Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa tryb i zasady udzielania przez Ministra Spraw Zagranicznych, zwanego dalej „Ministrem”, dotacji celowych, o których mowa w art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.²⁾), zwanej dalej „ustawą o finansach publicznych”, oraz zatwierdzania ich rozliczenia.

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy tryb i zasady udzielania lub zatwierdzania rozliczenia dotacji celowych określają odrębne przepisy, umowa międzynarodowa lub porozumienie o współpracy zawarte przez Ministra z jednostką sektora finansów publicznych, będącą państwową osobą prawną.

3. Do udzielania pomocy humanitarnej na podstawie art. 11a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 60 i 573), zwanej dalej „ustawą o działalności pożytku publicznego”, oraz na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 16 września z 2011 r. o współpracy rozwojowej (Dz. U. z 2016 poz. 1392 i 2260) nie stosuje się przepisów zarządzenia dotyczących przeprowadzenia konkursu, komisji konkursowej oraz zasad opiniowania i wyboru ofert.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową, o której mowa w art. 15 ust. 2a ustawy o działalności pożytku publicznego;

2) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

3) konkursie – rozumie się przez to otwarty konkurs ofert, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego;

4) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to odpowiednio Ministra, sekretarza stanu albo podsekretarza stanu w Ministerstwie nadzorującego komórkę organizacyjną Ministerstwa występującą z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu oraz nadzorującego przebieg konkursu;

5) właściwej komórce organizacyjnej – rozumie się przez to właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor występuje do właściwego członka kierownictwa z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu;

6) oferencie – rozumie się przez to podmiot, którzy złożył ofertę;

7) ofercie – rozumie się przez to ofertę realizacji zadania publicznego, o której mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego;

8) zleceniobiorcy – rozumie się przez to podmiot, z którym została zawarta umowa dotacji celowej.

Rozdział 2

Konkurs

§ 3. 1. Konkurs wszczyna się na podstawie wniosku dyrektora właściwej komórki organizacyjnej o przeprowadzenie konkursu – składanego z własnej inicjatywy lub na podstawie wniosku o realizację zadania publicznego, o którym mowa w art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego – parafowanego przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw prawnych i dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych oraz zatwierdzonego przez właściwego członka kierownictwa. Wzór wniosku jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Załącznikiem do wniosku, o którym mowa w ust. 1, jest projekt ogłoszenia konkursu oraz projekt regulaminu konkursu. Ramowy wzór ogłoszenia konkursu oraz ramowy wzór regulaminu konkursu są określone odpowiednio w załącznikach nr 2 i nr 3 do zarządzenia.

§ 4. 1. Komisję powołuje w drodze decyzji dyrektor generalny służby zagranicznej na wniosek dyrektora właściwej komórki organizacyjnej. Wzór decyzji jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia.

2. Obsługę administracyjną komisji zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

3. Koszty obsługi działalności komisji pokrywane są ze środków budżetowych ujętych w planie finansowym właściwej komórki organizacyjnej.

4. Nadzór nad pracami komisji sprawuje właściwy członek kierownictwa.

§ 5.1. Członkowie komisji niewyznaczeni imiennie w decyzji, o której mowa w § 4 ust. 1, są wskazywani pisemnie przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa wymienionych w tej decyzji, spośród pracowników tych komórek organizacyjnych.

2. W razie nieobecności członka komisji będącego pracownikiem Ministerstwa, niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor odpowiedniej komórki organizacyjnej Ministerstwa wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

3. Członkami komisji mogą być osoby niebędące pracownikami Ministerstwa.

4. Osoby niebędące pracownikami Ministerstwa, z wyłączeniem osób, o których mowa w § 6, reprezentują Ministra na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

5. Przewodniczący komisji może zapraszać do prac komisji osoby posiadające specjalistyczną wiedzę z dziedziny obejmującej zakres zadań publicznych, których dotyczy konkurs, zgodnie z art. 15 ust. 2e ustawy o działalności pożytku publicznego.

§ 6.1. Kandydatów na członków komisji, reprezentujących organizacje pozarządowe, zgodnie z art. 15 ust. 2d ustawy o działalności pożytku publicznego, wybiera właściwa komórka organizacyjna w drodze otwartego naboru.

2. Najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu, właściwa komórka organizacyjna publikuje na stronach internetowych i w siedzibie Ministerstwa zaproszenie do zgłaszania kandydatów na członków komisji. Wzór zaproszenia jest określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje formalnej weryfikacji zgłoszeń kandydatów na członków komisji, zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu i pisemnie informuje kandydatów o wynikach naboru.

§ 7.1. Przed przystąpieniem do opiniowania ofert każdy członek komisji oraz osoby, o których mowa w art. 15 ust. 2e ustawy o działalności pożytku publicznego, składają oświadczenie o braku konfliktu interesów. Wzór oświadczenia jest określony w załączniku nr 6 do zarządzenia.

2. W przypadku stwierdzenia przez członka komisji konfliktu interesów w trakcie opiniowania przedłożonych mu ofert, członek komisji informuje o tym przewodniczącego komisji.

3. Wyłączenie z prac komisji członka powołanego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej wymaga zmiany decyzji, o której mowa w § 4 ust. 1. Projekt decyzji zmieniającej przygotowuje właściwa komórka organizacyjna.

4. W przypadku wyłączenia z prac komisji członka komisji niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której jest zatrudniony członek komisji podlegający wyłączeniu, wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

5. Do chwili dokonania w składzie komisji zmian, o których mowa w ust. 3 i 4, komisja może kontynuować swoje prace bez udziału członka podlegającego wyłączeniu. Czynności komisji dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, z wyjątkiem opiniowania ofert, są ważne.

§ 8.1. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) opiniowanie ofert złożonych w konkursie;

2) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji wraz z proponowanymi kwotami dotacji oraz listy ofert, które nie uzyskały rekomendacji udzielenia dotacji;

3) w przypadkach przewidzianych w regulaminie konkursu – przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy ofert rezerwowych.

2. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, na wniosek przewodniczącego komisji, może zlecać, w tym podmiotom zewnętrznym, przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac komisji.

§ 9.1. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) organizacja pracy komisji, w tym zwoływanie posiedzeń komisji;

2) zapewnienie bezstronności i przejrzystości prac komisji;

3) zapewnienie stosowania i przestrzegania postanowień regulaminu konkursu oraz regulaminu pracy komisji przez członków komisji;

4) nadzór nad dokumentacją związaną z pracami komisji.

2. Jeżeli dyrektor generalny służby zagranicznej wyznaczył w decyzji, o której mowa w § 4 ust. 1, więcej niż jednego zastępcę przewodniczącego, przewodniczący komisji na okres swojej nieobecności wskazuje pisemnie zastępcę, któremu powierza swoje obowiązki.

§ 10.Szczegółowy sposób i tryb działania komisji określa regulamin pracy komisji przyjęty przez komisję na pierwszym posiedzeniu. Regulamin pracy komisji zawiera w szczególności:

1) zasady organizacji pracy komisji i podkomisji, w przypadku ich utworzenia;

2) sposób opiniowania ofert;

3) szczegółowe obowiązki i uprawnienia przewodniczącego, zastępcy lub zastępców przewodniczącego, sekretarza i pozostałych członków komisji.

§ 11.Komisja opiniuje oferty pod względem formalnym i merytorycznym.

§ 12.1. Komisja opiniuje negatywnie pod względem formalnym oferty niespełniające kryteriów formalnych określonych w regulaminie konkursu lub złożone przez:

1) podmioty nieuprawnione do ubiegania się o dotacje w konkursie;

2) podmioty, w których pracownicy Ministerstwa lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra lub pełnią te funkcje w podmiocie należącym do sektora finansów publicznych albo w fundacji, której fundatorem jest Skarb Państwa;

3) podmioty, które na dzień zakończenia naboru ofert:

a) nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem sprawozdania z realizacji zadania publicznego zleconego przez Ministra,

b) nie dokonały w wymaganym terminie zwrotu należności budżetu państwa, która podlegała zwrotowi z tytułu:

– niewykorzystanej części dotacji,

– dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

– z tytułu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy;

4) podmioty, w których osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, pełnią funkcje w organach zarządzających bądź zostały upoważnione do podpisania umowy dotacji lub jej rozliczenia.

2. Oferty, które zostały zaopiniowane negatywnie pod względem formalnym podlegają odrzuceniu bez opinii merytorycznej. Listę ofert odrzuconych podpisuje przewodniczący komisji i jego zastępca lub zastępcy, jeśli zostali powołani.

