Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z art. 46 ust. 2 i art. 69 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik
do zarządzenia nr 36
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 10.11.2016 r.

WYTYCZNE DOTYCZĄCE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZEZ PLACÓWKI ZAGRANICZNE

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Wytyczne stosuje się do udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy lub roboty budowlane przez placówki zagraniczne, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.¹⁾), zwanej dalej „ustawą”.

2. Wytycznych nie stosuje się do zamówień publicznych, które są zwolnione z obowiązku stosowania przepisów ustawy na podstawie innych przesłanek niż określone w art. 4 pkt 8 ustawy.

§ 2. Ilekroć w Wytycznych jest mowa o:

1) kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć kierownika placówki zagranicznej lub pracownika placówki zagranicznej, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, wynikających z ustawy;

2) WZP – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Spraw Zagranicznych, właściwą w sprawach udzielania zamówień publicznych przez placówki zagraniczne;

3) postępowaniu – należy przez to rozumieć postępowanie prowadzone w celu udzielenia zamówienia publicznego;

4) wartości zamówienia – należy przez to rozumieć wartość zamówienia określoną w sposób przewidziany w ustawie;

5) zamawiającym – należy przez to rozumieć placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. poz. 1403, z późn. zm.²⁾).

Rozdział 2

Planowanie zamówień publicznych

§ 3. 1. Udzielanie zamówień publicznych przez placówkę zagraniczną odbywa się na podstawie rocznego planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zwanego dalej „planem postępowań”, sporządzanego na podstawie zidentyfikowanych potrzeb oraz kalkulacji kosztów i korzyści.

2. Kierownik zamawiającego, w terminie określonym w art. 13a ustawy, sporządza plan postępowań, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszcza go na stronie internetowej. Wzór planu postępowań jest określony w załączniku nr 1 do Wytycznych.

§ 4. 1. Plan postępowań powinien zostać przygotowany przy zachowaniu zasad wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.³⁾), tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

2. Przy sporządzaniu planu postępowań należy uwzględnić:

1) zakaz łączenia zamówień publicznych, które odrębnie udzielane wymagają zastosowania różnych przepisów ustawy oraz zakaz dzielenia zamówienia publicznego w celu uniknięcia łącznego szacowania wartości zamówienia, wynikające z art. 5b ustawy;

2) zasady dotyczące zamówień publicznych określonych w art. 5c–5g ustawy;

3) zakaz zaniżania wartości zamówienia lub wybierania sposobu obliczenia wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, wynikający z art. 32 ust. 2 ustawy.

3. Wątpliwości przy sporządzeniu planu postępowań wyjaśnia się z WZP.

4. Plan postępowań przekazuje się do wiadomości WZP.

§ 5. 1. W przypadku konieczności dokonania korekty planu postępowań, dokonuje jej kierownik zamawiającego.

2. W przypadku korekty polegającej na dodaniu do planu postępowań nowej pozycji, korekta zawiera wyjaśnienie przyczyny nieuwzględnienia pozycji w pierwotnym planie.

§ 6. Kierownik zamawiającego może nie zamieszczać na stronie internetowej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli wymaga tego ochrona informacji niejawnych.

Rozdział 3

Postępowanie

§ 7. 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.

2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

§ 8. 1. W przypadku, gdy placówka zagraniczna planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 135 000 euro, kierownik zamawiającego obowiązany jest przed wszczęciem postępowania uzyskać akceptację dyrektora generalnego służby zagranicznej.

2. Wniosek o akceptację przesyła się do dyrektora generalnego służby zagranicznej za pośrednictwem WZP. Wzór wniosku jest określony w załączniku nr 2 do Wytycznych.

3. Dyrektor generalny służby zagranicznej może zwrócić się do kierownika zamawiającego za pośrednictwem WZP z wnioskiem o przekazanie określonych informacji związanych z postępowaniem.

§ 9. 1. Kierownik zamawiającego podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia postępowania ujętego w planie postępowań.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) wskazanie pozycji planu postępowań;

2) wskazanie przedmiotu zamówienia wraz z kodami CPV;

3) szacunkową wartość przedmiotu zamówienia wyrażoną w złotych i euro;

4) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia;

5) zapewnienie posiadania środków finansowych w wysokości umożliwiającej realizację zamówienia publicznego.

3. Wzór decyzji w sprawie przeprowadzenia postępowania jest określony w załączniku nr 3 do Wytycznych.

§ 10. 1. Kierownik zamawiającego powołuje w drodze decyzji komisję do przygotowania i przeprowadzenia postępowania, zwaną dalej „komisją”, i nadaje jej regulamin prac.

2. W przypadku zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 135 000 euro, w uzasadnionych przypadkach, w szczególności, gdy z przyczyn organizacyjnych brak jest możliwości powołania trzech osób w skład komisji, kierownik zamawiającego może nie powoływać komisji. W takim przypadku kierownik zamawiającego wyznacza osobę do przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

3. Do obowiązków komisji albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania należy w szczególności przygotowanie:

1) wniosku z propozycją zastosowania w postępowaniu jednego z trybów przewidzianych w ustawie wraz z uzasadnieniem, w przypadku innych trybów niż podstawowe;

2) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji wraz z istotnymi postanowieniami umowy w sprawie zamówienia publicznego albo wzorem umowy uzgodnionym z radcą prawnym;

3) projektów ogłoszeń wymaganych lub fakultatywnych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4) projektów innych dokumentów, w tym wezwań oraz zawiadomień przewidzianych przepisami ustawy;

5) protokołu postępowania oraz załączników.

