§ 1.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) pieczęci urzędowej – rozumie się przez to metalową pieczęć okrągłą określoną w przepisach ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000, z późn. zm.²⁾) oraz przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316, z późn. zm.³⁾);

2) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to departament, biuro lub komórkę równorzędną w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;

3) innej jednostce organizacyjnej – rozumie się przez to jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych niebędącą placówką zagraniczną.

§ 2.1. Zamówienia na wyrobienie pieczęci urzędowej w Mennicy Polskiej dokonuje:

1) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach administracji na podstawie pisma podpisanego przez dyrektora komórki organizacyjnej albo kierownika innej jednostki organizacyjnej;

2) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury na podstawie pisma podpisanego przez kierownika placówki zagranicznej.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1 zawiera:

1) informację o zgodzie dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi Ministra Spraw Zagranicznych na wyrobienie pieczęci urzędowej;

2) wskazanie rozmiaru pieczęci urzędowej oraz jej treści.

3. Wyrobienie pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1 pkt 1 finansowane jest ze środków budżetowych pozostających w dyspozycji dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach administracyjnych. Wyrobienie pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1 pkt 2 finansowane jest ze środków budżetowych pozostających w dyspozycji kierującego placówką zagraniczną.

4. Odbiór pieczęci urzędowej następuje na podstawie upoważnienia Ministra Spraw Zagranicznych do posługiwania się pieczęcią urzędową przez dyrektora komórki organizacyjnej, kierownika innej jednostki organizacyjnej lub kierownika placówki zagranicznej.

§ 3.1. Przeznaczona do brakowania pieczęć urzędowa innej jednostki organizacyjnej albo będąca w dyspozycji komórki organizacyjnej jest przekazywana przez kierownika innej jednostki organizacyjnej albo dyrektora komórki organizacyjnej do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach administracji, który przekazuje tę pieczęć do Mennicy Polskiej w celu jej zniszczenia.

2. Przeznaczona do brakowania pieczęć urzędowa placówki zagranicznej jest przekazywana przez kierownika placówki zagranicznej do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury, który przekazuje tę pieczęć do Mennicy Polskiej w celu jej zniszczenia.

3. Pieczęcie urzędowe zlikwidowanej placówki zagranicznej są przekazywane przez kierownika placówki zagranicznej do zasobu archiwalnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

4. Z czynności wymienionych w ust. 1–3 sporządza się protokoły.

5. Kierownik placówki zagranicznej informuje dyrektora komórki właściwej w sprawach infrastruktury o czynności, o której mowa w ust. 3 w celu odnotowania w stosownych wykazach.

§ 4.1. W komórce organizacyjnej właściwej w sprawach administracji prowadzi się wykaz pieczęci urzędowych używanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, placówkach zagranicznych i innych jednostkach organizacyjnych oraz wykaz pieczęci urzędowych brakowanych.

2. W komórce organizacyjnej właściwej w sprawach infrastruktury prowadzi się wykaz pieczęci urzędowych używanych w placówkach zagranicznych oraz wykaz pieczęci brakowanych.

§ 5.Dyrektor komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zagranicznej bądź innej jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Spraw Zagranicznych, w której używana jest pieczęć urzędowa jest odpowiedzialny za jej prawidłowe przechowywanie i używanie, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych.

§ 6.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.