Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) zasady organizacji i przeprowadzania egzaminów resortowych i egzaminów kwalifikacyjnych z języków obcych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;

2) zadania, skład i tryb pracy Komisji Egzaminacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanej dalej "Komisją";

3) sposób postępowania z dokumentacją egzaminów z języków obcych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) egzaminie resortowym - należy przez to rozumieć egzamin, o którym mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2040 oraz z 2019 r. poz. 9);

2) egzaminie kwalifikacyjnym - należy przez to rozumieć egzamin, którego celem jest potwierdzenie znajomości języka obcego na poziomie wymaganym na stanowisku pracy pracownika, któremu w placówce zagranicznej zostaną powierzone obowiązki członka personelu pomocniczego lub obsługi, o ile zdający nie posiada udokumentowanej znajomości danego języka obcego;

3) lektorze danego języka obcego - należy przez to rozumieć osobę posiadającą dyplom ukończenia magisterskich studiów wyższych w zakresie filologii obcej lub lingwistyki stosowanej;

4) znormalizowanej stronie - należy przez to rozumieć stronę maszynopisu zawierającą 1800 znaków ze spacjami.

§ 3. 1. Egzaminy resortowe i egzaminy kwalifikacyjne organizuje komórka organizacyjna do spraw szkoleń, z zastrzeżeniem § 22.

2. Egzamin resortowy przeprowadza Komisja.

3. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza egzaminator wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń, z zastrzeżeniem § 22.

§ 4. 1. W skład Komisji wchodzą:

1) przewodniczący,

2) dwóch egzaminatorów,

3) członek

- wyznaczeni przez dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń.

2. Egzaminatorem jest lektor danego języka obcego.

3. W wyjątkowych przypadkach na egzaminatora może być wyznaczona osoba, która nie jest lektorem języka obcego, jeżeli posiada ona potwierdzoną znajomość danego języka obcego na poziomie C1 albo C2, zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanym na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń dokonuje zmian w składzie Komisji w zależności od języka obcego, którego znajomość jest stwierdzana.

§ 5. Egzamin resortowy jest odpłatny. Koszt egzaminu jest aktualizowany raz w roku przez dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń i każdorazowo publikowany w ogłoszeniu w wewnętrznej sieci internetowej i na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, odrębnie dla trzech kategorii osób zdających:

1) pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz jednostek podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych i członków ich rodzin;

2) osób niebędących pracownikami Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz jednostek podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych przygotowujących się do wyjazdu na placówkę zagraniczną;

3) osób niebędących pracownikami Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz jednostek podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Rozdział 2

Egzamin resortowy

§ 6. 1. Podczas egzaminu resortowego ocenia się stopień znajomości języka obcego przez zdającego na podstawie wymogów w zakresie znajomości języków obcych określonych w załączniku nr 1. Konstrukcja egzaminu pozwala na określenie poziomu znajomości języka zdającego, w zależności od liczby uzyskanych punktów, na poziomie B2 albo poziomie C1.

2. Materiały egzaminacyjne przygotowuje lektor danego języka obcego.

§ 7. 1. Egzamin resortowy organizuje się nie rzadziej niż dwa razy w roku w terminach ustalonych przez dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń.

2. Termin egzaminu resortowego podaje do wiadomości dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, poprzez zamieszczenie informacji w wewnętrznej sieci internetowej i na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń, z uwagi na potrzeby służby zagranicznej, może zdecydować o skróceniu okresu, o którym mowa w ust. 2.

§ 8. 1. Do egzaminu resortowego mogą przystąpić pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub jednostek podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych oraz członkowie ich rodzin.

2. Za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń do egzaminu resortowego mogą przystąpić inne osoby, niż wymienione w ust. 1.

§ 9. 1. Egzamin resortowy składa się z części pisemnej i ustnej. Aby uzyskać pozytywny wynik z egzaminu:

1) na poziomie B2 - należy uzyskać co najmniej 55% możliwych punktów z każdej części egzaminu;

2) na poziomie C1 - należy uzyskać co najmniej 75% możliwych punktów z każdej części egzaminu.

2. Do części ustnej dopuszczone są osoby, które uzyskają minimum 55% możliwych do uzyskania punktów z poszczególnych segmentów części pisemnej.

§ 10. 1. Część pisemna egzaminu resortowego składa się z następujących segmentów:

1) segment pierwszy - sporządzenie streszczenia w języku obcym tekstu pisanego; streszczenie powinno mieć objętość około 1 znormalizowanej strony; tekst źródłowy, o tematyce ogólnej, będący podstawą do sporządzenia streszczenia ma objętość około 3 znormalizowanych stron;

2) segment drugi - dokonanie przekładu na język polski tekstu źródłowego o objętości około 1/3 znormalizowanej strony;

3) segment trzeci - skonstruowanie wypowiedzi pisemnej w języku obcym o objętości około 1 znormalizowanej strony na zadany temat;

4) segment czwarty - uzupełnienie 20 luk gramatycznych lub leksykalnych w tekście o tematyce dowolnej, przy czym tekst źródłowy nie powinien być krótszy niż 1 znormalizowana strona, a zdającemu podaje się do wyboru cztery możliwe warianty elementu do uzupełnienia.

2. Materiały egzaminacyjne służące przeprowadzeniu części pisemnej egzaminu resortowego powiela i przechowuje w zamkniętym pomieszczeniu jeden z egzaminatorów lub członek Komisji.

§ 11. 1. Przewodniczący wyznacza osobę nadzorującą przebieg części pisemnej egzaminu resortowego spośród osób wchodzących w skład komisji, zwaną dalej "osobą nadzorującą".

2. Przed rozpoczęciem części pisemnej egzaminu resortowego:

1) zdający okazuje osobie nadzorującej dokument ze zdjęciem potwierdzający jego tożsamość;

2) osoba nadzorująca informuje zdających o zasadach przebiegu części pisemnej egzaminu.

3. Materiały egzaminacyjne są oznaczone indywidualnym kodem zdającego. Materiały egzaminacyjne rozkodowuje się po sprawdzeniu wszystkich prac.

4. Część pisemna egzaminu resortowego trwa 240 minut i rozpoczyna się w chwili rozdania materiałów egzaminacyjnych.

5. Podczas części pisemnej egzaminu resortowego zdający nie może:

1) korzystać z pomocy innych osób;

2) posługiwać się materiałami pomocniczymi, w szczególności słownikami, podręcznikami do gramatyki;

3) używać lub obsługiwać urządzeń służących do przekazu lub odbioru informacji.

6. W przypadku konieczności opuszczenia sali przez zdającego w trakcie egzaminu, zdający przekazuje materiały egzaminacyjne osobie nadzorującej, która zaznacza na materiałach egzaminacyjnych godzinę wyjścia i godzinę powrotu zdającego.

7. Osoba nadzorująca wyklucza z egzaminu zdającego, który podczas jego trwania korzystał z pomocy innej osoby, posługiwał się niedozwolonymi materiałami lub urządzeniami, pomagał pozostałym zdającym lub w inny sposób zakłócał przebieg egzaminu.

§ 12. 1. Oceny części pisemnej egzaminu resortowego dokonuje Komisja według kryteriów oceny części pisemnej egzaminu resortowego określonych w załączniku nr 2. W przypadku rozbieżności w ocenie decydujący jest głos przewodniczącego Komisji.

2. Ocenę części pisemnej egzaminu resortowego stanowi suma punktów uzyskanych przez zdającego.

3. Ocena części pisemnej egzaminu resortowego jest ostateczna.

4. Od decyzji Komisji w sprawie oceny części pisemnej egzaminu resortowego nie przysługuje odwołanie.

§ 13. 1. Część ustna egzaminu resortowego polega na:

1) przekazaniu i skomentowaniu w języku obcym treści wysłuchanego dwukrotnie nagrania o tematyce społeczno-politycznej lub ogólnej, trwającego od 1,5 do 2 minut;

2) rozmowie z Komisją na tematy ogólne.

2. Część ustna egzaminu resortowego trwa nie dłużej niż 20 minut.

§ 14. 1. Część ustną egzaminu resortowego przeprowadza Komisja w pełnym składzie.

2. Oceny części ustnej egzaminu resortowego dokonuje Komisja według kryteriów określonych w załączniku nr 2. W przypadku rozbieżności w ocenie decydujący jest głos przewodniczącego Komisji.

3. W wyjątkowych przypadkach, zwłaszcza gdy sprawdzeniu podlega znajomość języka obcego innego niż język angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański lub włoski, część ustną może przeprowadzić Komisja z udziałem jednego egzaminatora, którym jest lektor języka obcego, z którego przeprowadzany jest egzamin resortowy.

4. Ocena części ustnej egzaminu resortowego jest ostateczna.

5. Od decyzji Komisji w sprawie zaliczenia części ustnej egzaminu resortowego nie przysługuje odwołanie.

§ 15. 1. Po zakończeniu części ustnej Komisja ustala wynik egzaminu na podstawie zsumowania punktacji części pisemnej oraz części ustnej egzaminu.

2. Nie spełnienie minimalnych wymagań, o których mowa w § 9 ust. 1, jest równoznaczne z uzyskaniem wyniku negatywnego z egzaminu.

3. Spełnienie minimalnych wymagań, o których mowa w § 9 ust. 1, jest równoznaczne z uzyskaniem wyniku pozytywnego z egzaminu. W takim przypadku Komisja ustala poziom znajomości języka obcego odpowiednio na poziomie B2 lub C1.

4. Decyzja Komisji w sprawie ustalenia wyniku egzaminu oraz ustalenia poziomu znajomości języka obcego jest ostateczna.

§ 16. 1. Z przebiegu egzaminu sporządza się niezwłocznie protokół, który podpisują członkowie Komisji. Członkowie Komisji mogą zgłaszać uwagi do protokołu.

2. Wzór protokołu z egzaminu resortowego jest określony w załączniku nr 3.

3. Przewodniczący Komisji ogłasza zdającemu wynik egzaminu po podpisaniu protokołu.

§ 17. 1. Zdanie egzaminu resortowego potwierdza się zaświadczeniem podpisanym przez dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń. Wzór zaświadczenia o zdaniu egzaminu resortowego jest określony w załączniku nr 4.

2. Rejestr wydanych zaświadczeń o zdaniu egzaminu resortowego prowadzi komórka organizacyjna do spraw szkoleń.

3. W rejestrze wpisuje się następujące dane:

1) imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia zdającego;

2) język obcy, którego znajomość sprawdzono;

3) poziom znajomości języka, z którego przeprowadzono egzamin;

4) datę złożenia egzaminu resortowego;

5) numer zaświadczenia.

4. W razie potrzeby komórka organizacyjna do spraw szkoleń wystawia duplikat zaświadczenia na podstawie posiadanej dokumentacji.

§ 18. 1. Dokumentacja egzaminów resortowych przechowywana jest w komórce organizacyjnej do spraw szkoleń.

2. Zdający ma prawo wglądu do materiałów egzaminacyjnych z części pisemnej dotyczących jego osoby po upływie 7 dni od dnia zakończenia egzaminu resortowego.

3. Zdający nie ma prawa powielania, kopiowania lub fotografowania materiałów egzaminacyjnych. Dopuszcza się sporządzanie odręcznych notatek, bez kopiowania treści pracy pisemnej.

4. Materiały egzaminacyjne z części pisemnej są przechowywane przez okres 6 miesięcy. Po upływie tego okresu są protokolarnie niszczone.

Rozdział 3

Egzamin kwalifikacyjny

§ 19. 1. Egzamin kwalifikacyjny organizowany jest w miarę potrzeb, na wniosek komórki organizacyjnej do spraw osobowych.

2. Termin egzaminu kwalifikacyjnego ustala dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń albo kierownik placówki zagranicznej.

3. Termin egzaminu kwalifikacyjnego podawany jest do wiadomości pracownikowi, o którym mowa w § 2 pkt 2, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

§ 20. 1. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza się w formie pisemnej lub ustnej.

2. Egzamin kwalifikacyjny w formie pisemnej polega na przekładzie na język polski lub na język obcy tekstu źródłowego o objętości ok. 1/3 znormalizowanej strony. Forma ustna egzaminu kwalifikacyjnego polega na rozmowie na tematy związane z czynnościami służbowymi, które zdający ma wykonywać w placówce zagranicznej oraz na tematy życia codziennego.

3. Wyboru formy egzaminu kwalifikacyjnego dokonuje dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń, kierując się zakresem obowiązków służbowych, jakie mają zostać powierzone zdającemu w placówce zagranicznej.

4. Czas trwania egzaminu kwalifikacyjnego wynosi:

1) do 60 minut - w przypadku egzaminu przeprowadzanego w formie pisemnej;

2) od 10 do 30 minut - w przypadku egzaminu przeprowadzanego w formie ustnej.

§ 21. Egzamin kwalifikacyjny przeprowadza egzaminator wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń, któremu asystuje pracownik tej komórki, nadzorując przebieg egzaminu. Przepisy § 4 ust. 2 i 3 zarządzenia stosuje się odpowiednio.

§ 22. 1. W uzasadnionych potrzebami służby zagranicznej przypadkach, egzamin kwalifikacyjny może być przeprowadzony także w placówce zagranicznej. Decyzję w tej sprawie podejmuje w miarę potrzeby kierownik placówki zagranicznej.

2. Kierownik placówki zagranicznej wyznacza egzaminatora do przeprowadzenia egzaminu kwalifikacyjnego. Przepisy § 4 ust. 2 i 3 zarządzenia stosuje się odpowiednio.

3. Kierownik placówki zagranicznej informuje pismem o wyniku egzaminu dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń.

§ 23. Wymogi i kryteria dotyczące egzaminu kwalifikacyjnego są określone w załączniku nr 5.

§ 24. 1. Z egzaminu kwalifikacyjnego otrzymuje się ocenę pozytywną albo negatywną.

2. Powtórne przystąpienie do egzaminu kwalifikacyjnego po otrzymaniu oceny negatywnej wymaga zgody dyrektora komórki organizacyjnej do spraw szkoleń.

§ 25. 1. Z egzaminu kwalifikacyjnego sporządza się protokół, w którym odnotowuje się przyznanie oceny pozytywnej w przypadku stwierdzenia posiadania znajomości języka obcego na poziomie wystarczającym do realizacji zadań na określonym stanowisku pracy lub oceny negatywnej w przypadku niewystarczającej znajomości języka obcego.

2. Protokół z egzaminu kwalifikacyjnego przechowuje się w komórce organizacyjnej do spraw szkoleń.

3. Materiały egzaminacyjne z części pisemnej są przechowywane przez okres 6 miesięcy. Po upływie tego okresu są protokolarnie niszczone.

§ 26. Dyrektor komórki organizacyjnej do spraw szkoleń przekazuje wynik egzaminu kwalifikacyjnego dyrektorowi komórki organizacyjnej do spraw osobowych.

Rozdział 4

Przepisy końcowe

§ 27. 1. Do postępowań dotyczących egzaminu kwalifikacyjnego wszczętych i niezakończonych na podstawie przepisów dotychczasowych stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.

2. Czynności w postępowaniach, o których mowa w ust. 1, dokonane przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia zachowuje się w mocy.

§ 28. Traci moc zarządzenie nr 17 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 29 maja 2017 r. w sprawie egzaminów z języków obcych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 32).

§ 29. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.