§ 1. 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „MSZ", oraz w jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych, z wyłączeniem urzędów konsularnych kierowanych przez konsulów honorowych, jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej „JRWA", stanowiący załącznik do zarządzenia.

2. JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw albo jej grupowania jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. JRWA nie stosuje się do dokumentacji medycznej osób zatrudnionych w MSZ albo w jednostkach podległych, o których mowa w ust. 1.

4. Kierownicy jednostek nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych, w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym, określają dla jednostek nadzorowanych własne JRWA.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ oraz kierownicy jednostek podległych, o których mowa § 1 ust. 1, informują dyrektora komórki organizacyjnej MSZ właściwej do spraw archiwum i zarządzania informacją o sprawach, dla dokumentowania których wymagane jest wprowadzenie nowej klasy do JRWA - przed wytworzeniem dokumentacji dotyczącej tych spraw. Decyzję o konieczności aktualizacji JRWA podejmuje dyrektor komórki organizacyjnej MSZ właściwej do spraw archiwum i zarządzania informacją.

§ 3. Użyte w JRWA symbole oznaczają:

1) „A" - kategoria archiwalna materiałów archiwalnych;

2) „B" - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej;

3) „E" - akta spraw podlegające ewakuacji na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny;

4) „Z" - akta spraw podlegające fizycznemu zniszczeniu na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny;

5) „P" - akta spraw mogące pozostać w miejscu przechowywania na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny.

§ 4. W zarządzeniu nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 1 lipca 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 22 i 69, z 2016 r. poz. 28, oraz z 2017 r. poz. 24) wprowadza się następujące zmiany:

1) tytuł zarządzenia otrzymuje brzmienie:

„w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych";

2) uchyla się § 1 pkt 2;

3) uchyla się § 4;

4) w załączniku nr 1 do zarządzenia:

a) w § 2 po pkt 8 dodaje się pkt 8a w brzmieniu:

„8a) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji określony w przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086);",

b) § 3 otrzymuje brzmienie:

„§ 3. W MSZ i placówkach zagranicznych obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na JRWA.";

5) uchyla się załącznik nr 2 do zarządzenia;

6) w załączniku nr 3 do zarządzenia w § 2 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji określony w przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086);".

§ 5. 1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w MSZ i jednostkach podległych, o których mowa w § 1 ust. 1, przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w JRWA, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą kategorię archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 24 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas JRWA, jest kwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych na podstawie JRWA wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 roku.