Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa tryb i zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych Ministra Spraw Zagranicznych dla podmiotów wymienionych w art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 885, z późn. zm.).

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) dotacji celowej – rozumie się przez to środki w rozumieniu art. 127 ustawy;

2) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową powołaną w drodze decyzji przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

3) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

4) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;

5) organizacjach pozarządowych – rozumie się przez to organizacje pozarządowe

w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 tej ustawy;

6) postępowaniu dotacyjnym – rozumie się przez to procedurę wyboru ofert w drodze otwartego konkursu ofert w celu zlecenia przez Ministra realizacji zadań publicznych, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem wyników przez właściwego członka kierownictwa;

7) rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty realizacji i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25);

8) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.);

9) ustawie o działalności pożytku publicznego – rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 1118, z późn. zm.)

10) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to odpowiednio Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu, podsekretarza stanu nadzorującego komórkę organizacyjną występującą z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego oraz nadzorującego postępowanie dotacyjne;

11) właściwej komórce organizacyjnej – rozumie się przez to właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego;

12) oferencie – rozumie się przez to podmiot, którzy złożył ofertę;

13) ofercie – rozumie się przez to ofertę realizacji zadania publicznego w rozumieniu art. 47 ustawy;

14) zadaniu publicznym – rozumie się przez to zadanie, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego;

15) zleceniobiorcy – rozumie się przez to podmiot, z którym zawarta została umowa na realizację zadania publicznego i któremu przyznana została dotacja celowa na jego realizację;

16) należność wymagalna – rozumie się przez to należność budżetu państwa podlegającą zwrotowi, która nie została uiszczona w wymaganym terminie.

§ 2.1. Dotacji celowych, dla podmiotów określonych w § 1 ust. 1, udziela się po przeprowadzeniu postępowania dotacyjnego.

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się w przypadku, gdy tryb i zasady udzielania lub rozliczania dotacji określają odrębne przepisy, umowa międzynarodowa lub porozumienie o współpracy zawarte przez Ministra z jednostką sektora finansów publicznych, będącą państwową osoba prawną.

3. Do udzielania pomocy humanitarnej, na podstawie art. 11a ustawy o działalności pożytku publicznego oraz na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 16 września z 2011 r. o współpracy rozwojowej (Dz. U. Nr 234, poz. 1386, z późn. zm.), nie stosuje się przepisów niniejszego zarządzenia dotyczących wszczęcia postępowania dotacyjnego oraz komisji, zasad oceny i wyboru ofert.

§ 3.1. Dotacje celowe nie mogą być przyznawane podmiotom, w których pracownicy Ministerstwa lub placówek zagranicznych pełnią funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli lub nadzoru, chyba że zostali skierowani do pełnienia tych funkcji przez Ministra lub pełnią te funkcje w podmiocie należącym do sektora finansów publicznych albo w fundacji, której fundatorem jest Skarb Państwa.

2. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, które na dzień zakończenia naboru ofert:

1) nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem sprawozdania z realizacji zadania publicznego zleconego przez Ministra;

2) nie dokonały zwrotu wymagalnej należności z tytułu niewykorzystanej części dotacji;

3) nie dokonały zwrotu wymagalnej należności z tytułu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości;

4) nie dokonały zwrotu wymagalnej należności z tytułu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy.

3. Z postępowania dotacyjnego wyklucza się podmioty, w których osoby, wobec których orzeczono zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi, pełnią funkcje w organach zarządzających bądź zostały upoważnione do podpisania umowy dotacji lub jej rozliczenia.

4. Z udziału w postępowaniu dotacyjnym wyklucza się fundacje, które w dwóch okresach sprawozdawczych poprzedzających postępowanie nie dopełniły obowiązku, o którym mowa w art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203, z późn. zm.).

5. Oferty złożone przez oferentów podlegających wykluczeniu uznaje się za odrzucone.

6. Pracownicy Ministerstwa i placówek zagranicznych nie mogą być podwykonawcami umów dotacji ani wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, który realizuje zadanie publiczne sfinansowane lub dofinansowane ze środków dotacji przyznanych przez Ministra.