§ 11. 1. Członkowie komisji, osoba wyznaczona do przygotowania i przeprowadzenia postępowania oraz inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu składają w formie pisemnej oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

2. Pracownicy zamawiającego lub inne osoby, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, na żądanie kierownika zamawiającego lub osoby, której kierownik zamawiającego powierzył wykonanie tej czynności w postępowaniu.

3. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§ 12. 1. W przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość 1 000 000 euro, kierownik zamawiającego powołuje w drodze decyzji zespół do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia, zwany dalej „zespołem”.

2. W skład zespołu wchodzi co najmniej trzech członków, z których co najmniej dwóch jest powoływanych także w skład komisji.

3. Członkiem zespołu nie może zostać osoba podlegająca wyłączeniu na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy oraz osoba, o której mowa w § 15.

4. Kierownik zamawiającego określa sposób organizacji prac zespołu, a także obowiązki w zakresie nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia wynikające z ustawy, w szczególności dotyczące publikowania ogłoszeń o zmianach umowy dokonanych na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy.

5. Zespołu nie powołuje się, jeżeli kierownik zamawiającego w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków komisji w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia.

§ 13. 1. Z prowadzonego postępowania sporządza się protokół, o którym mowa w art. 96 ustawy.

2. Kierownik zamawiającego po zakończeniu postępowania, o którym mowa w § 8, niezwłocznie przekazuje dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej kopię protokołu, o którym mowa w ust. 1, oraz dowód przekazania albo zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

Rozdział 4

Kierownik zamawiającego

§ 14. 1. Kierownik zamawiającego wykonuje w szczególności następujące czynności:

1) dokonuje wyboru trybu udzielenia zamówienia (ustosunkowując się do wniosku komisji albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania);

2) zatwierdza specyfikację istotnych warunków zamówienia, zaproszenie do składania ofert, zaproszenie do dialogu lub zaproszenie do negocjacji;

3) zatwierdza treść ogłoszeń wymaganych ustawą;

4) składa oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy;

5) odrzuca ofertę na wniosek komisji albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania;

6) wyklucza wykonawcę na wniosek komisji albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania;

7) zatwierdza propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnia postępowanie na wniosek komisji albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania;

8) zatwierdza protokół postępowania;

9) podpisuje umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego;

10) w przypadkach określonych w ustawie, przekazuje zawiadomienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych albo do Komisji Europejskiej.

2. Do zadań wykonywanych przez kierownika zamawiającego należy ponadto:

1) odebranie oświadczeń, o których mowa w § 11 ust. 1 i 2, po uprzedzeniu osób je składających o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, chyba że wykonanie tej czynności w postępowaniu powierzył innej osobie;

2) dokonywanie tłumaczeń dokumentów na język polski i obcy, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania;

3) opracowanie, zgodnie z przepisami prawa miejscowego, projektów umów w sprawach zamówień publicznych;

4) wykonywanie innych praw wynikających z umowy o udzielenie zamówienia publicznego;

5) nadzór nad właściwym wykonywaniem przez wykonawcę obowiązków wynikających z umowy o udzielenie zamówienia, również przy pomocy zespołu, o którym mowa w § 12.

§ 15. 1. W przypadku postępowań szczególnie skomplikowanych kierownik zamawiającego może wystąpić za pośrednictwem WZP do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o wyznaczenie osoby lub osób do pomocy placówce zagranicznej w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

2. Pomoc, o której mowa w ust. 1, może być udzielona w formie konsultacji, sporządzania opinii lub uczestnictwa w charakterze członka w pracach komisji.

§ 16. 1. Kierownik zamawiającego przedstawia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej, za pośrednictwem WZP, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, sprawozdanie zawierające informacje o udzielonych w poprzednim roku zamówieniach publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy. Wzór sprawozdania jest określony w załączniku nr 4 do Wytycznych.

2. Kierownik zamawiającego przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku roczne sprawozdanie, o którym mowa w art. 98 ustawy.

Rozdział 5

Realizacja umowy

§ 17. 1. Dokonywanie zmian postanowień umowy zawartej w wyniku postępowania wymaga uzgodnienia z radcą prawnym.

2. W przypadku zmian postanowień umowy dokonanych na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy przez kierownika zamawiającego, osoba wskazana w postanowieniach umownych lub pracownik pisemnie wyznaczony przez kierownika zamawiającego niezwłocznie zamieszcza ogłoszenie o zmianie umowy odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

3. W przypadku powołania zespołu, ogłoszenia o zmianie umowy dokonują jego członkowie.

§ 18. 1. W okresie realizacji umowy z wykonawcą może kontaktować się kierownik zamawiającego albo osoby wskazane w postanowieniach umownych, a w przypadku niewskazania takich osób – pracownicy pisemnie wyznaczeni przez kierownika zamawiającego.

2. W przypadku powołania zespołu, w okresie realizacji umowy z wykonawcą może kontaktować się kierownik zamawiającego lub członkowie zespołu.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 831, 996, 1020, 1250, 1265 i 1579.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. poz. 2703, z 2006 r. poz. 1217, 1218 i 1600, z 2008 r. poz. 1505, z 2009 r. poz. 1277, z 2015 r. poz. 1220 i 1274 oraz z 2016 r. poz. 34.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938, 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890, 2150 oraz z 2016 r. poz. 195, 1257 i 1454.

Załączniki do
Wytycznych dotyczących udzielania
zamówień publicznych przez placówki
zagraniczne

Załącznik nr 1

WZÓR – PLAN POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ

Załącznik nr 2

WZÓR – WNIOSEK O AKCEPTACJĘ DLA PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 3

WZÓR – DECYZJA KIEROWNIKA ZAMAWIAJĄCEGO W SPRAWIE PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 4

WZÓR – SPRAWOZDANIE Z UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH