Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2022-07-20
Wersja aktualna od 2022-07-20
obowiązujący
ZARZĄDZENIE NR 20
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 1 lipca 2015 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych
(ostatnia zmiana: DUMSZ. z 2022 r., poz. 41) Pokaż wszystkie zmiany
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 oraz art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016, z 2014 r. poz. 822 oraz z 2015 r. poz. 566) zarządza się, co następuje:
§ 1. [1] Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej "MSZ", i w placówkach zagranicznych:
1) Instrukcję Kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) (uchylony)
3) Instrukcję Archiwalną, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.
§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ i kierownicy placówek zagranicznych są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§ 3. 1. Instrukcja Kancelaryjna określa proces obiegu dokumentów począwszy od ich wpływu lub powstania dokumentacji jawnej wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu jej uznania za część dokumentacji archiwum w MSZ i w placówkach zagranicznych.
2. Podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych w MSZ, dokumentujących przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, jest system Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
3. W placówkach zagranicznych podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentujących przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, jest system tradycyjny.
§ 5. Instrukcja Archiwalna określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych w archiwum MSZ i w placówkach zagranicznych.
§ 6. Sprawy założone przed wejściem w życie zarządzenia są prowadzone do ich zakończenia pod dotychczasowym znakiem sprawy.
§ 7. 1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w MSZ i placówkach zagranicznych przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w JRWA, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.
2. Ponowna kwalifikacja do kategorii archiwalnych powinna być przeprowadzona w terminie 2 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w MSZ i placówkach zagranicznych kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.
§ 8. Traci moc zarządzenie nr 3 Ministra Spraw Zagranicznych z 15 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 3).
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 6 lipca 2015 roku.
|
|
1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1266).
Załączniki do zarządzenia nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 1 lipca 2015 r. (poz. 22)
Załącznik nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA [2]
Załącznik nr 2
(uchylony)
[1] Tytuł zarządzenia w brzmieniu ustalonym przez § 4 pkt 1 zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych (Dz.U.MSZ. poz. 74). Zmiana weszła w życie 1 stycznia 2018 r.
[2] Załącznik nr 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia nr 30 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 lipca 2022 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych (Dz.Urz.MSZ. poz. 41). Zmiana weszła w życie 20 lipca 2022 r.