Rozdział 2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§ 4. 1. Postępowanie dotacyjne przeprowadza się na wniosek właściwej komórki organizacyjnej z jej inicjatywy lub na podstawie wniosków o realizację zadania publicznego w rozumieniu art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego zgłoszonych przez organizacje pozarządowe.

2. Wnioski o realizację zadania publicznego składane przez organizacje pozarządowe podlegają ocenie właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej pod względem celowości realizacji zadania publicznego, w terminie nieprzekraczającym 1 miesiąca od dnia wpływu wniosku.

3. Oferent jest informowany o ocenie wniosku o realizację zadania publicznego, a w przypadku uzyskania pozytywnej opinii właściwej komórki organizacyjnej oraz jej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa – o trybie zlecenia zadania publicznego i o terminie ogłoszenia otwartego konkursu ofert.

4. Podstawą wszczęcia postępowania dotacyjnego jest wniosek o wszczęcie postępowania dotacyjnego zatwierdzony przez właściwego członka kierownictwa. Wzór wniosku jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.

5. Załącznikiem do wniosku, o którym mowa w ust. 4, jest projekt ogłoszenia o wszczęciu konkursu oraz projekt regulaminu konkursu. Ramowy wzór ogłoszenia o wszczęciu konkursu oraz ramowy wzór regulaminu konkursu są określone odpowiednio w załącznikach nr 2 i 3 do zarządzenia.

6. Ogłoszenie o wszczęciu konkursu oraz regulamin konkursu zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibie Ministerstwa.

7. Termin składania ofert w konkursie nie może być krótszy niż 21 dni od publikacji ogłoszenia, o którym mowa w ust. 6.

Rozdział 3

Komisja, zasady oceny i wyboru ofert

§ 5. 1. Obsługę administracyjną postępowania dotacyjnego zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

2. Oceny i wyboru ofert złożonych w postępowaniu dotacyjnym dokonuje komisja.

3. Komisja składa się z przewodniczącego, jego zastępcy lub zastępców, sekretarza oraz z co najmniej czterech innych członków.

4. Komisję powołuje na wniosek dyrektora właściwej komórki organizacyjnej dyrektor generalny służby zagranicznej w drodze decyzji, wyznaczając imiennie przewodniczącego komisji, jego zastępcę lub zastępców i sekretarza oraz wskazując liczbę członków i nazwę komórek organizacyjnych, z których pochodzą. Wzór decyzji w sprawie powołania komisji jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia.

5. Członkowie komisji niewyznaczeni imiennie są wskazywani pisemnie przez dyrektorów komórek organizacyjnych, z których pochodzą lub przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej –w przypadku osób niebędących pracownikami Ministerstwa, z uwzględnieniem ust. 7. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przekazuje dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej listę wskazanych, jak powyżej, członków komisji.

6. Członkowie komisji niebędący pracownikami Ministerstwa, biorą udział w pracach komisji jako przedstawiciele organu na podstawie umów cywilno-prawnych.

7. Przedstawiciele organizacji pozarządowych wyznaczani są pisemnie przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej po przeprowadzeniu naboru, o którym mowa w ust. 10.

8. W razie nieobecności członka komisji będącego pracownikiem Ministerstwa, niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, dyrektor odpowiedniej komórki organizacyjnej wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

9. W skład komisji nie może wchodzić dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, który będzie podpisywał umowy dotacji.

10. Kandydatów na członków komisji reprezentujących organizacje pozarządowe właściwa komórka organizacyjna wybiera w drodze otwartego naboru.

11. Najpóźniej w dniu ogłoszenia konkursu, właściwa komórka organizacyjna publikuje na stronach internetowych i w siedzibie Ministerstwa zaproszenie do zgłaszania kandydatów na członków komisji, według wzoru określonego w załączniku nr 5 do zarządzenia.

12. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje formalnej weryfikacji zgłoszeń, zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu, o którym mowa w ust. 11.

13. Przewodniczący komisji może zapraszać do udziału w jej pracach, z głosem doradczym lub jako niezależnych obserwatorów, przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, urzędów, instytucji lub organizacji.