3. Lista ofert odrzuconych jest publikowana na stronie internetowej Ministerstwa niezwłocznie po zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa, o ile publikację listy przewiduje regulamin konkursu.

§ 13.Oferty zaopiniowane pozytywnie pod względem formalnym podlegają opiniowaniu pod względem merytorycznym na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu.

§ 14.1. Do przyjęcia przez komisję list, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 i 3, wymagana jest obecność ponad połowy członków komisji.

2. Komisja wydaje opinię końcową dla danej oferty, wyrażoną w punktach, w oparciu o opinie wystawione przez co najmniej dwóch członków komisji, wskazanych przez przewodniczącego do zaopiniowania danej oferty, oraz pozostałych członków komisji.

3. Pozytywna końcowa opinia komisji oznacza, że oferta uzyskała co najmniej minimalną liczbę punktów określoną w regulaminie konkursu, wymaganą do uzyskania rekomendacji do udzielenia dotacji.

4. Oferty, które uzyskały pozytywną opinię końcową komisji i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs są umieszczane na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji.

5. Kolejność na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji ustala się w porządku malejącym na podstawie liczby punktów przyznanych przez komisję w końcowych opiniach.

§ 15.1. Oferty, które uzyskały pozytywną opinię końcową komisji i nie mieszczą się w limicie środków finansowych określonym w regulaminie konkursu, mogą być umieszczone na liście rezerwowej, o ile została ona przewidziana w regulaminie konkursu.

2. Kolejność ofert na liście rezerwowej ustala się w porządku malejącym na podstawie końcowych opinii komisji.

§ 16.1. Z prac komisji sporządzany jest protokół końcowy, który jest przekazywany właściwemu członkowi kierownictwa.

2. Protokół końcowy zawiera w szczególności:

1) datę sporządzenia protokołu i nazwę konkursu;

2) imiona i nazwiska członków komisji;

3) listę zgłoszonych ofert, z uwzględnieniem ofert odrzuconych;

4) listę ofert opiniowanych pod względem merytorycznym wraz z wynikami opinii, w tym z opiniami końcowymi komisji;

5) listę ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji z proponowaną wysokością dotacji;

6) listę ofert rezerwowych, jeśli jest przewidziana w regulaminie konkursu;

7) listę ofert nierekomendowanych do udzielenia dotacji;

8) informację o wyłączeniu członków komisji oraz osób, o których mowa w art. 15 ust. 2e ustawy o działalności pożytku publicznego, z udziału w jej pracach;

9) ewentualne zdania odrębne członków komisji;

10) podpisy członków komisji.

§ 17.1. Właściwy członek kierownictwa, na podstawie przekazanego przez komisję protokołu końcowego, podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji oferentowi lub oferentom umieszczonym na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji oraz na liście ofert rezerwowych, jeśli jest przewidziana w regulaminie konkursu.

2. Informacja zawierająca nazwę oferenta, nazwę zadania publicznego oraz wysokość przyznanej dotacji jest publikowana zgodnie z art. 15 ust. 2j ustawy o działalności pożytku publicznego.

3. Do właściwego członka kierownictwa stosuje się odpowiednio zasady wyłączania z prac komisji, o których mowa § 7, w stosunku do oferentów, których oferty są umieszczone na liście ofert rekomendowanych do udzielania dotacji oraz na liście rezerwowej. W przypadku stwierdzenia przesłanek wykluczenia decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji oferentowi lub oferentom umieszczonym na liście ofert rekomendowanych oraz liście rezerwowej podejmuje Minister.

§ 18.1. Dotacja na realizację zadania publicznego jest udzielana na podstawie umowy dotacji.

2. Umowa dotacji zawierana jest w imieniu dysponenta części budżetowej przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej lub inną osobę działającą z upoważnienia dysponenta części budżetowej.

3. Przed podpisaniem umowa dotacji jest parafowana przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego resortu.

4. Nie podlega parafie radcy prawnego Ministerstwa umowa dotacji, jeżeli została sporządzona na podstawie wzoru umowy dla danego konkursu, w przypadku gdy:

1) stanowił on załącznik do regulaminu konkursu albo

2) został on zaakceptowany przez radcę prawnego Ministerstwa.

