypadku otrzymania informacji o zdarzeniu korupcyjnym lub podejrzeniu takiego zdarzenia, mogącego wywołać znaczną szkodę, bądź utrudnienie w prowadzeniu bieżącej polityki zagranicznej, Pełnomocnik informację tą przekazuje Ministrowi Spraw Zagranicznych oraz dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej.

Zmowa przetargowa

§ 5. W sytuacji, gdy pracownik poweźmie podejrzenie zmowy przetargowej, tryb o którym mowa w § 4 ust. 1-7 Procedury stosuje się odpowiednio.

§ 6. Pełnomocnik w porozumieniu z dyrektorem BKA oraz dyrektorem komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zamówień publicznych lub komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za realizację umowy, której dane zgłoszenie dotyczy, dokonują oceny przedłożonej informacji i w przypadku takiej konieczności określają i podejmują niezbędne czynności mające na celu zapobieżenie szkodzie dla Skarbu Państwa oraz zabezpieczenie jego interesu, a także wszczynają odpowiednie czynności wyjaśniające określone w niniejszej Procedurze.

Zgłoszenie zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego przez osobę niebędącą pracownikiem Ministerstwa lub pracownikiem placówki zagranicznej

§ 7. Zgłoszenie zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego przez osobę niebędącą pracownikiem Ministerstwa lub pracownikiem placówki zagranicznej, może zostać wniesione w dowolnej formie, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: antykorupcja@msz.gov.pl.

§ 8. 1. W przypadku osobistego lub telefonicznego zgłoszenia zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego jest ono przyjmowane odpowiednio przez pracownika BKA wykonującego zadania z zakresu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, a w placówce zagranicznej przez eksperta do spraw bezpieczeństwa albo osobę realizującą zadania z zakresu bezpieczeństwa w placówce zagranicznej.

2. W przypadku braku możliwości przyjęcia przez osoby określone w ust. 1 zgłoszenia zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego, przyjmuje je pracownik wyznaczony odpowiednio przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownika placówki zagranicznej.

3. Pracownik przyjmujący zgłoszenie zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego sporządza notatkę służbową zgodnie z § 4 ust. 3 Procedury, którą następnie podpisuje i przekazuje niezwłocznie dyrektorowi komórki organizacyjnej Ministerstwa albo kierownikowi placówki zagranicznej właściwemu z racji podległości służbowej.

§ 9. Zgłoszenie zdarzenia korupcyjnego lub podejrzenia zdarzenia korupcyjnego, które w dowolnej formie wpłynęło bezpośrednio do Ministerstwa lub do placówki zagranicznej, przekazywane jest niezwłocznie do Pełnomocnika oraz dyrektora BKA.

Zgłoszenie przekupstwa zagranicznego funkcjonariusza publicznego

§ 10. 1. Pracownik, który wszedł w posiadanie informacji mogących świadczyć o tym, że doszło do zdarzenia o charakterze korupcyjnym z udziałem osoby prawnej, której działalność jest zarejestrowana na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub obywatela Rzeczypospolitej Polskiej z zagranicznym funkcjonariuszem publicznym, niezwłocznie informuje o zdarzeniu w notatce służbowej, o której mowa w § 4 ust. 3, właściwego z racji podległości służbowej dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa albo kierownika placówki zagranicznej o powziętych informacjach.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa lub kierownik placówki zagranicznej niezwłocznie przekazuje notatkę służbową Pełnomocnikowi i dyrektorowi BKA.

Ochrona sygnalistów

§ 11. 1. Pracownicy dokonujący zgłoszenia o charakterze korupcyjnym, nie mogą ponosić negatywnych konsekwencji za stosowanie Procedury w dobrej wierze.

2. W przypadku zastosowania wobec pracownika negatywnych konsekwencji za stosowanie Procedury w dobrej wierze, pracownik informuje o tym niezwłocznie Pełnomocnika, który w porozumieniu z dyrektorem BKA informuje o możliwych procedurach dalszego postępowania.

Czynności wyjaśniające

§ 12. Pełnomocnik określa konieczne do podjęcia czynności wyjaśniające lub propozycje wystąpień do organów uprawnionych lub komórek organizacyjnych Ministerstwa lub placówek zagranicznych o zastosowanie środków zapewniających skuteczne przeciwdziałanie zagrożeniu korupcyjnemu.

§ 13. Czynności wyjaśniające dotyczące zgłoszeń określonych w Procedurze mogą w szczególności przybrać formę:

1) analizy zgłoszenia pod względem podmiotowym i przedmiotowym;

2) uzyskania szczegółowych wyjaśnień odnośnie dokumentów i innych istotnych kwestii w sprawie;

3) wystąpienia do Ministra Spraw Zagranicznych z wnioskiem o przeprowadzenie pozaplanowej kontroli w trybie zwykłym lub uproszczonym albo o rozszerzenie zakresu przeprowadzanej kontroli;

4) odbycia podróży służbowej;

5) przeprowadzenia konsultacji z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym;

6) przeprowadzenia konsultacji z komórką właściwą do spraw prawnych w Ministerstwie.

2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor generalny służby zagranicznej, zawiadamia organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

§ 14. Pracownicy zobowiązani są udostępniać na potrzeby prowadzonych czynności wyjaśniających dokumenty i informacje oraz składać wyjaśnienia.

Dokumentacja spraw i sprawozdawczość

§ 15. Dokumentację w zakresie spraw i czynności określonych w Procedurze prowadzi pracownik BKA wykonujący zadania z zakresu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

§ 16. Do dnia 31 stycznia każdego roku Pełnomocnik przedkłada Ministrowi Spraw Zagranicznych zbiorczą informację za rok miniony, na temat zagrożeń o charakterze korupcyjnym, zgłoszeń odnośnie zdarzeń korupcyjnych lub podejrzenia zaistnienia zdarzeń korupcyjnych w związku z funkcjonowaniem komórek organizacyjnych Ministerstwa i placówek zagranicznych, a także podjętych środków, wyników czynności wyjaśniających i sposobu załatwienia spraw.