14. Do osób określonych w ust. 13 stosuje się przepisy dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów wśród członków komisji określone w § 6 ust. 3-6.

15. Szczegółowy sposób i tryb działania komisji określa regulamin pracy komisji przyjęty przez komisję na pierwszym posiedzeniu i następnie zatwierdzony przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej. Regulamin pracy komisji zawiera w szczególności:

1) zasady organizacji pracy komisji i podkomisji w przypadku ich utworzenia;

2) sposób oceny ofert, w tym wagę przyznawaną poszczególnym kryteriom wynikającym z regulaminu konkursu;

3) obowiązki i uprawnienia przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, sekretarza i członków komisji, z uwzględnieniem ust. 16.

16. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) organizacja pracy komisji, w tym zwoływanie posiedzeń komisji;

2) zapewnienie podczas prac komisji bezstronności i przejrzystości jej prac;

3) zapewnienie stosowania i przestrzegania postanowień regulaminu konkursu oraz regulaminu pracy komisji przez członków komisji;

4) nadzór nad dokumentacją związaną z pracami komisji.

17. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) ocena ofert złożonych w postępowaniu dotacyjnym i wybór najkorzystniejszych ofert w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu;

2) sporządzenie uzasadnień oceny ofert;

3) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa listy ofert rekomendowanych do realizacji wraz z proponowanymi kwotami dotacji;

4) przedstawienie do akceptacji właściwego członka kierownictwa ewentualnie listy ofert rezerwowych, które mogą uzyskać dotację w przypadku rezygnacji z realizacji zadania publicznego przez oferenta znajdującego się na liście ofert rekomendowanych lub w przypadku uzyskania dodatkowych środków finansowych.

18. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, na wniosek przewodniczącego komisji, może zlecać, w tym podmiotom zewnętrznym, przygotowanie opinii i innych materiałów niezbędnych do prac komisji.

19. W przypadkach wykonywania czynności przez osoby niebędące pracownikami Ministerstwa, o których mowa w ust. 6, 13 i 18, zlecenia dokonuje się zgodnie z przepisami obowiązującymi w Ministerstwie.

20. Przewodniczący komisji na okres swojej nieobecności wskazuje pisemnie zastępcę, któremu powierza kierowanie pracami komisji, jeżeli dyrektor generalny służby zagranicznej wyznaczył w decyzji więcej niż jednego zastępcę.

21. Nadzór nad pracami komisji sprawuje właściwy członek kierownictwa.

22. Przewodniczący komisji informuje właściwego członka kierownictwa o przebiegu prac komisji.

§ 6.1. Oferty powinny zostać sporządzone w oparciu o wzór oferty określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Komisja dokonuje oceny ofert pod względem formalnym oraz merytorycznym.

3. Przed przystąpieniem do oceny ofert każdy członek komisji składa deklarację potencjalnego konfliktu interesów. Wzór deklaracji jest określony w załączniku nr 6 do zarządzenia.

4. Do członków komisji stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.) dotyczące wyłączenia pracownika.

5. Do członków komisji stosuje się zasady wyłączania ze składu komisji lub z oceny ofert określone w załączniku nr 7 do zarządzenia. Do osób, o których mowa w § 5 ust. 13 i 18, zasady te stosuje się odpowiednio.

6. W zadeklarowanych przypadkach potencjalnego konfliktu interesów, decyzję o zakresie prac danego członka w komisji podejmuje zespół powołany przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej z udziałem Pełnomocnika Ministra do spraw kontroli zarządczej i procedur antykorupcyjnych lub osoby przez niego wyznaczonej na czas jego nieobecności. Zespół podejmuje decyzje zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 7 do zarządzenia.

7. W przypadku całkowitego wyłączenia członka komisji powołanego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej z udziału w postępowaniu dotacyjnym, ze względu na zaistnienie okoliczności wymienionych w załączniku nr 7 do zarządzenia, właściwa komórka organizacyjna przygotowuje projekt decyzji dyrektora generalnego służby zagranicznej zmieniającej skład komisji i powołującej w jej skład nowego członka.

8. W przypadku całkowitego wyłączenia członka komisji niewyznaczonego imiennie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej z udziału w postępowaniu dotacyjnym, ze względu na zaistnienie okoliczności wymienionych w załączniku nr 7 do zarządzenia, dyrektor odpowiedniej komórki organizacyjnej wyznacza pisemnie innego pracownika do pracy w komisji, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia właściwego przebiegu prac komisji.

9. Do momentu dokonania zmian w składzie komisji, o których mowa w ust. 7 i 8, komisja może kontynuować swoje prace bez udziału członka podlegającego wyłączeniu. Członek podlegający wyłączeniu może podejmować wyłącznie czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes społeczny lub ważny interes oferentów.

§ 7.1. Oceny ofert pod względem formalnym dokonują minimum dwaj członkowie komisji wyznaczeni przez przewodniczącego komisji.

2. Oferty, które nie spełniają wymagań formalnych określonych w regulaminie konkursu, podlegają odrzuceniu bez ich oceny merytorycznej.

3. Jeżeli ocena formalna prowadzona jest odrębnie od oceny merytorycznej, z oceny formalnej sporządzany jest protokół zatwierdzany przez przewodniczącego komisji i jego zastępcę lub zastępców, jeśli zostali powołani oraz przez członków komisji, o których mowa w ust. 1.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, lista ofert odrzuconych z powodów formalnych lub uznanych za odrzucone, zgodnie z § 3 ust. 5, jest publikowana na stronie internetowej Ministerstwa niezwłocznie po zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa.

§ 8.1. Ocena ofert pod względem merytorycznym odbywa się na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu.

2. Każda oferta spełniająca wymogi formalne jest oceniana pod względem merytorycznym przez minimum dwóch członków komisji.

3. Członek komisji nieobecny na posiedzeniu przekazuje swoje oceny w formie przewidzianej w regulaminie pracy komisji.

4. Do podjęcia przez komisję decyzji w zakresie nieudzielenia i rekomendacji udzielenia dotacji wymagana jest obecność ponad połowy członków komisji.

5. Komisja wystawia ocenę dla danej oferty w oparciu o oceny wystawione przez poszczególnych członków komisji oceniających ofertę oraz uwagi pozostałych członków komisji, zgodnie z regulaminem prac komisji.

6. Oferty, które uzyskały pozytywną ocenę komisji i mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, są umieszczane na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji.

7. Oferty, które uzyskały pozytywną ocenę komisji i nie mieszczą się w limicie środków finansowych przeznaczonych na konkurs, mogą być umieszczone na liście rezerwowej.

8. Oferty umieszczone na liście rezerwowej mogą uzyskać dotację w przypadku rezygnacji z realizacji zadania publicznego przez oferenta umieszczonego na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji lub uzyskania dodatkowych środków finansowych.

9. Kolejność na liście ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji oraz rezerwowych ustala się w porządku malejącym na podstawie ocen przyznanych przez komisję.

§ 9.1. Z prac komisji sporządzany jest protokół końcowy, który jest przekazywany do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa.

2. Protokół zawiera w szczególności:

1) datę sporządzenia i nazwę postępowania dotacyjnego;

2) imiona i nazwiska członków komisji;

3) informację zawierającą liczbę zgłoszonych ofert, z podziałem na oferty spełniające wymogi formalne oraz ich nie spełniające;

4) listę złożonych ofert wraz z oceną, jaką otrzymała dana oferta, w tym ewentualne zdania odrębne członków komisji;

5) listę ofert rekomendowanych do udzielenia dotacji, z proponowaną wysokością dofinansowania;

6) listę ofert rezerwowych (jeśli jest przewidziana);

7) informację dot. deklaracji w sprawie potencjalnego konfliktu interesów;

8) podpisy członków komisji.

§ 10.1. Właściwy członek kierownictwa, na podstawie przekazanego przez komisję protokołu końcowego, podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia dotacji oferentowi lub oferentom umieszczonym na liście ofert rekomendowanych do realizacji i do udzielenia dotacji oraz na liście ofert rezerwowych.

2. Właściwy członek kierownictwa oraz jego asystenci składają deklarację dotyczącą potencjalnego konfliktu interesów związanego z oferentami, których zadania publiczne są umieszczone na liście ofert rekomendowanych do udzielania dotacji lub na liście rezerwowej. Stosuje się wzór deklaracji określony w załączniku nr 6 do zarządzenia, zmieniając odpowiednio sformułowanie „którzy zgłosili oferty w konkursie” na „których oferty są rekomendowane do udzielenia dotacji oraz których oferty są umieszczone na liście rezerwowej”. W przypadku zadeklarowania konfliktu interesów deklaracja jest przekazywana Ministrowi, który podejmuje decyzję o sposobie dalszego postępowania.

§ 11.1. Ogłoszenie wyników postępowania dotacyjnego zawiera informacje, o których mowa w art. 15 ust. 2h ustawy o działalności pożytku publicznego i zamieszcza się na stronie internetowej Ministerstwa, w siedzibie Ministerstwa w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa, niezwłocznie po zatwierdzeniu wyników postępowania dotacyjnego przez właściwego członka kierownictwa.

2. W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa raz w roku ogłaszany jest zbiorczy wykaz jednostek, którym Minister udzielił dotacji wraz z kwotami dotacji udzielonych poszczególnym jednostkom w danym roku. Publikacji obwieszczenia dokonuje się do końca pierwszego kwartału w roku następującym po roku, w którym udzielono dotacje. Sporządzenie i publikację obwieszczenia zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach prawnych, na podstawie danych przekazanych przez właściwe komórki organizacyjne do dnia 31 stycznia roku publikacji obwieszczenia.

Rozdział 4

Zawarcie umowy dotacji, nadzór nad jej realizacją oraz rozliczenie dotacji

§ 12. Udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego odbywa się na podstawie umowy dotacji. Umowa dotacji powinna być zawarta bez zbędnej zwłoki oraz spełniać wymogi zawarte w art. 150 i art. 151 ust. 2 ustawy oraz być sporządzona w oparciu o ramowy wzór umowy, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 13.1. Umowa, o której mowa w § 12, zawierana jest w imieniu Ministra przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej.

2. Przed podpisaniem umowa dotacji powinna być parafowana przez radcę prawnego Ministerstwa oraz głównego księgowego resortu (w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy), z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Nie podlega parafie radcy prawnego Ministerstwa umowa dotacji, jeśli sporządzona została na podstawie wzoru umowy dla danego postępowania dotacyjnego zaakceptowanego przez radcę prawnego Ministerstwa.

4. Umowa dotacji zawiera zobowiązanie zleceniobiorcy do przechowywania i udostępniania na żądanie dokumentacji księgowej i merytorycznej związanej z realizacją umowy dotacji przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym nastąpiło zakończenie realizacji zadania publicznego.

5. Dla każdej umowy dotacji prowadzona jest karta umowy, której ramowy wzór jest określony w załączniku nr 8 do zarządzenia.

§ 14.Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór nad realizacją umów dotacji.

§ 15.1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania publicznego, a w szczególności na kontroli i ocenie:

1) stanu realizacji zadania publicznego;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania publicznego;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania publicznego;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy dotacji.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. Sprawozdanie sporządzane jest w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. Właściwa komórka organizacyjna, której dyrektor podpisał umowę dotacji, przeprowadza kontrolę merytoryczną sprawozdania oraz sprawdza, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową dotacji. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania publicznego sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

4. Właściwa komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 3, dokonuje również sprawdzenia następujących elementów sprawozdania, przed przekazaniem go do kontroli przez komórkę właściwą w sprawach finansowych:

1) kompletność dokumentacji wymaganej umową dotacji;

2) czytelność wszystkich kopii dokumentów finansowych;

3) zgodność na wszystkich złożonych dokumentach kwot, w tym kwot dotacji otrzymanej, kwot zrealizowanych wydatków ze środków dotacji, odsetek bankowych, innych przychodów, kwot podlegających zwrotowi oraz wysokość wkładu własnego;

4) prawidłowość numeracji dokumentów finansowych, dat ich wystawienia, kwot sfinansowanych z dotacji i wkładu własnego podanych w sprawozdaniu w stosunku do widniejących na dokumencie;

5) prawidłowość opisania lub opieczętowania dowodów księgowych dotyczących realizowanego zadania publicznego, zgodnie z wymogami określonymi w umowie dotacji i przepisach powszechnie obowiązujących. W przypadku dokumentów obcojęzycznych (w tym faktur, rachunków, umów) sprawdzeniu podlega:

a) kompletność opisów w języku polskim umożliwiająca ich prawidłową weryfikację (nazwa wystawcy, nazwa odbiorcy, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu, kwota, przedmiot zakupu),

b) wskazanie prawidłowego kursu wymiany na złoty i przeliczeń na wartości w walucie polskiej, w przypadku dokumentów finansowych w walutach obcych;

6) prawidłowość poświadczenia za zgodność kopii z oryginałem i opatrzenia podpisem osoby upoważnionej.

5. W przypadku uwag w toku kontroli merytorycznej wymagających wyjaśnień, właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję ze zleceniobiorcą.

6. Właściwa komórka organizacyjna, po dokonaniu kontroli merytorycznej sprawozdania, przekazuje w formie pisemnej finansową część sprawozdania do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych wraz z ewentualnymi uwagami do sprawozdania mogącymi mieć wpływ na finansowe rozliczenie sprawozdania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania, a w przypadku zadań realizowanych za granicą – w terminie 34 dni od dnia otrzymania. W przypadku stwierdzenia w toku kontroli merytorycznej, nieprawidłowości w wykorzystaniu środków wraz ze sprawozdaniem finansowym przekazywana jest informacja jednoznacznie określająca stwierdzone nieprawidłowości oraz koszty i wydatki uznane za poniesione niezgodnie z umową dotacji lub ustawą. Do przekazywanego do komórki właściwej w sprawach finansowych sprawozdania właściwa komórka organizacyjna dołącza wypełnioną kartę umowy dotacji.

7. W przypadku braku uwag do sprawozdania, zgłoszenia uwag nie mających wpływu na finansowe rozliczenie dotacji lub stwierdzenia, w wyniku zakończonej kontroli, nieprawidłowości skutkujących uznaniem poniesionych kosztów lub wydatków za niezgodne z umową dotacji lub ustawą, właściwa komórka organizacyjna przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych, z uwzględnieniem terminów, o których mowa w ust. 6, finansową część sprawozdania z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym” wraz z projektem pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji, na podpis dysponenta części budżetowej lub osoby działającej z jego upoważnienia. W przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości skutkujących uznaniem całości lub części poniesionych kosztów lub wydatków za niezgodne z umową dotacji lub ustawą, projekt pisma zawiera jednoznaczne wskazanie naruszonych zapisów umowy dotacji lub ustawy oraz kwot podlegających zwrotowi i należnych odsetek.

8. W przypadku uznania, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z umową lub ustawą, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje zleceniobiorcę w piśmie zatwierdzającym rozliczenie dotacji o kwocie podlegającej zwrotowi i należnych odsetkach oraz o terminie zwrotu.

9. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach finansowych, odpowiednio w ciągu 14 dni lub 24 dni, w przypadku zadań realizowanych za granicą, dokonuje kontroli rozliczenia dotacji pod względem formalno-rachunkowym. Informacje o zastrzeżeniach lub ich braku przekazuje w formie pisemnej do właściwej komórki organizacyjnej, załączając kartę umowy. W przypadku uwag wymagających wyjaśnień, właściwa komórka organizacyjna prowadzi korespondencję ze zleceniobiorcą dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń do finansowej części sprawozdania.

10. W przypadku braku zastrzeżeń do sprawozdania finansowego lub zgłoszenia zastrzeżeń nie mających wpływu na rozliczenie finansowe, główny księgowy resortu parafuje sprawozdanie w zakresie dokonania kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz projekt pisma zatwierdzającego rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, przygotowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

11. Pismo zatwierdzające rozliczenie dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym podpisuje dyrektor właściwej komórki organizacyjnej działając z upoważnienia dysponenta części budżetowej. Kopia podpisanego pisma do zleceniobiorcy oraz kopia karty umowy dotacji, potwierdzone za zgodność z oryginałem, przekazywane są niezwłocznie do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach finansowych.