5. Dla każdej umowy dotacji prowadzona jest karta umowy, której ramowy wzór jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.

Rozdział 3

Zatwierdzenie rozliczenia dotacji

§ 19. 1. Zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym dokonuje się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego, zwanym dalej „sprawozdaniem”. Wzór sprawozdania jest określony w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 19 ustawy o działalności pożytku publicznego.

2. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego podlega kontroli merytorycznej, dokonywanej przez właściwą komórkę organizacyjną oraz kontroli formalno-rachunkowej, dokonywanej przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

§ 20. 1. W ramach kontroli merytorycznej sprawozdania właściwa komórka organizacyjna sprawdza, czy przedstawione koszty i wydatki zostały poniesione zgodnie z umową oraz dokonuje sprawdzenia następujących elementów sprawozdania:

1) kompletność dokumentacji wymaganej umową dotacji;

2) czytelność wszystkich kopii dokumentów finansowych, w tym dowodów księgowych, jeżeli były przedstawione;

3) zgodność kwot na wszystkich złożonych dokumentach, w tym kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych, innych przychodów, kwot podlegających zwrotowi oraz wysokość wkładu własnego;

4) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych, dat ich wystawienia, kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego podanych w sprawozdaniu w stosunku do widniejących na dokumencie;

5) prawidłowość opisania lub opieczętowania dowodów księgowych dotyczących realizowanego zadania publicznego, zgodnie z wymogami określonymi w umowie dotacji i przepisach powszechnie obowiązujących, jeżeli były przedstawione; w przypadku dokumentów obcojęzycznych (w tym faktur, rachunków, umów) sprawdzeniu podlega:

a) kompletność opisów w języku polskim umożliwiająca ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu),

b) wskazanie prawidłowego kursu wymiany na złoty i przeliczeń na wartości w walucie polskiej, w przypadku dokumentów finansowych w walutach obcych;

6) prawidłowość poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej, jeżeli były przedstawione.

2. W trakcie kontroli merytorycznej uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania publicznego sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

3. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję ze zleceniobiorcą.

§ 21.1. Zatwierdzając sprawozdanie pod względem merytorycznym właściwa komórka organizacyjna może:

1) nie wnieść uwag do sprawozdania;

2) zgłosić uwagi niemające wpływu na finansowe rozliczenie dotacji;

3) stwierdzić nieprawidłowości skutkujące uznaniem kosztów lub wydatków za poniesione niezgodnie z umową dotacji lub uznaniem wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości.

2. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych część finansową sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” w terminie 14 dni od dnia wpływu sprawozdania do Ministerstwa, a w przypadku sprawozdania z zadań realizowanych za granicą – w terminie 34 dni od dnia wpływu sprawozdania do Ministerstwa.

3. Komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych wraz z częścią finansową sprawozdania przekazywana jest karta umowy i projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym. W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli merytorycznej nieprawidłowości skutkujących uznaniem kosztów lub wydatków za poniesione niezgodnie z umową dotacji lub uznaniem wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości, projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji zawiera jednoznaczne wskazanie nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1 pkt 3, oraz kwot podlegających zwrotowi i należnych odsetek oraz termin ich zwrotu.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu na stwierdzone w sprawozdaniu nieprawidłowości, dopuszcza się:

1) wydłużenie terminu, o którym mowa w ust. 2, o okres niezbędny na uzyskanie od zleceniobiorcy wymaganych wyjaśnień;

2) przekazanie komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych finansowej części sprawozdania z uwagami, bez adnotacji „zatwierdzono pod względem merytorycznym”, z wnioskiem o przedstawienie dodatkowych uwag lub informacji o ich braku przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

5. Czynności, o których mowa w ust. 4, dokonuje się w terminach pozwalających na zachowanie wynikających z ustawy o finansach publicznych terminów na zatwierdzenie rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

§ 22.1. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw finansowych, odpowiednio w terminie 14 dni lub – w przypadku zadań realizowanych za granicą – 24 dni od dnia przekazania finansowej części sprawozdania przez właściwą komórkę organizacyjną, dokonuje jej kontroli pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu na stwierdzone nieprawidłowości, dopuszcza się wydłużenie terminu, o którym mowa w ust. 1, o okres niezbędny na uzyskanie od właściwej komórki organizacyjnej wymaganych wyjaśnień, z uwzględnieniem terminów określonych w ustawie o finansach publicznych na zatwierdzenie rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

3. W przypadku braku uwag do części finansowej sprawozdania lub zgłoszenia zastrzeżeń niemających wpływu na rozliczenie dotacji w zakresie finansowym lub braku uwag do nieprawidłowości stwierdzonych przez właściwą komórkę organizacyjną w projekcie pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym główny księgowy resortu parafuje finansową część sprawozdania w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym.

