Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady działania, stosowania i doskonalenia systemu zarządzania jakością i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) doskonaleniu – oznacza to działania mające na celu zwiększenie zdolności do spełnienia określonych wymagań;

2) Dyrektorze Generalnym – oznacza to Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

3) jakości – oznacza to spełnienie wymagań mających zastosowanie do działania Ministerstwa i placówek zagranicznych;

4) Kierownictwie Ministerstwa – oznacza to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego;

5) Księdze Jakości – oznacza to dokument opisujący system zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym;

6) Ministrze – oznacza to Ministra Spraw Zagranicznych;

7) Ministerstwie – oznacza to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

8) placówkach zagranicznych – oznacza to przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

9) podejściu procesowym – oznacza to systematyczną identyfikację procesów oraz odpowiednie zarządzanie tymi procesami i ich wzajemnymi powiązaniami;

10) procedurze – oznacza to ustalony sposób postępowania;

11) regulaminie – oznacza to obowiązujący regulamin organizacyjny Ministerstwa;

12) Systemie Zarządzania Jakością – oznacza to system zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009;

13) Systemie Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym – oznacza to system zgodny z wymaganiami dodatkowymi do PN-EN ISO 9001:2009;

14) wymaganiach – oznacza to wymagania wynikające z przepisów prawa oraz z możliwych do realizacji potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych działaniem Ministerstwa oraz placówek zagranicznych, jak również wymagania własne ustanowione przez Ministerstwo.

Rozdział 2

System Zarządzania Jakością i System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym

§ 3. 1. System Zarządzania Jakością, zwany dalej „SZJ”, to zestaw wzajemnie powiązanych lub wzajemnie na siebie oddziałujących elementów służących kierowaniu, koordynowaniu i nadzorowaniu działań zapewniających osiąganie zakładanych celów Ministerstwa i placówek zagranicznych dotyczących jakości.

2. Zakres SZJ został określony w Księdze Jakości, stanowiącej załącznik do zarządzenia.

3. SZJ funkcjonuje zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w Księdze Jakości.

4. SZJ oparty jest na podejściu procesowym.

5. Stosowanie zasad i procedur SZJ jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tych systemem.

§ 4. 1. System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, zwany dalej „SPZK”, to część systemu zarządzania ukierunkowana na zapewnienie zaufania, że Ministerstwo i placówki zagraniczne wdrożyły rozwiązania eliminujące lub w znacznym stopniu ograniczające możliwość występowania zjawisk korupcyjnych.

2. Zakres i zasady SPZK zostały określone w Księdze Jakości.

3. Stosowanie zasad i procedur SPZK jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tym systemem.

Rozdział 3

Pełnomocnik Systemu Zarządzania Jakością

§ 5. Pełnomocnika Systemu Zarządzania Jakością, zwanego dalej „Pełnomocnikiem SZJ”, wyznacza i odwołuje Minister w drodze decyzji.

§ 6. 1. Zakres działania Pełnomocnika SZJ obejmuje opracowanie, wdrożenie, stosowanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością.

2. Do zadań Pełnomocnika SZJ należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem SZJ;

2) przygotowanie SZJ do certyfikacji;

3) upowszechnienie znajomości polityki jakości i polityki antykorupcyjnej, prawidłowego rozumienia pojęcia jakości, jak również stosowania zasad i procedur SZJ, o których mowa w Księdze Jakości;

4) planowanie i nadzór nad realizacją audytów jakości zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych dotyczących SZJ, zgodnie z właściwymi procedurami określonymi w Księdze Jakości;

6) koordynowanie badania potrzeb i percepcji klientów dotyczącego świadczonych usług przez Ministerstwo i placówki zagraniczne;

7) przedstawianie, co najmniej raz w roku, Kierownictwu Ministerstwa sprawozdania z działania SZJ, jego skuteczności oraz potrzeb, w tym w zakresie niezbędnych zasobów, związanych z jego doskonaleniem;

8) przygotowywanie i organizowanie przeglądów zarządzania zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

9) nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

10) utrzymywanie kontaktów zewnętrznych w sprawach związanych z SZJ, z zachowaniem zasad wynikających z regulaminu;

11) opracowanie, uaktualnianie, zatwierdzanie oraz ogłaszanie „Wykazu procesów objętych systemem”.

3. W zakresie określonym w ust. 1 i 2, Pełnomocnik SZJ może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

§ 7. 1. Pełnomocnik SZJ może powierzyć wykonanie działań, o których mowa w § 6, osobie podlegającej mu służbowo.

2. Pełnomocnik SZJ współpracuje z Przedstawicielem Kierownictwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych.

Rozdział 4

Przedstawiciel Kierownictwa Ministerstwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym

§ 8. Przedstawiciela Kierownictwa Ministerstwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, zwanego dalej „Przedstawicielem Kierownictwa”, wyznacza i odwołuje Minister w drodze decyzji.

§ 9. 1. Zakres działania Przedstawiciela Kierownictwa obejmuje opracowanie, wdrożenie, stosowanie i ciągłe doskonalenie SPZK.

2. Do zadań Przedstawiciela Kierownictwa należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem SPZK;

2) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korygujących i zapobiegawczych dotyczących SPZK;

3) zapewnienie upowszechniania w Ministerstwie i placówkach zagranicznych wiedzy o zagrożeniach korupcyjnych oraz rozwiązaniach im przeciwdziałającym;

4) nadzorowanie przestrzegania zasad i procedur SPZK określonych w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie realizacji audytów jakości w zakresie dotyczącym SPZK, zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

6) współdziałanie z Pełnomocnikiem SZJ w zakresie certyfikacji SZJ i SPZK.

3. W zakresie określonym w ust. 1 i 2, Przedstawiciel Kierownictwa może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

§ 10. 1. Przedstawiciel Kierownictwa współpracuje z Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych.

2. Przedstawiciel Kierownictwa może upoważnić Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych do spraw Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych do wykonywania w jego imieniu zadań określonych w § 9.

§ 11. Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych odpowiedzialny jest za opracowanie, uaktualnianie, zatwierdzanie oraz ogłaszanie „Wykazu podstawowych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie Ministerstwa w obszarach objętych SZJ i SPZK, w których mogą występować zagrożenia korupcyjne”.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 12. Traci moc zarządzenie Nr 12 z dnia 27 kwietnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia, stosowania i doskonalenia systemu zarządzania jakością i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2012 r. poz. 11).

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.