12. W przypadku niedokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie zatwierdzającym rozliczenie w zakresie rzeczowym i finansowym, z tytułów wykorzystania dotacji niezgodnie z ustawą, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przeprowadza postępowanie administracyjne. W oparciu o zgromadzony materiał dowodowy przygotowuje projekt decyzji określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję wydaje dysponent części budżetowej lub osoba działająca z jego upoważnienia.

13. W przypadku niedokonania zwrotu środków wraz z odsetkami w terminie określonym w piśmie zatwierdzającym rozliczenie w zakresie rzeczowym i finansowym z tytułu wykorzystania dotacji niezgodnie z warunkami umowy, komórka organizacyjna przekazuje sprawę do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach prawnych w celu dochodzenia roszczenia na drodze postępowania sądowego, z zastrzeżeniem ust. 12.

§ 16. 1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi kontrolę prawidłowości realizacji zleconego zadania publicznego, w tym ponoszonych kosztów i dokonywanych wydatków ze środków z dotacji i wkładu własnego, obejmującą analizę źródłowej dokumentacji księgowej, o której mowa w § 13 ust. 4. Kontrola prowadzona jest jako kontrola ex post, w roku następującym po roku, w którym udzielona została dotacja, z uwzględnieniem ust. 3.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje co najmniej 10% udzielonych dotacji w roku kalendarzowym w postępowaniach dotacyjnych przeprowadzonych przez właściwą komórkę organizacyjną i ujętych w zestawieniu umów dotacji podlegających kontroli z analizą źródłowej dokumentacji księgowej, zwanego dalej „zestawieniem”.

3. Zestawienie sporządzane jest przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych w terminie do końca drugiego kwartału roku następującego po roku, w którym dotacja została udzielona.

4. Podstawą opracowania zestawienia są kryteria określone przez właściwą komórkę organizacyjną w porozumieniu z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych.

5. Zestawienie określa w szczególności nazwy zleceniobiorców podlegających kontroli, o której mowa w ust. 1 oraz liczbę umów dotacji podlegających kontroli.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwy członek kierownictwa może zarządzić kontrolę prawidłowości wykorzystania rozliczanych dotacji poza zestawieniem.

7. Kontrolę, o której mowa w ust. 1 oraz w ust. 6, właściwa komórka organizacyjna prowadzi we współpracy z komórką organizacyjną właściwą w sprawach finansowych.

8. W trakcie kontroli, o której mowa w ust. 1 i ust. 6, przeprowadzane są odpowiednio czynności, o których mowa w § 15 zarządzenia.

§ 17. 1. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych przez zleceniobiorcę, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje projekt zawiadomienia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

2. Projekt zawiadomienia, po uzgodnieniu od strony formalno-prawnej z komórką właściwą w sprawach prawnych, jest przedkładany w sposób określony w regulaminie organizacyjnym Ministrowi Spraw Zagranicznych lub osobie przez niego upoważnionej do kierowania zawiadomień do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych przy Ministrze Finansów.

§ 18. Sposób przechowywania dokumentacji finansowej oraz jej wewnętrznego obiegu określony został odrębnymi przepisami.

§ 19. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy oraz ustawy o działalności pożytku publicznego.

§ 20. 1. Postępowania dotacyjne, co do których wniosek o wszczęcie postępowania został zatwierdzony przez właściwego członka kierownictwa do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, realizowane są na podstawie dotychczasowych przepisów.

2. Dla umów dotacji zawartych w roku 2015 stosuje się przepisy zarządzenia dotyczące kontroli, o której mowa w § 16, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dla umów dotacji zawartych w roku 2015, dla których powiadomienia o kontroli obejmującej analizę źródłowej dokumentacji księgowej zostały przekazane zleceniobiorcom przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się dotychczasowe przepisy.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 26 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 8, poz. 54 oraz z 2013 r. poz. 17, 29 i 32).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.