§ 23.Pismo zatwierdzające rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym podpisuje dysponent części budżetowej lub osoba działająca z jego upoważnienia. Kopia podpisanego i wysłanego do zleceniobiorcy pisma oraz kopia karty umowy dotacji, potwierdzone za zgodność z oryginałem, przekazywane są niezwłocznie do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw finansowych.

§ 24.1. W przypadku niedokonania przez zleceniobiorcę zwrotu środków wraz z należnymi odsetkami z tytułu niewykorzystania dotacji, wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania dotacji nienależnie lub w nadmiernej wysokości, w terminie określonym w piśmie zatwierdzającym rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, właściwa komórka organizacyjna przeprowadza postępowanie administracyjne w celu ustalenia kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu państwa oraz terminu, od którego nalicza się odsetki.

2. W przypadku niedokonania przez zleceniobiorcę zwrotu środków wraz z należnymi odsetkami z tytułu wykorzystania dotacji niezgodnie z warunkami umowy w terminie określonym w piśmie zatwierdzającym rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawę do komórki organizacyjnej właściwej do spraw prawnych w celu podjęcia działań dotyczących dochodzenia należności podlegających zwrotowi.

§ 25.1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi kontrolę prawidłowości realizacji zleconego zadania publicznego, w tym ponoszonych kosztów i dokonywanych wydatków ze środków dotacji i wkładu własnego, obejmującą analizę źródłowej dokumentacji księgowej w celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków. Kontrolę wszczyna się w roku następującym po roku, w którym udzielona została dotacja.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje co najmniej 10% dotacji udzielonych w wyniku przeprowadzonych konkursów przez właściwą komórkę organizacyjną i ujętych w zestawieniu umów dotacji podlegających kontroli z analizą źródłowej dokumentacji księgowej, zwanego dalej „zestawieniem”.

3. Zestawienie sporządzane jest przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą do spraw finansowych w terminie do końca drugiego kwartału roku następującego po roku, w którym dotacje zostały udzielone.

4. Podstawą opracowania zestawienia są kryteria określone przez właściwą komórkę organizacyjną.

5. Kontrola prawidłowości realizacji zleconego zadania publicznego, o której mowa w ust. 1, obejmuje kontrolę merytoryczną, dokonywaną przez właściwą komórkę organizacyjną oraz kontrolę formalno-rachunkową, dokonywaną przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw finansowych.

§ 26.Właściwe komórki organizacyjne do dnia 31 marca każdego roku przekazują komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw prawnych informacje niezbędne do sporządzenia wykazu jednostek, którym Minister udzielił dotacji w poprzednim roku wraz z kwotami dotacji udzielonych poszczególnym jednostkom.

Rozdział 4

Przepisy zmieniające, przejściowe i końcowe

§ 27. W zarządzeniu nr 17 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 30 września 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu oraz kontroli dokumentów i dowodów księgowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych dla dysponenta części budżetowej i dysponenta III stopnia środków budżetowych w załączniku § 19 otrzymuje brzmienie:

„§ 19. Szczegółowe zasady dokonywania kontroli sprawozdania z realizacji zadania publicznego regulują odrębne przepisy wewnętrzne.”.

§ 28. 1. Do konkursów wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.

2. Czynności dokonane przed dniem wejścia w życie zarządzenia w konkursach, o których mowa w ust. 1, w szczególności ogłoszenia konkursów, rozstrzygnięcia o wyłączeniu członków komisji i wydane przez komisje opinie, pozostają w mocy.

§ 29.Do przeprowadzania kontroli sprawozdań z realizacji zadania publicznego, złożonych i niezatwierdzonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia, przy czym czynności dokonane do dnia wejścia w życie zarządzenia pozostają w mocy.

§ 30.Traci moc zarządzenie nr 38 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 21 października 2015 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 40).

§ 31.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.